FreshMail.pl

Zakłócenia mają pierwszeństwo – inna perspektywa.

Jak zarządzać “trudnym” spotkaniem biznesowym?

Kłopoty z dyscypliną, z niewłaściwym zachowaniem, z brakiem zaangażowania, albo agresywnym nastawieniem uczestników?  Co to właściwie znaczy, kiedy mówimy o braku dyscypliny, zaangażowania, czy o niestosownym zachowaniu? Na potrzeby tego tekstu nazwijmy te zachowania określeniem „trudne sytuacje”. Może kilka przykładów?

Rozpoczynasz spotkanie, ledwo udało Ci się  zrobić krótkie wprowadzenie, a już z kilku miejsc na sali dociera do Ciebie komentarz „znowu wracamy do tego tematu?”, albo „ale po co właściwie  my to mamy robić?”. Dalej, kiedy próbujesz zachować spokój i przedstawić cele i rozpocząć – Twój wzrok, zamiast zasłuchanych twarzy, znajduje osoby zatopione w ekrany swoich laptopów, albo telefonów… znasz te sytuacje? Co wtedy myślisz i czujesz?

Problem pierwszy – samokontrola i emocje

Prowadzenie spotkań i w ogóle wszelkie wystąpienia publiczne należą same z siebie do kategorii „stresujące”. Jest to sytuacja sprzyjająca uruchomieniu w głowie katastroficznych myśli, a każde zachowanie innych ludzi, które odbieramy jako krytyczne, albo nieprzychylne dodatkowo podnosi poziom emocji i stresu. Np. tak jak wspomniana wyżej sytuacja z komentarzami, albo  twarzami w laptopach.

Jak postrzegamy tę sytuację? Co mamy w głowie?

Nie słuchają mnie, mają to gdzieś. To niegrzeczne, przeglądać pocztę, albo facebooka, kiedy ktoś mówi.

Co czuję? Lęk? Złość? Pojawia się pytanie: Co robić?

Zestresowany mózg podpowiada, że należy wyżej wymienionych przywołać do porządku, zdyscyplinować. Jak to robimy? Zwracamy uwagę:

Jeśli ktoś jeszcze nie raczył zauważyć, spotkanie się już rozpoczęło, proszę zamknąć w końcu te laptopy”.

Problem drugi – percepcja

Zostańmy w tej sytuacji, dalej zamiast zasłuchanych twarzy widzisz oczy zatopione w ekrany laptopów, ale zmieńmy percepcję.

Zamiast myśli o braku uwagi, albo kultury pojawia się myśl: Słuchają mnie i z pewnością przeglądają prezentacje, które przygotowali specjalnie na nasze spotkanie…

Która wersja jest prawdziwa? Może uda mi się Was zaskoczyć… Kompletnie nie ma znaczenia, która wersja jest prawdziwa. Znaczenie ma to, że obie to wyłącznie percepcja, a nie fakty.

Problem trzeci – interwencja

Zakłócenia mają pierwszeństwo. Są zachowania, których – z perspektywy efektywnego spotkania – nie możemy zignorować. Do takich należy poziom zaangażowania uczestników, więc jakaś interwencja jest potrzebna. Wyjdźmy od przykładu interwencji opisanej w przykładzie wyżej  („Jeśli ktoś jeszcze nie raczył zauważyć, spotkanie się już rozpoczęło, proszę zamknąć w końcu te laptopy”), jak ocenimy jej skuteczność?

Z perspektywy logiki procesu i percepcji, interwencja ta wydaje się zrozumiała – była przecież reakcją na niestosowne zachowanie. Czy na pewno?

Co miała na celu –  z perspektywy osoby, która jej dokonała? Przywołać do porządku, zdyscyplinować? Czyli zwiększyć zaangażowanie? Być może udało się spowodować, że laptopy zostały zamknięte, a co z zaangażowaniem? Wzrosło? Raczej nie.

Intuicyjnie wiemy, że coś z taką interwencją jest nie tak, ale na czym dokładnie polega błąd? Jak powinna wyglądać interwencja, która usuwa problem, ale nie niszczy zaangażowania?

Jakie są Wasze pomysły i diagnoza sytuacji? Dajcie znać w jaką stronę rozwinąć ten przykład 😊

#eskalacja, #intencja, #zwracanie_uwagi, #dyscyplina, #porządek, #konflikt, #percepcja, #zakłócenia,

A właśnie, że się nie zgadzam!

…czyli jak angażować uczestników na spotkaniu.

 

Wyobraź sobie, że masz poprowadzić spotkanie, na którym musisz uzgodnić bardzo ważną rzecz, zdecydować wspólnie o czymś albo zebrać wymagania od pewnej grupy osób. W każdym razie – coś czego nie jesteś w stanie wymyślić sam, więc potrzebujesz dużej interakcji z pozostałymi uczestnikami.

 

W jaki sposób mogę zwiększyć zaangażowanie współuczestników na spotkaniach i doprowadzić do pogodzenia celów w sytuacji rozbieżności interesów? – pytanie, które otrzymałem od znajomego.

 

Wbrew pozorom to nie są dwa pytania, tylko pytanie i odpowiedź.

Najprostszy sposób na zaangażowanie uczestników to poszukiwanie odmiennych punktów widzenia.

 

Uczestniczyłem w spotkaniu, na którym jednym z punktów agendy, było pobudzenie innowacji w firmie. Jeden z menedżerów odpowiedzialny za program, świeżo po spotkaniu, stwierdził, że ponieważ firma stawia na innowacje, to on prosi, aby każdy menedżer co tydzień przynosił po jednym innowacyjnym pomyśle do niego. On będzie zbierał, oceniał i te które pozytywnie przejdą weryfikację, będą wdrażane. Pomyślałem „Hmm… innowacja produkowana w interwałach na polecenie. To ma szanse się nie udać”. Moją dezaprobatę w mowie ciała odczytał prawidłowo prezes firmy, zauważając „Chyba się nie zgadzasz? Masz inny pomysł?”. To pytanie pozwoliło mi na wyrażenie swojej opinii i propozycję uruchomienia programu, który zawierał trening kreatywności  i spotkania grup roboczych, których celem było wypracowanie rozwiązań, które były odpowiedzią na potrzeby firmy.

 

Kluczem do angażowania jest poszukiwanie odmiennych pomysłów. Mamy skłonność do odhaczania punktów z listy. To pozornie posuwa sprawy do przodu. Pozornie, bo w trakcie realizacji napotykamy na mur innych osób. Dlaczego? Bo nie są przekonane do pomysłu.  Jeśli na spotkaniu zapytamy innych o zdanie to zyskujemy:

  1. Lepsze jakościowo rozwiązanie. Być może pierwszy pomysł wcale nie jest najlepszy.

  2. Odmienne punkty widzenia powodują uruchomienie emocji, czyli wzrost zaangażowania. Emocje = zaangażowanie.

Bardzo ważne jest jednak, by każdy mógł się wypowiedzieć do końca, tak by czuł się zrozumiany. To bardzo ważne: by to mówiący czuł się zrozumiany, a nie słuchający miał wrażenie, że rozumie. Możliwość wypowiedzenia „do końca” powoduje, że mamy wszystkie rozwiązania na stole i wybieramy najlepsze. Osoby, których pomysł nie został wybrany, będą miały poczucie wpływu na decyzję, a dzięki temu będą bardziej zaangażowane w jego realizację, staną się też „ambasadorami” rozwiązania.

 

Jak to wdrożyć?

Na spotkaniu dopytuj, naciskaj, inspiruj aby wydobyć z uczestników czy ktoś ma inny pomysł. Polaryzacja opinii jest wskazana. Osoby nieśmiałe zapytaj o ich zdanie. Wniosą albo nowe rozwiązanie, albo podpiszą się pod którymś, już wypowiedzianym.

 

A może masz jeszcze inne sprawdzone metody na zwiększenie zaangażowania uczestników spotkania?Zostaw swój komentarz. Chętnie na niego odpowiemy.

7 grzechów głównych spotkań

 

Spotkanie spotkaniu nie równe. Każde ma swój cel i powinno przynosić określone rezultaty (przekazanie informacji, decyzje, dalsze kroki).

Poniższe zasady obowiązują na każdym  spotkaniu. Oto czego powinniśmy unikać:

  1. Niepotrzebne spotkanie. Czy spotkanie, które planujesz odbyć jest niezbędne? Czy nie lepiej wysłać maila lub zadzwonić i chwilę porozmawiać z każdą z osób? Polecamy spotkania, ale uzasadnione. Po co się spotykać?

a) W celu przekazania informacji w taki sposób, aby mieć pewność, że dociera jednocześnie do wszystkich zainteresowanych. W przekazaniu informacji bardzo ważne jest otrzymanie informacji zwrotnej. Czy wszyscy obecni rozumieją konsekwencje przekazywanych wiadomości?

b) Podjęcie decyzji. Jeżeli zależy nam na szybkim podjęciu decyzji przez zespół, spotkanie prawdopodobnie będzie najefektywniejszym sposobem. Podjęcie decyzji skutkuje: zaprzestaniem działania (na przykład zamknięcie projektu), rozpoczęciem działania (np. uruchomienie nowej usługi, sprzedaż nowego produktu, poszukiwanie nowego magazynu, itd.), podjęciu dalszych kroków, czyli określeniu jakie działania należy podjąć.

Bardzo ważne jest by pamiętać, że spotkanie służy budowaniu relacji w zespole. Z tego wynika następny punkt.

2. Niewłaściwi uczestnicy. Czy treść spotkania dotyczy wszystkich zaproszonych osób? Być może zapraszamy kogoś, jako widza, którego informacja dotyczy w pośredni sposób i wystarczy go poinformować po spotkaniu. Jest też druga strona monety. Jeśli na spotkaniu potrzebujemy podjąć decyzję, to czy na pokładzie mamy wszystkie osoby, których głos jest ważny? Czy nikogo nie pomijamy?

3. Brak celu i kryteriów oceny spotkania. Czy organizując spotkanie wiemy, jakie rezultaty ma przynieść? Czy rezultaty znane są osobą zaproszonym?  Czy wiemy po czym poznamy, że spotkanie było efektywne? Jeśli chociaż jedna odpowiedź jest negatywna, to spotkanie może przynieść rozczarowanie i poczucie straty czasu.

4. Dygresje. Z naszych obserwacji wynika, że spotkania schodzą na manowce, przez różne dygresje. Niestety dość często nie są to merytorycznie istotne rzeczy, a celem jest udowodnienie kto ma racje. Najczęściej wygrywa ten kto jest sprawniejszy w dyskusji lub ma wyższe stanowisko. Według nas, jest to największy „grzech” popełniany na spotkaniach.

Dla tego punktu i dla kolejnego, bardzo ważna jest rola organizatora spotkania. To na nim głównie leży odpowiedzialność trzymania uczestników w ryzach.

5. My sobie, czas sobie. O ile spotkania w pracy zaczynają się w miarę punktualnie, o tyle kończą wtedy, kiedy prowadzący uzna to za stosowne. W praktyce oznacza to, że spotkania są przeciągane. Uwaga: jest to uwarunkowane kulturowo! Im bardziej na południe, tym większa swoboda w podejściu do czasu, im bardziej na północ tym większy reżim czasowy.

6. Brak rozmowy o jakości spotkań. Jeśli mielibyśmy dać tylko jedną wskazówkę, co należy zrobić aby jakość spotkań podnieść, to powiedziałbym porozmawiaj o tym z uczestnikami. Co podobało mi się w spotkaniu? Co należy zmienić, abym uznał/uznała spotkanie za bardziej efektywne? I tak na każdym spotkaniu, aż do chwili, kiedy uczestnicy uznają, że są zadowoleni i nic nie trzeba zmieniać. Zapewniamy, że o ile na początku uwag będzie dużo, o tyle po pewnym czasie ich liczba spadnie do 1-2 uwag.

7. Zatrzymanie informacji ze spotkania tylko dla siebie. Brak kaskadowania jest ostatnim elementem w zestawieniu. Kaskadowanie, czyli przekazywanie informacji zaczyna się na spotkaniu. Na spotkaniu określamy, jakie informacje i komu przekazujemy dalej. I nie chodzi wcale o to, by bronić dostępu do informacji w myśl zasady, kto ma informacje, ten ma władzę. Uważamy, że należy przekazać, jak najwięcej niezbędnych informacji. Z jednej strony należy pamiętać, że obecnie mamy do czynienia ze stresem informacyjnym (zalewem informacji). Z drugiej, jeżeli na spotkaniu były poruszane sprawy ważne dla organizacji, to należy je przekazać innym.

Przekazujemy kluczowe informacje, decyzje i wynikające z nich dalsze kroki.

Jak podoba Ci się nasze 7 grzechów głównych spotkań?

A może masz swoje, które warto by dodatkowo omówić?

Zostaw komentarz poniżej a napewno na niego odpowiemy.

© 2018, efektywnespotkaniabiznesowe.pl

Realizacja: intype.pl

Ogarnij efektywnie własne spotkania! Zapisz się poniżej i odbierz narzędzie, którym realnie ocenisz silne i słabe strony Twoich spotkań!

Tylko konkrety o prowadzeniu efektywnych spotkań biznesowych!

Nowy materiał w każdy poniedziałek prosto do Twojej skrzynki. Zero spamu od nas!

Wyrażam zgodę na otrzymywanie drogą elektroniczną na wskazany przeze mnie adres email informacji handlowej w rozumieniu art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną od Teampartners Krzysztof Bobiński z siedzibą w Zamieniu (05-500), przy ul. Szafranowej 7

FreshMail.pl