FreshMail.pl

7 grzechów głównych spotkań

 

Spotkanie spotkaniu nie równe. Każde ma swój cel i powinno przynosić określone rezultaty (przekazanie informacji, decyzje, dalsze kroki).

Poniższe zasady obowiązują na każdym  spotkaniu. Oto czego powinniśmy unikać:

  1. Niepotrzebne spotkanie. Czy spotkanie, które planujesz odbyć jest niezbędne? Czy nie lepiej wysłać maila lub zadzwonić i chwilę porozmawiać z każdą z osób? Polecamy spotkania, ale uzasadnione. Po co się spotykać?

a) W celu przekazania informacji w taki sposób, aby mieć pewność, że dociera jednocześnie do wszystkich zainteresowanych. W przekazaniu informacji bardzo ważne jest otrzymanie informacji zwrotnej. Czy wszyscy obecni rozumieją konsekwencje przekazywanych wiadomości?

b) Podjęcie decyzji. Jeżeli zależy nam na szybkim podjęciu decyzji przez zespół, spotkanie prawdopodobnie będzie najefektywniejszym sposobem. Podjęcie decyzji skutkuje: zaprzestaniem działania (na przykład zamknięcie projektu), rozpoczęciem działania (np. uruchomienie nowej usługi, sprzedaż nowego produktu, poszukiwanie nowego magazynu, itd.), podjęciu dalszych kroków, czyli określeniu jakie działania należy podjąć.

Bardzo ważne jest by pamiętać, że spotkanie służy budowaniu relacji w zespole. Z tego wynika następny punkt.

2. Niewłaściwi uczestnicy. Czy treść spotkania dotyczy wszystkich zaproszonych osób? Być może zapraszamy kogoś, jako widza, którego informacja dotyczy w pośredni sposób i wystarczy go poinformować po spotkaniu. Jest też druga strona monety. Jeśli na spotkaniu potrzebujemy podjąć decyzję, to czy na pokładzie mamy wszystkie osoby, których głos jest ważny? Czy nikogo nie pomijamy?

3. Brak celu i kryteriów oceny spotkania. Czy organizując spotkanie wiemy, jakie rezultaty ma przynieść? Czy rezultaty znane są osobą zaproszonym?  Czy wiemy po czym poznamy, że spotkanie było efektywne? Jeśli chociaż jedna odpowiedź jest negatywna, to spotkanie może przynieść rozczarowanie i poczucie straty czasu.

4. Dygresje. Z naszych obserwacji wynika, że spotkania schodzą na manowce, przez różne dygresje. Niestety dość często nie są to merytorycznie istotne rzeczy, a celem jest udowodnienie kto ma racje. Najczęściej wygrywa ten kto jest sprawniejszy w dyskusji lub ma wyższe stanowisko. Według nas, jest to największy „grzech” popełniany na spotkaniach.

Dla tego punktu i dla kolejnego, bardzo ważna jest rola organizatora spotkania. To na nim głównie leży odpowiedzialność trzymania uczestników w ryzach.

5. My sobie, czas sobie. O ile spotkania w pracy zaczynają się w miarę punktualnie, o tyle kończą wtedy, kiedy prowadzący uzna to za stosowne. W praktyce oznacza to, że spotkania są przeciągane. Uwaga: jest to uwarunkowane kulturowo! Im bardziej na południe, tym większa swoboda w podejściu do czasu, im bardziej na północ tym większy reżim czasowy.

6. Brak rozmowy o jakości spotkań. Jeśli mielibyśmy dać tylko jedną wskazówkę, co należy zrobić aby jakość spotkań podnieść, to powiedziałbym porozmawiaj o tym z uczestnikami. Co podobało mi się w spotkaniu? Co należy zmienić, abym uznał/uznała spotkanie za bardziej efektywne? I tak na każdym spotkaniu, aż do chwili, kiedy uczestnicy uznają, że są zadowoleni i nic nie trzeba zmieniać. Zapewniamy, że o ile na początku uwag będzie dużo, o tyle po pewnym czasie ich liczba spadnie do 1-2 uwag.

7. Zatrzymanie informacji ze spotkania tylko dla siebie. Brak kaskadowania jest ostatnim elementem w zestawieniu. Kaskadowanie, czyli przekazywanie informacji zaczyna się na spotkaniu. Na spotkaniu określamy, jakie informacje i komu przekazujemy dalej. I nie chodzi wcale o to, by bronić dostępu do informacji w myśl zasady, kto ma informacje, ten ma władzę. Uważamy, że należy przekazać, jak najwięcej niezbędnych informacji. Z jednej strony należy pamiętać, że obecnie mamy do czynienia ze stresem informacyjnym (zalewem informacji). Z drugiej, jeżeli na spotkaniu były poruszane sprawy ważne dla organizacji, to należy je przekazać innym.

Przekazujemy kluczowe informacje, decyzje i wynikające z nich dalsze kroki.

Jak podoba Ci się nasze 7 grzechów głównych spotkań?

A może masz swoje, które warto by dodatkowo omówić?

Zostaw komentarz poniżej a napewno na niego odpowiemy.

2 thoughts on “7 grzechów głównych spotkań

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

© 2018, efektywnespotkaniabiznesowe.pl

Realizacja: intype.pl

Ogarnij efektywnie własne spotkania! Zapisz się poniżej i odbierz narzędzie, którym realnie ocenisz silne i słabe strony Twoich spotkań!

Tylko konkrety o prowadzeniu efektywnych spotkań biznesowych!

Nowy materiał w każdy poniedziałek prosto do Twojej skrzynki. Zero spamu od nas!

Wyrażam zgodę na otrzymywanie drogą elektroniczną na wskazany przeze mnie adres email informacji handlowej w rozumieniu art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną od Teampartners Krzysztof Bobiński z siedzibą w Zamieniu (05-500), przy ul. Szafranowej 7

FreshMail.pl