FreshMail.pl

Oddychaj, proszę oddychaj! Czyli co robić gdy nadchodzi trudne spotkanie.

Budzisz się o poranku. Nie spałeś dobrze. Niby długo bo aż 7 godzin (sic!) ale niespokojnie. Pierwsza myśl o poranku…OMG to dzisiaj mam to trudne spotkanie dotyczące…Twoje całe ciało się powoli spina na samą myśl o możliwej jatce podczas tego spotkania. Wstajesz powoli, ociężale ruszasz w kierunku łazienki jak skazaniec za ciężkie przestępstwo. Wiesz, że przez to spotkanie ten dzień będzie ciężki, pozbawiony radości a nawet może przygnębiający. Im bardziej myślisz o tym spotkaniu tym bardziej “odcina” Ci tlen i tracisz poczucie pewności. I co ja mam z tym zrobić myślisz sobie… A może by jednak spróbować zmienić ten dzień w lepszy, Tylko jak?

Trudne spotkania, niezależnie czy dotyczą informowania klienta o podwyżce cen czy przewodniczenia dalekiemu od entuzjazmu spotkaniu na temat słabych wyników – są nieodłączną częścią każdej pracy. Wszyscy się kiedyś na to natknęliśmy, Być może twój szef zrugał cię kiedyś podczas burzliwej dyskusji w zespole, twój najlepsza  sprzedawca wyszedł ze spotkanie podczas rozmowy o wynikach pracy, a może i twój klient odwiesił słuchawkę, kiedy byłeś w pół zdania, że musicie w tym roku podnieść ceny. Z powodu takich spotkań i rozmów staramy się ich unikać. Ale to nie jest właściwa reakcja. Wszak trudne rozmowy nie są niczym nadzwyczajnym tylko naturalnym elementem każdej ścieżki zawodowej. Najważniejsze to nauczyć się, jak takie spotkanie prowadzić, by uzyskać lepszy wynik. Poniżej kilka wskazówek jak prowadzić trudne spotkania i rozmowy tak aby osiągnąć to, czego się chce, a jednocześnie nie zburzyć relacji z uczestnikami w trakcie takiej rozmowy.

Nie będzie tak źle

Jeżeli wychodzisz z nastawieniem, że czeka cię trudne spotkanie, tym większe jest prawdopodobieństwo, że jeszcze przed jego rozpoczęciem spotkania będziesz zdenerwowany czy wręcz wkurzony. Wysil się więc i zacznij myśleć bardziej pozytywnie. Wiesz, że będzie trudno więc po co jeszcze się dobijać w środku dodatkową demotywacją.  Na przykład nie ganisz każdego za złe wyniki, ale wspólnie z uczestnikami szukasz konstruktywnego sposobu wyjścia z tej sytuacji. Nie odmawiasz przełożonemu, tylko oferujesz inne rozwiązania. Trudne spotkania przebiegają dużo lepiej jeśli w swojej głowie dołożysz starań aby traktować je jak zwyczajne rozmowy.

Oddychaj oddychaj oddychaj

Pamiętaj, że fizyki swojego mózgu nie oszukasz. Im bardziej jesteś opanowany, spokojny i świadomy, tym łatwiej przychodzi ci prowadzenie trudnych spotkań. Co bardzo pomaga w uzyskaniu powyższego stanu. ODDYCHAJ! Zacznij praktykować robienie regularnych przerw w ciągu dnia na rzecz świadomego oddychania. Bardzo pomaga to w stymulowaniu koncentracji oraz uodparnia twój mózg na wszelkie ciosy z zewnątrz. Zachowanie takie bardzo dobrze się sprawdza także, kiedy jesteśmy w środku trudnej rozmowy podczas spotkania. Jeśli czujesz, że eksplozja negatywnych emocji nadciąga to np. unieś filiżankę kawy po to aby zrobić głęboki oddech albo wyjdź z pokoju, przejdź się po biurze – oddychając głęboko. To naprawdę pomaga tylko musisz sam spróbować! Jeśli wyrobisz  w sobie taki nawyk będziesz niezniszczalny.

Empatia czyni cuda

Nie podejmuj trudnego spotkania z nastawieniem albo będzie po mojemu, albo zapomnij. Przed podjęciem trudnego tematu odpowiedz sobie szczerze: co jest problem dla Ciebie? co może być problemem dla uczestników podczas spotkania? Może się okazać, że nie znasz opinii innych i wtedy przyznaj się do tego i ich zapytaj. Pokaż, że Ci zależy na opinii innych, jeśli chcesz rzeczywiście rozwiązać problem podczas spotkania. Weź też pod uwagę słowa i ton wypowiedzi rozmówców. Kiedy już masz potrzebne informacje, zwróć uwagę, w których punktach wasze stanowiska się pokrywają. Doświadczenie podpowiada nam, że tego typu rozmowy często prowadzą do napięć w relacjach, co może być dość dolegliwe. Pamiętaj o uczuciach drugiej strony, wczuj się w sytuację rozmówcy. To może wcale nie być przyjemne, ale pozwoli Ci zakomunikować trudne wieści z podniesioną przyłbicą, szczerze i uczciwie. Pamiętaj jednak, że najgorszą rzeczą, jaką możesz zrobić, jest proszenie rozmówcy o wyrozumiałość. Nie pozwalaj sobie na stwierdzenia w stylu: tak mi niezręcznie, że muszę to powiedzieć albo to dla mnie bardzo trudne. Nie wchodź w rolę ofiary. Twoje trudne spotkanie ma się zakończyć konstruktywnym wnioskiem co robimy dalej a nie wzajemnym biczowaniem się w oparach własnych krzywd.

Zwolnij, słuchaj i myśl

Aby możliwe podczas trudnego spotkania napięcie nie przerodziło się w otwarte starcie, zwalniaj celowo tempo rozmowy. Wolne, rozmyślne wypowiadanie własnych słów oraz odczekanie przed udzieleniem odpowiedzi daje Ci szansę na znalezienie właściwych wyrażeń, ale przede wszystkim pomaga rozproszyć negatywne emocje po stronie rozmówcy. Jeżeli dodatkowo demonstrujemy uważne słuchanie tego, co ma nam do powiedzenia druga osoba, łatwiej nam odnieść się do właściwych problemów i rozmowa zawsze staje się bardziej owocna. Częsty obrazek podczas spotkań z mówieniem „rozumiem, co mówisz”, kiedy bawimy się smartfonem albo stukamy w klawisze laptopa, jest wręcz obraźliwe i tylko zaognia na nowo wyciszone chwilo emocje rozmówcy.

Jeżeli uczestniczysz w spotkaniu podczas którego twoje stanowisko sprawi kłopot drugiej stronie bądź innym uczestnikom to zaoferuj im coś w zamian. Ekonomia wzajemności działa również w takim przypadku. Jeśli np. musisz powiedzieć przełożonemu, że nie możesz podjąć się określonego zadania, podsuń mu jakąś praktyczną alternatywę. Bądź konstruktywny bo nikt nie lubi i nie chce problemów. Przedstawienie różnych opcji rozwiązań pomaga drugiej stronie wyjść z problemu, a przy okazji jest oznaką szacunku.

Po odbyciu trudnej rozmowy, warto przemyśleć to, co zostało powiedziane, podsumowując, co poszło dobrze, a co nie. Poświęć trochę czasu i przeanalizuj, dlaczego zareagowałeś tak a nie inaczej a co mogłeś zrobić inaczej. Zalecamy również by zwrócić uwagę na reakcję innych uczestników spotkania i przypomnieć sobie bardzo konkretne sytuacje, które wyzwoliły negatywne emocje. Naucz się, jak można by je rozbroić, bo prowadzenie trudnych rozmów to tylko i aż cenna umiejętność.

Podobał Ci się ten artykuł? Zostaw nam swój komentarz. Daj znać, które aspekty trudnych rozmów albo ich praktyczne sytuacje warto by wziąć na warsztat w ramach naszego bloga. Napisz do nas na LinkedIn co Cię szczególnie interesuje a obiecujemy się tym rzeczowo zająć.

Przewodnik wycieczki

Lubię polskie Parki Narodowe, a szczególnie w Białowieży. Wybraliśmy się kiedyś na wycieczkę z działem, w którym pracowałem. To był ostatni weekend października. W puszczy białowieskiej jest trasa, która się nazywa Carska Tropina. Ponoć za czasów carskich była to ulubiona trasa carskich myśliwych. Wybraliśmy się w tę trasę późno, bo o 15ej. Pod koniec października słońce zachodzi po 16ej. Już będąc na miejscu, stwierdziłem, że musimy się pospieszyć, bo jeśli noc nas zastanie w lesie, to możemy się zgubić, bo trudno znaleźć oznaczenie szlaku na drzewach.  

Wiedziałem, że trasa wiedzie tak, że w końcu dojdziemy do linii kolejki wąskotorowej. Puszcza jest poprzecina duktami leśnymi, które gęsto są utkane w puszczy. Idąc torami wrócimy na parking…

Prowadzący spotkanie to taki przewodnik wycieczki i powinien zwracać uwagę na dwie rzeczy: na tematy, które mają być poruszane spotkaniu (agenda) oraz na uczestników (jak się zachowują). Podobnie przewodnik, musi znać kierunek oraz dbać o towarzyszy.

Na początku zebrania, osoba prowadząca spotkanie powinna wyjaśnić jaki ma być rezultat spotkania (poszczególnych punktów agendy). Czy chodzi o przekazanie informacji, czy podjęcie decyzji, czy może zgłębienie problemu i znalezienie rozwiązania. Być może na spotkaniu nie uda się zaleźć rozwiązania, wtedy można powołać grupę roboczą, która przygotuje rekomendacje na następne spotkanie.

W takcie omawiania prowadzący powinien się upewnić, czy każdy wie o czym mówimy i dlaczego o tym mówimy. Następnie być wyczulonym, czy osoby nie roztrząsają spraw, które są już zamknięte lub nie zajmują się rzeczami, które nie znajdują się na agendzie.

Jeśli chodzi o uczestników to o doborze pisaliśmy w artykule 7 grzechów głównych. Dziś parę słów o sposobie w jaki można wykorzystać miejsca przy stole, by wpłynąć na dyskusje. Od razu zaznaczam, że nie jesteśmy fanami „posiedzeń”. Odradzamy wręcz, aby spotkania odbywały się na siedząco, a uczestnicy byli przyspawani do swoich siedzeń. Wręcz przeciwnie. Zachęcamy do częstej zmiany miejsc, do wykorzystania całej przestrzeni miejsca narady. By część pracy odbywała się na stojąco, to powoduje, że spotkania są atrakcyjniejsze. Jeśli jednak, trzeba usiąść, to zajmowane miejsce będzie miała wpływ na przebieg spotkania.

Siedzenie naprzeciwko siebie to pozycja konfrontacyjna. Sprzyja wystąpieniu opozycji, podkręceniu dyskusji, tworzeniu konfliktu. Lider spotkania, powinien zastanowić się, kto powinien usiąść vis a vis niego. Z kolei siedzenie obok zdecydowanie utrudnia konfrontacje. Może warto aby na miejscu obok usiadł ktoś, z kim przydałoby się zbudować sojusz?

Jeśli prowadzący spotkanie siedzi wzdłuż stołu, a nie na jego szczycie, to warto pamiętać, że po jego prawej ręce jest „strefa ciszy”. Te osoby najrzadziej zabierają głos. A skoro już mowa o miejscu przy stole samego lidera, to w przypadku jeśli lider usiądzie na szczycie długiego, wąskiego stołu, to im bliżej lidera, tym bardziej honorowe miejsce. W tym przypadku osoby najbardziej oddalone od prowadzącego spotkanie, będą się odzywać najrzadziej. Wielu prowadzących spotkanie mając tego świadomość i nie chcąc eksponować swojej roli siada na środku stołu.

O tym w jaki sposób opanowywać „gaduły” i angażować „milczących”, w kolejnych odcinkach

I  na koniec pytanie? Po co efektywnie prowadzić spotkania? Dla mnie odpowiedzią jest, aby na przykład mieć czas pojechać do Białowieży 😉

“Protokół dyplomatyczny” spotkań online

– Halo? Słychać mnie?… Dlaczego nikt nie odpowiada na pytanie?…Halo?

– Yyyhm…Sorki naprawdę, ale miałem włączony mute. Co mówiłeś?

Podczas spotkania online w takiej sytuacji sam nie wiesz, czy to Ty jesteś z innej planety (tych sumiennych) czy też współuczestnik spotkania robi się po prostu w balona. Tak czy inaczej sytuacja nie należy do przyjemnych, ale niestety częstych i przeczy efektywności spotkań a już szczególnie tych online. Co zrobić aby przeprowadzić spotkanie online takie jak telekonferencję czy też sesję typu Webex albo Teams, aby unikać sytuacji jak zilustrowana powyżej?

Punktualność. Szanuj czas uczestników oraz własny. Zacznij więc spotkanie online punktualnie i bez zwłoki (najczęstsza wymówka to “sorry, ale nie mogłem sie wdzwonic”) bo inaczej spóźnianie się na spotkania online szybko stanie się normą. Złudna jest efektywność dołączania do spotkań online 15 sekund przed ich rozpoczęciem “bo przecież nie muszę szukać wolnego krzesła” albo “witać się z wszystkimi w sali”. Dodatkowo będąc prowadzącym pilnuj czasu trwania poszczególnych części spotkania – wg agendy – oraz terminowego zakończenia całego spotkania.

Zasady komunikacji. W bardzo interesującej książce Power Cues, która opowiada o sposobach prowadzenia działań grupowych na poziomie zachowań mózgu autor radzi, by planując spotkania online, dzielić je na dziesięciominutowe segmenty. Wynika to z faktu, iż taka forma spotkań powoduje, iż po tym czasie nasze skupienie zaczyna maleć. Dodatkowo wspomina o konieczności żelaznego trzymania się poniższych czynności, aby nieustannie stymulować skupienie uczestników:

  • sprawdzenie listy obecności połączonej z krótkim przedstawieniem się uczestników.
  • powitanie – bardzo ważny element gdyż, nastrój prowadzącego udziela się uczestnikom.
  • raz jeszcze cel i agenda spotkania – nawet jeśli było to w zaproszeniu to trzeba przypomnieć po co się spotykacie i co po kolei będziecie omawiać.
  • określenie stylu pracy na spotkaniu online: krótkie wypowiedzi, przedstawianie się przed każdą wypowiedzią, krótkie przerwy na komentarze od pozostałych rozmówców, mówienie wyraźnie i bez pośpiechu, nie przerywanie innym uczestnikom, jasne wskazywanie osób do których kierowane jest pytanie,
  • jasne wskazanie osoby, która robi notatki ze spotkania o ile  całe nie jest nagrywane.

W trakcie przebiegu spotkania online praktycznie niezależnie od jego platformy (telekonferencja, sesja typu Skype czy Zoom etc) funkcja MUTE ma kolosalne znaczenie. Dlaczego? Bo nie wiadomo kiedy trzeba będzie ją wyłączyć!

O tym co można robić podczas telekonferencji z włączoną funkcją MUTE można przeczytać na tym blogu w tym artykule. Dlatego warto zatroszczyć się o to, aby na czas spotkania online usunąć szczekające psy, ściszyć jingle z Netflixa na naszym tablecie, wyłączyć dzwonek VII symfonii Beethovena w naszym telefonie etc. Jeśli to Ty prowadzisz spotkanie online nie wahaj się wyciszać autorytatywnie tych uczestników spotkania, którzy nie respektują wyciszenia swojego otoczenia jak wyłączają MUTE. Nie ma nic bardziej destrukcyjnego dla efektywności spotkania jak odgłos wody z sedesu albo głos Pana Kanapki, który właśnie poleca zestaw śniadaniowy uczestnikowi spotkania online :-). Z naszego doświadczenie wynika, że uczestnicy bardziej cenią wartościowo wykorzystany czas niż delikatność prowadzącego spotkanie.

Przebieg spotkania. Nie da się ukryć, że rozmowy telekonferencyjne są często trudniejsze od zwyczajnych spotkań. Rozmawiając przez telefon, nie mamy możliwości odbioru języka ciała, nie wiemy, jakie gesty wykonują rozmówcy ani w jakim są humorze. Ton głosu prowadzącego jest kluczem do podtrzymania dynamiki spotkania. W trakcie spotkania musimy stymulować uczestników spotkania aby dodali do rozmowy te elementy i opisy swojej wypowiedzi, który wyrazi ich emocje np. cieszę się, że rozwiązałeś ten problem. Zwracaj uwagę na zbyt długo milczących uczestników i zachęcaj ich do udziału pytaniami np. jeśli ktoś popadł w tzw. “Twórczą zadumę” (może nawet z Panem Kanapką :-), nawet zwykłe „czy myślisz, że to dobry pomysł Zenon?” wyrwie go z błogiego “rozmarzenia” i zmotywuje do większej aktywności. Podobnie powinno to wyglądać ze strony uczestnika spotkania online. Należy innym uczestnikom przypominać o swojej obecności. Po 20‑25 minutach spotkania najlepiej zadać jakieś pytanie albo powiedzieć coś w komentarzu, by zaznaczyć, że wciąż uczestniczymy w rozmowie.

Nasze doświadczenie wskazuje też jednoznacznie na stosowanie zestawu słuchawkowego zamiast komórki czy nawet telefonu stacjonarnego w trybie głośnomówiącym dla uczestników spotkań na odległość. Jeżeli telefon jest gdzieś dalej, a komputer jest bliżej, łatwiej skupić się na tym drugim. Co więcej miej pełną świadomość, iż zestaw słuchawkowy z redukcja szumów lepiej przekazuje to co mówisz a nie tak jak tryb głośnomówiący w telefonie zbiera głównie dźwięki z otoczenia. Znamy ten efekt, gdy zamiast głosu słychać nawet szelest kartek, stukot palców w klawiaturę albo robotników zza ściany u sąsiada. Każdy z tych problemów sprawia, że twoje spotkanie jest mniej efektywne, uczestnikom trudno się skoncentrować na meritum a poziom twojego stresu błyskawicznie osiąga zenit.

Podobał Ci się ten artykuł? Temat spotkań online bądź innej formy współpracy grupowej na odległość  należy do zakresu bardzo intensywnych działań wielu firm w zakresie ich realnej efektywności. Zostaw proszę swój komentarz jakie elementy spotkań online chciałbyś abyśmy poruszali dalej na naszym blogu. A już niedługo wypatruj artykułu “Przegląd platform technologicznych do spotkań online”, który podpowie Ci jak wybrać narzędzie do Twoich spotkań online, abyś nie miał wrażenia, że siedzisz w kokpicie myśliwca bojowego…..

© 2018, efektywnespotkaniabiznesowe.pl

Realizacja: intype.pl