FreshMail.pl

“Protokół dyplomatyczny” spotkań online

– Halo? Słychać mnie?… Dlaczego nikt nie odpowiada na pytanie?…Halo?

– Yyyhm…Sorki naprawdę, ale miałem włączony mute. Co mówiłeś?

Podczas spotkania online w takiej sytuacji sam nie wiesz, czy to Ty jesteś z innej planety (tych sumiennych) czy też współuczestnik spotkania robi się po prostu w balona. Tak czy inaczej sytuacja nie należy do przyjemnych, ale niestety częstych i przeczy efektywności spotkań a już szczególnie tych online. Co zrobić aby przeprowadzić spotkanie online takie jak telekonferencję czy też sesję typu Webex albo Teams, aby unikać sytuacji jak zilustrowana powyżej?

Punktualność. Szanuj czas uczestników oraz własny. Zacznij więc spotkanie online punktualnie i bez zwłoki (najczęstsza wymówka to “sorry, ale nie mogłem sie wdzwonic”) bo inaczej spóźnianie się na spotkania online szybko stanie się normą. Złudna jest efektywność dołączania do spotkań online 15 sekund przed ich rozpoczęciem “bo przecież nie muszę szukać wolnego krzesła” albo “witać się z wszystkimi w sali”. Dodatkowo będąc prowadzącym pilnuj czasu trwania poszczególnych części spotkania – wg agendy – oraz terminowego zakończenia całego spotkania.

Zasady komunikacji. W bardzo interesującej książce Power Cues, która opowiada o sposobach prowadzenia działań grupowych na poziomie zachowań mózgu autor radzi, by planując spotkania online, dzielić je na dziesięciominutowe segmenty. Wynika to z faktu, iż taka forma spotkań powoduje, iż po tym czasie nasze skupienie zaczyna maleć. Dodatkowo wspomina o konieczności żelaznego trzymania się poniższych czynności, aby nieustannie stymulować skupienie uczestników:

  • sprawdzenie listy obecności połączonej z krótkim przedstawieniem się uczestników.
  • powitanie – bardzo ważny element gdyż, nastrój prowadzącego udziela się uczestnikom.
  • raz jeszcze cel i agenda spotkania – nawet jeśli było to w zaproszeniu to trzeba przypomnieć po co się spotykacie i co po kolei będziecie omawiać.
  • określenie stylu pracy na spotkaniu online: krótkie wypowiedzi, przedstawianie się przed każdą wypowiedzią, krótkie przerwy na komentarze od pozostałych rozmówców, mówienie wyraźnie i bez pośpiechu, nie przerywanie innym uczestnikom, jasne wskazywanie osób do których kierowane jest pytanie,
  • jasne wskazanie osoby, która robi notatki ze spotkania o ile  całe nie jest nagrywane.

W trakcie przebiegu spotkania online praktycznie niezależnie od jego platformy (telekonferencja, sesja typu Skype czy Zoom etc) funkcja MUTE ma kolosalne znaczenie. Dlaczego? Bo nie wiadomo kiedy trzeba będzie ją wyłączyć!

O tym co można robić podczas telekonferencji z włączoną funkcją MUTE można przeczytać na tym blogu w tym artykule. Dlatego warto zatroszczyć się o to, aby na czas spotkania online usunąć szczekające psy, ściszyć jingle z Netflixa na naszym tablecie, wyłączyć dzwonek VII symfonii Beethovena w naszym telefonie etc. Jeśli to Ty prowadzisz spotkanie online nie wahaj się wyciszać autorytatywnie tych uczestników spotkania, którzy nie respektują wyciszenia swojego otoczenia jak wyłączają MUTE. Nie ma nic bardziej destrukcyjnego dla efektywności spotkania jak odgłos wody z sedesu albo głos Pana Kanapki, który właśnie poleca zestaw śniadaniowy uczestnikowi spotkania online :-). Z naszego doświadczenie wynika, że uczestnicy bardziej cenią wartościowo wykorzystany czas niż delikatność prowadzącego spotkanie.

Przebieg spotkania. Nie da się ukryć, że rozmowy telekonferencyjne są często trudniejsze od zwyczajnych spotkań. Rozmawiając przez telefon, nie mamy możliwości odbioru języka ciała, nie wiemy, jakie gesty wykonują rozmówcy ani w jakim są humorze. Ton głosu prowadzącego jest kluczem do podtrzymania dynamiki spotkania. W trakcie spotkania musimy stymulować uczestników spotkania aby dodali do rozmowy te elementy i opisy swojej wypowiedzi, który wyrazi ich emocje np. cieszę się, że rozwiązałeś ten problem. Zwracaj uwagę na zbyt długo milczących uczestników i zachęcaj ich do udziału pytaniami np. jeśli ktoś popadł w tzw. “Twórczą zadumę” (może nawet z Panem Kanapką :-), nawet zwykłe „czy myślisz, że to dobry pomysł Zenon?” wyrwie go z błogiego “rozmarzenia” i zmotywuje do większej aktywności. Podobnie powinno to wyglądać ze strony uczestnika spotkania online. Należy innym uczestnikom przypominać o swojej obecności. Po 20‑25 minutach spotkania najlepiej zadać jakieś pytanie albo powiedzieć coś w komentarzu, by zaznaczyć, że wciąż uczestniczymy w rozmowie.

Nasze doświadczenie wskazuje też jednoznacznie na stosowanie zestawu słuchawkowego zamiast komórki czy nawet telefonu stacjonarnego w trybie głośnomówiącym dla uczestników spotkań na odległość. Jeżeli telefon jest gdzieś dalej, a komputer jest bliżej, łatwiej skupić się na tym drugim. Co więcej miej pełną świadomość, iż zestaw słuchawkowy z redukcja szumów lepiej przekazuje to co mówisz a nie tak jak tryb głośnomówiący w telefonie zbiera głównie dźwięki z otoczenia. Znamy ten efekt, gdy zamiast głosu słychać nawet szelest kartek, stukot palców w klawiaturę albo robotników zza ściany u sąsiada. Każdy z tych problemów sprawia, że twoje spotkanie jest mniej efektywne, uczestnikom trudno się skoncentrować na meritum a poziom twojego stresu błyskawicznie osiąga zenit.

Podobał Ci się ten artykuł? Temat spotkań online bądź innej formy współpracy grupowej na odległość  należy do zakresu bardzo intensywnych działań wielu firm w zakresie ich realnej efektywności. Zostaw proszę swój komentarz jakie elementy spotkań online chciałbyś abyśmy poruszali dalej na naszym blogu. A już niedługo wypatruj artykułu “Przegląd platform technologicznych do spotkań online”, który podpowie Ci jak wybrać narzędzie do Twoich spotkań online, abyś nie miał wrażenia, że siedzisz w kokpicie myśliwca bojowego…..

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

© 2018, efektywnespotkaniabiznesowe.pl

Realizacja: intype.pl

Ogarnij efektywnie własne spotkania! Zapisz się poniżej i odbierz narzędzie, którym realnie ocenisz silne i słabe strony Twoich spotkań!

Tylko konkrety o prowadzeniu efektywnych spotkań biznesowych!

Nowy materiał w każdy poniedziałek prosto do Twojej skrzynki. Zero spamu od nas!

Wyrażam zgodę na otrzymywanie drogą elektroniczną na wskazany przeze mnie adres email informacji handlowej w rozumieniu art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną od Teampartners Krzysztof Bobiński z siedzibą w Zamieniu (05-500), przy ul. Szafranowej 7

FreshMail.pl