FreshMail.pl

Jak przeżyć telekonferencję ? Telekonferencja czyli ulubiona dyscyplina sportu spotkań online.

Telekonferencja czyli ulubiona dyscyplina sportu spotkań online.

Wyobraź sobie, że siedzisz wygodnie w fotelu. Przed sobą widzisz lekko kołyszące się gałęzie drzew z pobliskiego parku. Słoneczny dzień nastawił Cię pozytywnie i z radością otwierasz kalendarz na dzisiaj, spoglądasz w plan spotkań a tam…Cztery telekonferencje co godzinę a w każdej minimum 10 osób. Myślisz sobie: jak ja przeżyję te słuchowiska radiowe online ? Nastrój prysł…Brzmi znajomo?

Pierwszy dylemat, który się pojawia w głowie uczestnika bądź organizatora telekonferencji to jakie narzędzie technologiczne wybrać do takiej formy spotkania. Sam telefon może nie wystarczyć a mnogość opcji do wyboru od Skype, przez Slack czy Zoom (nie wspominamy o kilku dodatkowych jak choćby GoogleHangout) skończywszy może już na samym początku skutecznie przyprawić o świdrujący ból głowy. Zanim jednak przejdziemy do wyboru technologii (o tym w kolejnym artykule na naszym blogu, jeśli ciekawi Cię jakaś konkretna platforma to daj znać w komentarzach) skupmy się przez chwile na samej formie spotkania telekonferencyjnego/wideokonferencyjnego.

Wciąż rosnąca popularność telekonferencji wynika z dążenia firm/osób do zwiększenia wydajności pracy poprzez wyeliminowanie dodatkowych podróży służbowych, dojazdów na spotkania czy choćby stworzenie wirtualnych zespołów pracujących razem pomimo znacznych odległości ich dzielących.

Przewiduje się, że czas spędzony na telekonferencjach audio wzrośnie o 9,6% rocznie do 2019r. Jak podaje Wainhouse Research, firma zajmująca się badaniem rynku callcenter, około 65% wszystkich konferencji jest nadal wykonywanych przez połączenia audio.

Pomysł wydaje się być słuszny, ale jeśli nie podejmiemy odpowiednich kroków przed i w czasie telekonferencji, wzrost produktywności i oszczędności może być złudny albo też zupełnie odwrotny w skutkach. Od czego więc zacząć?

Przede wszystkim bądź obecny! Jeśli chcesz aby Twoja telekonferencja była naprawdę efektywna oraz produktywna to nie zajmuj się czymś ciekawszym podczas jej trwania. O czym mowa?

Wyobraź sobie, że czytasz ten artykuł, uczestnicząc jednocześnie w telekonferencji – być może nawet siedząc w toalecie..no to nie jesteś jedyny. Jak okazuje się z badań firmy Intercall (największa firma na świecie świadcząca usługi telekonferencyjne) wielu uczestników nie przywiązuje zbytniej uwagi do tego co mają do powiedzenia inni uczestnicy z jakiegoś odległego miejsca. Wyobraźcie sobie że lista rzeczy, jakimi ludzie zajmują się w trakcie telekonferencji, jest naprawdę, no cóż, oszałamiająca. Aby dowiedzieć się, jakie to są dokładnie czynności, InterCall poprosiło użytkowników, aby przytoczyli kilka przykładów (lista poniżej):

  • W środku lasu podczas pieszej wędrówki.
  • Na zewnątrz, grillując i opalając się.
  • W tunelu prowadzącym do płyty głównej stadionu.
  • W łazience…
  • Przystanku dla tirów.
  • Plac zabaw w McDonaldzie.
  • Za kościołem w trakcie próby do ceremonii ślubu.
  • Na torze wyścigowym.
  • W Disneylandzie.
  • Na basenie.
  • W przymierzalni, przymierzając ubrania.
  • Szafa w domu przyjaciół, podczas przyjęcia.
  • Na plaży… była to rozmowa wideo, więc trzymałam tablet na takiej wysokości, żeby nie było widać bikini.
  • W szpitalu na OIOM‑ie.
  • Goniąc ulicami za psem, który mi zwiał z domu.
  • Na zakupach online jednocześnie sprawdzając oceny dziecka w elektronicznym dzienniku

Brzmi znajomo? To wszystko jest możliwe, częściowo dlatego, że w telefonach istnieje magiczny przycisk MUTE. Z tego wynika, że sposób, w jaki prowadzimy rozmowy konferencyjne, nie najlepiej się sprawdza. Co zrobić zatem? Jak żyć? Podczas telekonferencji…

Podłącz obraz do dźwięku! Czyli video zamiast audio!

Korzystanie z technologii pobudzających wiele ośrodków naszej uwagi, jak np. internet czy format audio i wideo pobudza nasze zaangażowanie i podnosi chęć do uczestnictwa. Poza tym sama zapowiedź użycia wideo zmusza ludzi by byli bardziej skupieni. O tym więcej w następnym artykule poruszającym wątek savoir vivre podczas telekonferencji.

Jeżeli jednak jesteś tą osobą, która lubi  gadać tylko do słuchawki, jest kilka elementów, które można poprawić aby jakość spotkań, niezależnie czy się jest organizatorem, czy też uczestnikiem zwróciła się w kierunku realnej efektywności.  W przypadku organizatora, diabeł tkwi w szczegółach. Upewnij się, że wszystkie szczegóły zostały potwierdzone np. ustawienia mostka albo sprawdzenie, czy wszyscy uczestnicy mają właściwy numer. Jedną z podpowiedzi niech będzie też, aby organizatorzy zastosowali metodę pięciominutowego luzu na początku każdego spotkania, gdzie przez pierwsze pięć minut wszyscy na zmianę mówią o czymś, co się dzieje w ich życiu prywatnym lub zawodowym. Pomoże to przełamać pierwsze lody i nastroi ludzi do słuchania się nawzajem.

Innym elementem, który może pomóc w efektywnych spotkań biznesowych online jest przydzielanie różnych zadań uczestnikom – np. wyznaczenie protokolanta czy osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie sesji pytań i odpowiedzi – by wszyscy mieli jakiś powód do słuchania. Krytycznie ważne jest jedna aby każda telekonferencja miała swój plan i agendę jak normalne spotkanie face to face. Nie ma nic gorszego niż czytanie materiałów podczas telekonferencji prowadząc samochód. To po prostu błędne planowanie. Innym trikiem jest korzystanie z  zestawu słuchawkowego zamiast komórki czy nawet telefonu stacjonarnego w trybie głośnomówiącym. Jeżeli telefon jest gdzieś dalej, a komputer jest bliżej, łatwiej skupić się na tym drugim. Warto też dla czystej higieny spotkania telekonferencyjnego po 20‑25 minutach spotkania najlepiej zadać jakieś pytanie albo powiedzieć coś w komentarzu, by zaznaczyć, że wciąż uczestniczymy w rozmowie.

Bardzo ważne podczas telekonferencji jest  przekazywania emocji, co jest akurat trudniejsze do wykonania, rozmawiając przez telefon, Warto więc dokonywać świadomego doboru słów w naszych wypowiedziach, mówiąc np.: jestem bardzo zasmucony faktami, które usłyszałem, bo oznacza to, że jestem naprawdę rozczarowany tym, że wyniki z trzeciego kwartału nie uległy poprawie.  W trakcie spotkania musimy dodać do rozmowy te elementy, których pozbawia ją fakt, że toczy się ona przez telefon. Nawet jeżeli akurat jesteśmy na plaży (sic)…

Podobał Ci się ten artykuł ? Temat telekonferencji bądź innej formy spotkań online należy do zakresu bardzo intensywnych działań wielu firm w zakresie ich realnej efektywności. Zostaw proszę swój komentarz jakie elementy spotkań online chciałbyś abyśmy poruszyli na naszym blogu. A już niedługo (początek stycznia 2019) wypatruj artykuły “Savoir Vivre podczas spotkań online”, który podpowie Ci jak włączać MUTE podczas wideokonferencji tak aby nie czuć zażenowania…

Fakty i Mity o spotkaniach część I

W spotkaniach ważna jest powtarzalność.

Prawda czy fałsz?

Fałsz.

Wydawać by się mogło, że regularnie odbywane spotkania to dobra platforma wymiany informacji i podejmowania decyzji. Okazuje się, że powtarzalność, rutyna to zabójca spotkań. Ten sam poniedziałek (lub inny dzień tygodnia). Ciągle ta sama sala np. Londyn 🙂 . Ci sami uczestnicy siedzący na tych samych miejscach. Te same osoby zabierające głos, omawiające kolejną kolumnę z pliku Excela. Zmienia się tylko numer tygodnia. Szaleństwem jest, jeśli przychodzi nowy szef i proponuje inny układ danych. Przez trzy, cztery tygodnie pojawiają się komentarze, albo „no tak, dobrze że zmienił, też o tym myślałem”, albo „co mu to przeszkadzało? Tyle lat było dobrze”. Po chwili fermentu wszystko wraca do normy…

To właśnie z tych powodów spotkania są tak znienawidzone. Rutyna, powtarzalność, przewidywalność.

Co gorsza, pomimo różnych treści spotkań, próbuje się stosować tę samą formę. Albo nawet się nie próbuje. Po prostu to jedyna znana forma.

Rezultat spotkania zależy od jak uczestnicy przygotują się na spotkanie.

Prawda czy fałsz?

Co do zasady fałsz!

Dlaczego fałsz? Zacznijmy od tego co to w ogóle znaczy. Co mamy na myśli mówiąc o przygotowaniu do spotkania. Najczęściej chodzi o oczekiwanie, żeby uczestnicy przed spotkaniem przejrzeli dokumenty, dane, czy inne informacje, które będą omawiane na spotkaniu. W większości sytuacji – szczególnie biorąc pod uwagę liczbę spotkań jakie odbył średnio dziennie menedżer średniego szczebla jest to oczekiwanie nierealne i tworzy dodatkowo pewną fikcję, która zamiast poprawiać efektywność – osłabia ją.

Bardzo ważną rzeczą – oczywiście nie jedyną, która podnosi efektywność spotkania to nie jakieś ekstra przygotowywanie się przed spotkaniem, tylko zaproszenie właściwych osób oraz nie zapraszanie osób, których obecność jest „na tak zwany wszelki wypadek”.

Są oczywiście spotkania, kiedy jednak przygotowanie jest konieczne, to zależy od rodzaju spotkania i nie dotyczy spotkań standardowych. Na ten temat więcej powiemy przy okazji opisu rodzajów spotkań i koniecznych wtedy działań 😉

Spotkania różnią się charakterem zarówno co do treści jak i oczekiwanych rezultatów.

Jak więc powinny wyglądać?

Zostaw swój komentarz poniżej jakie inne “fakty i mity” chciałbyś abyśmy wzięli na tapetę odnośnie spotkań.

 

© 2018, efektywnespotkaniabiznesowe.pl

Realizacja: intype.pl