FreshMail.pl

Patrick Lencioni

W poniższym opisie Patrick Lencioni autor książki “Efektywne Spotkania Biznesowe” opowiada między innymi o tym, że spotkania są jak papierek lakmusowy zdrowych organizacji. Przebieg spotkania powie więcej, niż dokumenty finansowe, specyfikacja produktu, czy informacje o udziale firmy w rynku. Wystarczy zaobserwować jak funkcjonują ludzie, jakie tematy są poruszane, czy są podejmowane decyzje, aby stwierdzić, czy mamy do czynienia ze zdrową organizacją.


Kyle, autor bloga the thedistilledman.com, przekazuje 8 pigułek, co zrobić by usprawnić spotkania. Punkt numer 8, mocno kojarzy mi się z amerykańskim stylem życia. Czy myślicie, że porada jest do zastosowania na polskim gruncie?


Spotkania powinny różnić się swoim charakterem. Inaczej powinny wyglądać spotkania tygodniowe, inaczej strategiczne. Na ogół spotkania tygodniowe oceniane są na 4 w 10 stopniowej skali, gdzie 10, oznacza klasa światowa. Poniżej przedstawiona jest struktura efektywnego spotkania, które w ocenie uczestników powinno dać co najmniej ocenę 8.

 


Strony

https://www.thebalancecareers.com/effective-meetings-produce-results-before-the-meeting-1918729§

https://www.businessinsider.com/amazon-jeff-bezos-two-pizza-rule-productive-meetings-2017-7?IR=T

https://www.themuse.com/advice/how-the-most-effective-leaders-get-what-they-want-out-of-meetings

Szczepionka przed nowym, nieznanym i trudnym…

Na stronie przedstawiamy narzędzia, techniki i metody, do których użycia namawiamy by urozmaicic codzienna pracę. Mamy świadomość, że początki bywają trudne, dlatego na zasadzie szczepionki piszemy o trudnościach…

Oto kłody leżące na naszej drodze by zacząć stosować nowe narzędzia:

 

A po co mi to ?

Czyli Niechęć przed nowym…

Najczęściej niechęć jest powodowana brakiem wiary w możliwą zmianę. Paradoks polega na tym, że jeżeli nie spróbujesz, to nie będziesz wiedzieć czy się uda. Druga przyczyna niechęci, to wysiłek, który należy ponieść, aby wdrożyć nowe rzeczy. Zaczyna się rozważanie, czy naprawdę jest aż tak źle, żeby coś zmieniać. Wewnętrzny magnes (czyli nasz mózg, a tym w następnym materiale)  trzymający nas w strefie komfortu, jest bardzo silny. Może nie wszystko do końca gra, ale przynajmniej jest znajomo. Niestety w przypadku większości osób, bilans zysków i strat musi być naprawdę negatywny, aby cokolwiek zmienić. Ile Ty sam znasz osób, które w czasie prosperity zastanawiają się co zrobią, jak przyjdzie kryzys?

Niechęć też może się przejawiać do braku zaufania do narzędzia. Sprowadza sie to jednak do tego  czy tak naprawdę my sami potrafimy z niego korzystać ? Co prawda słyszeliśmy nazwę, na przykład SWOT, narzędzie wielokrotnie było stosowane na szkoleniach i dzięki niemu braliśmy aktywny udział w ćwiczeniach. Być może podobało nam się i była to miła odmiana, dostarczająca sporą dawkę radości. Ale przecież to było na szkoleniu… to specjalne okoliczności. Zero realności 🙂

I przychodzi kolejna myśl: To nie może się udać w normalnych warunkach, w pracy… Poza tym pojawiają się wymówki: nie pamiętam od czego zacząć. I konkluzja: Może nie będę się wydurniał…bo deadline puka….

 

A co inni powiedzą ?

Czyli Lęk przed porażką…

W głowie odbywa się mniej więcej taki dialog: A jak mi nie wyjdzie? Dopiero co poznałem tę technikę. Nie do końca sam znam wszystkie niuanse, a jak mam ją wytłumaczyć innym? Trochę się wystawiam. Może lepiej nie ryzykować ośmieszenia się na forum i przed kolegami/koleżankami.

Co obniża lęk? Spróbowanie na sobie, jak narzędzie działa. Najlepiej pod okiem kogoś kto ma doświadczenie, albo testy przeprowadzone w małym, zaufanym gronie. I jeden, i drugi sposób pozwala na sprawdzeniu w praktyce rzeczywistej wartości nowego sposobu pracy. I zmierzeniu się z wątpliwościami. Jeżeli do czegoś jesteśmy przekonani, to naturalnie będziemy bardziej wiarygodni przed innymi.

Najprostsze pod słońcem czyli jak dobrze zrobić SWOTa

Zamien 4 pola na 6 i jesteś GOŚĆ !

6-polowy SWOT

 

SWOT Tradycyjny

Analiza SWOT znana jest jako 4-polówka i służy analizie Mocnych (S) i Słabych stron (W) w odniesieniu do zewnętrznych Okazji (O) i Zagrożeń (T).

 

PozytywyNegatywy
WewnętrzneMocne Strony (Strengths)

 

 

Słabe strony (Weaknesses)

 

 

ZewnętrzneOkazje (Opportunities)

 

 

Zagrożenia (Threats)

 

 

 

6 polowy SWOT – kiedy stosować?

Poniższa analiza SWOT pozwala zebrać informacje o zewnętrznych zmianach, określić Zagrożenia i Okazje oraz w odniesieniu do nich zbadać Słabe i Mocne strony wewnątrz organizacji. W efekcie zmaksymalizować Mocne strony i zminimalizować Słabości.

Jak to zrobić?

  1. Zaczynamy od przygotowania 6 flipchartów, by uzyskać następujący układ

Wewnętrzne

ZewnętrzneSłabe strony (W)Mocne Strony (S)
Zagrożenia (T)

(-)

(+)

Okazje (O)

(-)

(+)

 

  1. Poproś ludzi o wypisanie na karteczkach (post-it) wszystkich Zagrożeń i Okazji (plakaty 1 i 2), które w chwili obecnej widzą dla zmiany. Karteczki przyklejają do karty flipchartu. Praca może być zrealizowana w dwóch osobnych podgrupach. Jedna pracuje nad Zagrożeniami, druga nad Okazjami. Potem następuje zmiana zespołów i uzupełnieni wpisów.
  2. W kolejnym kroku zespoły grupują podobne do siebie wpisy (klastrowanie). Użycie karteczek post-it znacząco ułatwia pracę.
  3. W tym miejscu możemy określić, czy określamy priorytety dla poszczególnych Zagrożeń i Okazji.
  4. Poproś zespół do znalezienia Słabych i Mocnych stron organizacji, czyli wewnątrz firmy, w odniesieniu do Zagrożeń (plakaty 3 i 5) oraz Okazji (plakaty 4 i 6). Pozwala to dokonać remanentu potencjału, posiadanych kompetencji (umiejętności i wiedzy).
  5. Przedostatnim krokiem będzie ocena jak można zmaksymalizować Mocne strony i zminimalizować Słabe, aby zwiększyć powodzenie przeprowadzenia zmiany. To jest też dobry moment, aby zdecydować czy zajmujemy si e wszystkim, czy pookreślamy priorytety i działamy zgodnie z nimi.
  6. Po przyjrzeniu się zmianie z każdej strony, ostatnim krokiem jest decyzja o podejmowanych akcjach. Inaczej mówiąc odpowiedzi na pytanie „Co dla nas wynika z przeprowadzonej analizy? Jakie działania należy podjąć?”

Przykład

Dla ilustracji prezentujemy analizę SWOT dla „Sprzedaż z wykorzystaniem bloga”. W przykładzie ujęte jest tylko kilka punktów, by pokazać jak korzystać z narzędzia. W rzeczywistość zapiski są znacznie bogatsze.

Wewnętrzne

ZewnętrzneSłabe strony (W)Mocne Strony (S)
Zagrożenia (T)

Możliwość łatwego skopiowania przez innych pomysłu

Duża konkurencja

Duża ilość treści w sieci – jak się przebić?

③ (-)

Ograniczone zasoby

Duża ilość aktywności pobocznych

Słaba znajomość technicznej strony prowadzenia bloga

⑤ (+)

Możliwość podejścia projektowego (dedykowane osoby, określony czas)

Aktywowanie osób z potrzebnymi kompetencjami

Stymulowanie motywacji uczestników poprzez jasno określony cel

Świadomość słabych stron powinna działać, jak szczepionka

Okazje (O)

Efekt latarni morskiej – trafiają do nas osoby, które są zainteresowane tematem

Dotarcie do większej grupy osób

Koncentracja na jednym temacie

Nikt nie zajmuje się „naszym” tematem

④ (-)

Pierwszy projekt – brak wcześniejszych doświadczeń

Nie wiemy jak zachęcać do kontaktu

⑥ (+)

Osoby w zespole posiadają kompetencje oraz chęć do uczenia się

 

Narzędzie pozwala przyjrzeć się nadchodzącej zmianie z każdej perspektywy, na przykład zastanowić się na Słabymi stronami Okazji. To pozwala wyrazić nawet najmniejsze wątpliwości, a następnie znaleźć odpowiednie rozwiązanie, czyli działanie. W przykładzie: Słabe strony „Nie wiemy jak zachęcać do kontaktu”, Mocne Strony „Osoby w zespole posiadają kompetencje oraz chęć do uczenia się”. Mając tą wiedzę w działania można wpisać sprawdzenie czy osoby w zespole na pewno nie wiedzą jak zachęcać do kontaktu, a jeśli wiedza jest niewystarczająca to znaleźć zewnętrzne źródło wiedzy.

 

Mam lek co dalej ?

Złe reakcje pacjentów.

Czyli o tym jak naprawdę być lepszym cały czas...

Nie zawsze wszystko idzie tak jak sobie wymyślimy.  Pamiętam sytuację ze szkolenia z grupą którą bardzo dobrze znałem. Przeprowadziliśmy warsztat technikami wspólnej pracy i efekt został osiągnięty a produkt wypracowany. Ale na koniec dnia okazało się, że ludzie są zmęczeni, niektórzy wręcz niezadowoleni. Przeszła mi przez głowę myśl, że może to co zrobiłem jest kiepskie. Miałem ich zachęcić do pracy, a w sumie to zamęczyłem uczestników. Z drugiej strony narzędzia facylitacje bardzo mi się podobały. Szkoda by było tak po prostu z nich zrezygnować. Zrobiliśmy podsumowanie tego co się wydarzyło i wnioski były następujące:

- zbyt szybko zaczęliśmy pracę. Jestem czasami tak bardzo skupiony na zadaniu, że zapominam o tym, by zapytać innych jak się mają. Z grupą nie widzieliśmy się przez dwa miesiące. Wolniejsze wprowadzenie w pracę pozwoliłoby przyspieszyć później.

- duża grupa. Obnażyło to pierwsze zadanie, które było do wykonania. Okazało się złożone, zbyt złożone, by jakościowo dobrze monitorować pracę przy kilku stolikach. Jeśli zespół wie jak postępować, sam może pilnować struktury wykonywanego zadania. Przy grupach które się uczą należy poświecić więcej uwagi uczestnikom.

- niekorzystny format pracy grupowej. Format, czyli czy pracujemy indywidualnie, w małej grupie, czy wszyscy razem. Przy dużej grupie omawianie każdego wypracowanego punktu, doprowadza do znużenia. Korzystniejsze byłoby dzielenia zadania na mniejsze i praca w podgrupach.

Z tymi wnioskami zaczęliśmy dzień drugi. Był lepszy od pierwszego.

Pierwszym krokiem do przezwyciężenia trudności jest ich nazwanie. Jeżeli znamy przyczynę, to łatwiej znaleźć remedium.  Drugim decyzja co zrobić inaczej, po nie poddać się po pierwszej próbie. A potem niesutannie sprawdzać/testować czy rozwiązanie działa.

Cykl uczenia się trwa, aż do osiągnięcia  mistrzostwa w posługiwaniu się danym narzędziem.

Powodzenia !

Narzędzie: 6-polowy SWOT

SWOT Tradycyjny

Analiza SWOT znana jest jako 4-polówka i służy analizie Mocnych (S) i Słabych stron (W) w odniesieniu do zewnętrznych Okazji (O) i Zagrożeń (T).

 

 

Pozytywy

Negatywy

Wewnętrzne

Mocne Strony (Strengths)

Słabe strony (Weaknesses)

Zewnętrzne

Okazje (Opportunities)

Zagrożenia (Threats)

 

6 polowy SWOT – kiedy stosować?

Poniższa analiza SWOT pozwala zebrać informacje o zewnętrznych zmianach, określić Zagrożenia i Okazje oraz w odniesieniu do nich zbadać Słabe i Mocne strony wewnątrz organizacji. W efekcie zmaksymalizować Mocne strony i zminimalizować Słabości.

Jak to zrobić?

  1. Zaczynamy od przygotowania 6 flipchartów, by uzyskać następujący układ
  

Wewnętrzne

 

Zewnętrzne

Słabe strony (W)

Mocne Strony (S)

Zagrożenia (T)

(-)

(+)

Okazje (O)

(-)

(+)

 

  1. Poproś ludzi o wypisanie na karteczkach (post-it) wszystkich Zagrożeń i Okazji (plakaty 1 i 2), które w chwili obecnej widzą dla zmiany. Karteczki przyklejają do karty flipchartu. Praca może być zrealizowana w dwóch osobnych podgrupach. Jedna pracuje nad Zagrożeniami, druga nad Okazjami. Potem następuje zmiana zespołów i uzupełnieni wpisów.
  2. W kolejnym kroku zespoły grupują podobne do siebie wpisy (klastrowanie). Użycie karteczek post-it znacząco ułatwia pracę.
  3. W tym miejscu możemy określić, czy określamy priorytety dla poszczególnych Zagrożeń i Okazji.
  4. Poproś zespół do znalezienia Słabych i Mocnych stron organizacji, czyli wewnątrz firmy, w odniesieniu do Zagrożeń (plakaty 3 i 5) oraz Okazji (plakaty 4 i 6). Pozwala to dokonać remanentu potencjału, posiadanych kompetencji (umiejętności i wiedzy).
  5. Przedostatnim krokiem będzie ocena jak można zmaksymalizować Mocne strony i zminimalizować Słabe, aby zwiększyć powodzenie przeprowadzenia zmiany. To jest też dobry moment, aby zdecydować czy zajmujemy si e wszystkim, czy pookreślamy priorytety i działamy zgodnie z nimi.
  6. Po przyjrzeniu się zmianie z każdej strony, ostatnim krokiem jest decyzja o podejmowanych akcjach. Inaczej mówiąc odpowiedzi na pytanie „Co dla nas wynika z przeprowadzonej analizy? Jakie działania należy podjąć?”

Przykład

Dla ilustracji prezentujemy analizę SWOT dla „Sprzedaż z wykorzystaniem bloga”. W przykładzie ujęte jest tylko kilka punktów, by pokazać jak korzystać z narzędzia. W rzeczywistość zapiski są znacznie bogatsze.

  

Wewnętrzne

 

Zewnętrzne

Słabe strony (W)

Mocne Strony (S)

Zagrożenia (T)

Możliwość łatwego skopiowania przez innych pomysłu

Duża konkurencja

Duża ilość treści w sieci – jak się przebić?

③ (-)

Ograniczone zasoby

Duża ilość aktywności pobocznych

Słaba znajomość technicznej strony prowadzenia bloga

⑤ (+)

Możliwość podejścia projektowego (dedykowane osoby, określony czas)

Aktywowanie osób z potrzebnymi kompetencjami

Stymulowanie motywacji uczestników poprzez jasno określony cel

Świadomość słabych stron powinna działać, jak szczepionka

Okazje (O)

Efekt latarni morskiej – trafiają do nas osoby, które są zainteresowane tematem

Dotarcie do większej grupy osób

Koncentracja na jednym temacie

Nikt nie zajmuje się „naszym” tematem

④ (-)

Pierwszy projekt – brak wcześniejszych doświadczeń

Nie wiemy jak zachęcać do kontaktu

⑥ (+)

Osoby w zespole posiadają kompetencje oraz chęć do uczenia się

 

Narzędzie pozwala przyjrzeć się nadchodzącej zmianie z każdej perspektywy, na przykład zastanowić się na Słabymi stronami Okazji. To pozwala wyrazić nawet najmniejsze wątpliwości, a następnie znaleźć odpowiednie rozwiązanie, czyli działanie. W przykładzie: Słabe strony „Nie wiemy jak zachęcać do kontaktu”, Mocne Strony „Osoby w zespole posiadają kompetencje oraz chęć do uczenia się”. Mając tą wiedzę w działania można wpisać sprawdzenie czy osoby w zespole na pewno nie wiedzą jak zachęcać do kontaktu, a jeśli wiedza jest niewystarczająca to znaleźć zewnętrzne źródło wiedzy.

Zespołowy Święty Graal

Zanim zaczniesz naprawiać zespół, warto spojrzeć czy jest popsuty.

Dwa wymiary pomogą Ci: rezultat i relacje.

 

Czy jest to zespół piłkarski SRS Zamienie, czy zespół projektowy wprowadzający nowy model Volkswagena, zespół powstał, by osiągnąć wynik. Czy Twój zespół osiąga oczekiwane rezultaty? Wynik jest efektem pracy zespoły. Odpowiada na pytanie CO. Co zrobić? Co osiągnąć? Drugi wymiar to odpowiedź na pytanie JAK. Jak nam się współpracuje? Jak wyglądają nasze relacje?

Czy na spotkaniu potraficie ze sobą dyskutować, aż na szyi pojawiają się czerwone plamy? A po wyjściu ze spotkania kontynuować rozmowę? Czy Marta przyzna się, że wysłała email z ofertą do niewłaściwej firmy? Czy wiesz gdzie na wakacjach jedzie Andrzej z dwójką swoich chłopców? Bez żony, bo miesiąc temu rozwiódł się. Jeśli tak, to oznacza, że w zespole jest zaufanie, a relacje mogą rozkwitać.

 

Oto przykłady zespołów:

Przechodnie

To nie zespół. To grupa – zbiór jednostek. Andrzeja i Marty nie spotkasz na kawie w kuchni pochylonych ku sobie i rozmawiających. Nie będą rozmawiać, czy wprowadzanie sztucznej inteligencji do nowego modelu Passata, to dobry pomysł. Jeżeli Twój zespół przypomina grupę osób w poczekalni dworcowej, której nic nie wiąże i każda zaraz rozjedzie się w swoją stronę, to… pomyśl gdzie chcesz jechać i udaj się tam.

 

Marzenie szefa-socjopaty

Od czasu do czasu spotykam menadżera, który uważa, że zarządzanie polega na tym by wyznaczyć pracownikowi cel i oczekiwać, że pracownik „wynik” ma przynieść w zębach. Inteligentny intelektualnie. Wytłumaczy, że brak wyniku oznacza redukcje. Nie ma za grosz inteligencji emocjonalnej. Nie wie co zrobić, gdy Zosia rozpłacze się w jego gabinecie. Jest tak skupiony na realizacji wyników, że zapyta wprost, Marlenę, świeżą mężatkę, czy w tym roku fiskalnym nie zamierza zajść w ciążę…

 

Przeciętniaki

Zwani także „obli”… Niby zespół, bo znają się długo, tworzą kliki. Czasem osiągają cele, zwłaszcza jeśli od tego zależy ich premia. I tyle. Kliki spotykają się czasem po pracy. Toczą wojenki z innymi klikami. Czasem się z kimś dogadują, bo trzeba osiągnąć swój rezultat. Mają za sobą trochę dyskusji i napięć, po których próbowali pozyskać nowych zwolenników. Ale unikają słowa konflikt. „ U nas nie ma konfliktów” słyszy się najczęściej. Za to jest nuda, wypalenie zawodowe, durna korpo kultura… I wiele rzeczy, które ograniczają ich w rozwinięciu skrzydeł. Ja jestem naprawdę ok, ale inni… I tak mówi każdy z zespołu.

 

Klub „przy grillu”

Przy grillu atmosfera zawsze jest fajna. Nawet jak pada i większość gości siedzi w domu to zawsze znajdzie się parę osób, które dotrzymają towarzystwo gospodarzowi. Ba! Jak trzeba to go z chęcią wyręcza i rozniecą ogień: dyskusji, albo pod grillem. Przy grillu nie ma agresji, a jeśli już to tylko by wylać żale lub wyjaśnić zaszłość. Cel jest tylko jeden. Dobra relacja. Chęć bycia zrozumianym i zaakceptowanym. Karkóweczkę goście pochwalą, nawet jak jest przypalona. Nikt nie chce sprawić przykrości gospodarzowi. Czymże jest spalona karkówka w porównaniu z mile spędzonym wieczorem…

 

Święty Graal

Wchodzisz do sali konferencyjnej, w której Staszek bez pardonu, wpadając w dyszkant krytykuje pomysł Jarka i podaje swój. Jarek odpowiada „Miesiąc temu Cię posłuchałem i spędziłem tyle czasu w pracy, że o mało żona nie wystawiła mi walizek przed drzwi domu”. Na co wstaje Basia i oznajmia „Idę po kawę. Przynieść wam też, koguty?” Zauważa cię Justyna, uśmiecha się i zagaduje „Właśnie się zakładamy, czyj pomysł przejdzie dzisiaj. Obstawiasz?” Siadasz spokojny. Wiesz, że zespół nie wyjdzie z pokoju, bez ustalonego rozwiązania. Właśnie ustala wspólny kierunek działania, na który każdy w mniejszym lub większym stopniu się zgodzi. To nie pierwsza taka dyskusja. Ten zespół wielokrotnie się sprawdzał.

 

Właśnie znalazłeś zespołowy Święty Graal.

© 2018, efektywnespotkaniabiznesowe.pl

Realizacja: intype.pl

Ogarnij efektywnie własne spotkania! Zapisz się poniżej i odbierz narzędzie, którym realnie ocenisz silne i słabe strony Twoich spotkań!

Tylko konkrety o prowadzeniu efektywnych spotkań biznesowych!

Nowy materiał w każdy poniedziałek prosto do Twojej skrzynki. Zero spamu od nas!

Wyrażam zgodę na otrzymywanie drogą elektroniczną na wskazany przeze mnie adres email informacji handlowej w rozumieniu art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną od Teampartners Krzysztof Bobiński z siedzibą w Zamieniu (05-500), przy ul. Szafranowej 7

FreshMail.pl