FreshMail.pl

Z agendą czy bez agendy? Oto złe pytanie.

Poradniki na temat prowadzenia spotkań mówią o agendzie: Jest niezbędna. To samo, z przekonaniem mówi zdecydowana większość pytanych przeze mnie menadżerów i specjalistów– w tym uczestników treningów dotyczących prowadzenia efektywnych spotkań: Tak! Agenda jest ważna, bez agendy na spotkaniu zapanuje chaos.

Ma to być warunek efektywnego spotkania, a często paradoksalnie staje się właśnie przyczyną straty czasu i frustracji uczestników. Dlaczego tak się dzieje? Pierwsze odpowiedzi, które się nasuwają wskazują: nierealistyczne planowanie, brak dyscypliny czasowej, brak dyscypliny, albo kompetencji prowadzącego. Oczywiście wszystkie mogą być prawdą i wszystkie są istotne , ale naszym zdaniem jest jeszcze jedna odpowiedź – już nie tak oczywista.

Przyczyna tkwi w tym, jak dziś rozumiana jest agenda spotkania. Ci sami, pytani przeze mnie menadżerowie i specjaliści na pytanie czym jest w zasadzie jest agenda? – odpowiadali – prawie jednomyślnie – informacją co i o której ma się wydarzyć, porządkiem spotkania. Dopytywani rozwijali odpowiedź wskazując na aspekt czasowy – tj. godziny rozpoczęcia i zakończenia, w przypadku spotkań dłuższych – o której zaplanowana została przerwa kawowa. Bywały też głosy, że agenda musi mówić o rzeczy najważniejszej – to znaczy, komunikując porządek dnia prowadzący powinien zacząć od informacji o której planowany jest lunch. To oczywiście odpowiedź humorystyczna, ale też niestety bardzo odpowiadająca rzeczywistości. (do zastanowienia, czy bardziej humorystycznie, czy może jednak poważnie). Aspekt czasowy, na którym koncentrowały się odpowiedzi zawierał też oczywiście elementy merytoryczne np. 9.15-10.30 Przedstawienie raportu sprzedaży za okres… , albo 10.45 – Omówienie XYZ itd. Takie rozumienie agendy wypacza jej sens i jest jedną z przyczyn braku efektywności spotkań. Agenda powinna mieć charakter funkcjonalny i przy okazji aspekt organizacyjny, a nie na odwrót jak jest teraz. Funkcjonalność rozumianą zgodnie z łacińskim źródłosłowem – agenda z łac. „rzecz do wykonania”, czyli zdefiniowany rezultat jaki spotkanie ma przynieść… ale o tym przy innej okazji

Jaki błąd popełnia 90% menadżerów prowadząc spotkania.

Wydawać by się mogło, że Zenon bardzo sprawnie prowadzi spotkania.

Odbywają się cyklicznie. Co poniedziałek, jako tygodniowy rozruch, organizowane są spotkania menadżerów. Po spotkaniu, każdy wie w jakim miejscu znajduje się firma. Każdy wie, co wydarzyło się w minionym tygodniu oraz co będzie najważniejsze w nadchodzącym. Żadnych niespodzianek, pełna przejrzystość.

Oprócz tego raz na miesiąc odbywa się spotkanie, na którym omawiane są wyniki finansowe firmy. To pozwala mieć pewność, że firma jest na właściwym kursie. Sprzedaż to oczywiście lokomotywa. Ale sprawdzane też są koszty, tak aby nic nie wymknęło się spod kontroli. I co najważniejsze, omawiane są projekty. Zenon uważa, że to ważna część działania firmy, ściśle związana z budżetem. Po pierwsze widać, jak projekty, które uzyskały akceptacje, wpłyną na przyszłą rentowność firmy. A po drugie, pozwalają sprawdzić, czy 3 elementy projektu: czas, zakres projektu (czyli co ma powstać w wyniku zrealizowania projektu) oraz zasoby, są zbalansowane.

Zenon pogładził się po czarnej brodzie, przetykanej siwymi pasemkami. „Tak – pomyślał. – Szczególnym zasobem są ludzie. To zadziwiające, że większość menadżerów patrzy na ludzi jako na koszt.”

Zenon miał wrażenie, że treść spotkań jest dobra. Ale mimo to siedział w sali konferencyjnej po właśnie zakończonym poniedziałkowym spotkaniu i zastanawiał się nad jakością. Mogła by być lepsza…

Zaczął się zastanawiać co takiego go niepokoi. Ludzie, którzy przychodzą na spotkania zawsze siadają na tych samych miejscach. Czasem, gdy przychodzą na spotkania zastępcy i zajmują dowolne miejsce, słyszą „Przepraszam, ale zająłeś moje miejsce”, a miejsca nie są podpisane… Powerpoint zawsze zawiera poprawne dane. Na spotkaniach dyskutują te same osoby. No właśnie te same osoby, z tych samych miejsc prezentują, te same dane. To znaczy zmienia się treść, ale forma jest ta sama.

90% menadżerów w trakcie spotkań, skupia się na „CO”. Co należy omówić. Co należy przekazać. Co należy się dowiedzieć. Pomija aspekt formy, czyli odpowiedź na pytanie JAK należy to zrobić.

Jeśli trzeba podjąć decyzje, to koncentruje się na treści decyzji, a rzadko lub w ogóle nie myśli jaką metodą najlepiej to zrobić. Czy głosowanie jest najlepszą metodą, czy może uzyskanie konsensu, czy może decyzja arbitralna po wysłuchaniu wszystkich zdań.

Jeśli przed zespołem pojawia się problem, to w większości przypadków, każdy próbuje, jak najszybciej nazwać problem, nie dbając o dokładne jego zbadanie. Mało jest dbałości o to, JAK należy zbadać problem.

Bohater naszego wstępu, zastanawiał się, że oprócz oczekiwanego rezultatu (CO), ważny jest też proces do jego dochodzenia (JAK) i dotyczy to także zebrań.

Czy kultura wpływa na przebieg spotkania?

W filmie Wonder Woman jest scena w której przybysz z przyszłości / równoległego świata wychodzi z kąpieli. Diana, Amazonka, patrzy na niego i mówi:

– A to małe to co to jest?.

Przybysz, Steve Trevor, początkowo speszony, zauważa, że Diana pyta o zegarek na ręku.

– To zegarek.

– A do czego to służy?

– Dzięki temu wiem, kiedy mam wstać, położyć się, o której jeść.

Dumna i piękna wojowniczka, grana przez Gal Gadot, z ironią pyta:

– Takie małe coś, mówi Ci jak masz żyć?

I rzeczywiście, jak się dobrze zastanowić, jeszcze do niedawna (patrząc od jak dawna ludzie chodzą po Ziemi), zegarki nie były potrzebne by żyć. Jedyne co znali ludzie to rytmy. Dobowe, miesięczne, wyznaczane na przykład przez księżyc, czy roczne. Jeśli miało przyjechać poselstwo do króla, to spotkanie odbywało się wtedy, kiedy delegacja dotarła na dwór. Prawie nikt nie posługiwał się kalendarzem, a nieliczni odbywali próby z zegarami (słonecznymi). Ważne za to było, przyjęcie świty, rozmowy, relacja. Warto pamiętać, że z tego podejścia wywodzi się cały świat. Kultura odznaczająca się dużym naciskiem na relacje z innymi, a małym na punktualność, harmonogramy i deadline’y, to kultura polichroniczna. Nazwa pochodzi od imienia mitologicznego greckiego boga, Chronosa, władcy czasu. Obecnie kultury polichroniczne, to kraje latynoamerykańskie, świat arabski, większość krajów afrykańskich, Azja, poza Japonią, i południe Europy.

W krajach tych spotkania zaczynają się opóźnieniem, trwają dłużej, a uczestnicy przeskakują z tematu na temat. Co ciekawe, pomimo pozornego chaosu i nieliniowego przechodzenia prze agendę, na koniec spotkania okazuje się, że wszystkie tematy zostały omówione.

Bardziej świadomi zegara są mieszkańcy Ameryki Północnej, nordyckie i germańskie kraje europejskie oraz Japonia. Japończycy wśród Azjatów są wyjątkiem, ponieważ po II Wojnie Światowej, cała gospodarka była nastawiona na kopiowanie najlepszych wzorów ze świata. Kopiowali samochody, elektronikę i… szwajcarskie zegarki…

Kraje bardziej świadome zegara, zaczynają spotkania o czasie, kończą o czasie. Spotkania odbywają się punkt po punkcie zgodnie z agendą, a zdarzenia zapisane w kalendarzu to świętość.

A gdzie na mapie świata mono – polichronii znajdują się Polacy? Spotkanie w Polsce wciąż dość często zaczynają się 15-20 minut później. Zazwyczaj są przedłużone (dopóki szef nie przerwie, mówiąc, że ma kolejne spotkanie) i bywa przerywane.

Nasze dziedzictwo to jeden z powodów dlaczego spotkania, rzadko kiedy uważane są za efektywne.

© 2018, efektywnespotkaniabiznesowe.pl

Realizacja: intype.pl

Ogarnij efektywnie własne spotkania! Zapisz się poniżej i odbierz narzędzie, którym realnie ocenisz silne i słabe strony Twoich spotkań!

Tylko konkrety o prowadzeniu efektywnych spotkań biznesowych!

Nowy materiał w każdy poniedziałek prosto do Twojej skrzynki. Zero spamu od nas!

Wyrażam zgodę na otrzymywanie drogą elektroniczną na wskazany przeze mnie adres email informacji handlowej w rozumieniu art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną od Teampartners Krzysztof Bobiński z siedzibą w Zamieniu (05-500), przy ul. Szafranowej 7

FreshMail.pl