FreshMail.pl

Z agendą czy bez agendy? Oto złe pytanie.

Poradniki na temat prowadzenia spotkań mówią o agendzie: Jest niezbędna. To samo, z przekonaniem mówi zdecydowana większość pytanych przeze mnie menadżerów i specjalistów– w tym uczestników treningów dotyczących prowadzenia efektywnych spotkań: Tak! Agenda jest ważna, bez agendy na spotkaniu zapanuje chaos.

Ma to być warunek efektywnego spotkania, a często paradoksalnie staje się właśnie przyczyną straty czasu i frustracji uczestników. Dlaczego tak się dzieje? Pierwsze odpowiedzi, które się nasuwają wskazują: nierealistyczne planowanie, brak dyscypliny czasowej, brak dyscypliny, albo kompetencji prowadzącego. Oczywiście wszystkie mogą być prawdą i wszystkie są istotne , ale naszym zdaniem jest jeszcze jedna odpowiedź – już nie tak oczywista.

Przyczyna tkwi w tym, jak dziś rozumiana jest agenda spotkania. Ci sami, pytani przeze mnie menadżerowie i specjaliści na pytanie czym jest w zasadzie jest agenda? – odpowiadali – prawie jednomyślnie – informacją co i o której ma się wydarzyć, porządkiem spotkania. Dopytywani rozwijali odpowiedź wskazując na aspekt czasowy – tj. godziny rozpoczęcia i zakończenia, w przypadku spotkań dłuższych – o której zaplanowana została przerwa kawowa. Bywały też głosy, że agenda musi mówić o rzeczy najważniejszej – to znaczy, komunikując porządek dnia prowadzący powinien zacząć od informacji o której planowany jest lunch. To oczywiście odpowiedź humorystyczna, ale też niestety bardzo odpowiadająca rzeczywistości. (do zastanowienia, czy bardziej humorystycznie, czy może jednak poważnie). Aspekt czasowy, na którym koncentrowały się odpowiedzi zawierał też oczywiście elementy merytoryczne np. 9.15-10.30 Przedstawienie raportu sprzedaży za okres… , albo 10.45 – Omówienie XYZ itd. Takie rozumienie agendy wypacza jej sens i jest jedną z przyczyn braku efektywności spotkań. Agenda powinna mieć charakter funkcjonalny i przy okazji aspekt organizacyjny, a nie na odwrót jak jest teraz. Funkcjonalność rozumianą zgodnie z łacińskim źródłosłowem – agenda z łac. „rzecz do wykonania”, czyli zdefiniowany rezultat jaki spotkanie ma przynieść… ale o tym przy innej okazji

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

© 2018, efektywnespotkaniabiznesowe.pl

Realizacja: intype.pl

Ogarnij efektywnie własne spotkania! Zapisz się poniżej i odbierz narzędzie, którym realnie ocenisz silne i słabe strony Twoich spotkań!

Tylko konkrety o prowadzeniu efektywnych spotkań biznesowych!

Nowy materiał w każdy poniedziałek prosto do Twojej skrzynki. Zero spamu od nas!

Wyrażam zgodę na otrzymywanie drogą elektroniczną na wskazany przeze mnie adres email informacji handlowej w rozumieniu art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną od Teampartners Krzysztof Bobiński z siedzibą w Zamieniu (05-500), przy ul. Szafranowej 7

FreshMail.pl