FreshMail.pl

Oddychaj, proszę oddychaj! Czyli co robić gdy nadchodzi trudne spotkanie.

Budzisz się o poranku. Nie spałeś dobrze. Niby długo bo aż 7 godzin (sic!) ale niespokojnie. Pierwsza myśl o poranku…OMG to dzisiaj mam to trudne spotkanie dotyczące…Twoje całe ciało się powoli spina na samą myśl o możliwej jatce podczas tego spotkania. Wstajesz powoli, ociężale ruszasz w kierunku łazienki jak skazaniec za ciężkie przestępstwo. Wiesz, że przez to spotkanie ten dzień będzie ciężki, pozbawiony radości a nawet może przygnębiający. Im bardziej myślisz o tym spotkaniu tym bardziej “odcina” Ci tlen i tracisz poczucie pewności. I co ja mam z tym zrobić myślisz sobie… A może by jednak spróbować zmienić ten dzień w lepszy, Tylko jak?

Trudne spotkania, niezależnie czy dotyczą informowania klienta o podwyżce cen czy przewodniczenia dalekiemu od entuzjazmu spotkaniu na temat słabych wyników – są nieodłączną częścią każdej pracy. Wszyscy się kiedyś na to natknęliśmy, Być może twój szef zrugał cię kiedyś podczas burzliwej dyskusji w zespole, twój najlepsza  sprzedawca wyszedł ze spotkanie podczas rozmowy o wynikach pracy, a może i twój klient odwiesił słuchawkę, kiedy byłeś w pół zdania, że musicie w tym roku podnieść ceny. Z powodu takich spotkań i rozmów staramy się ich unikać. Ale to nie jest właściwa reakcja. Wszak trudne rozmowy nie są niczym nadzwyczajnym tylko naturalnym elementem każdej ścieżki zawodowej. Najważniejsze to nauczyć się, jak takie spotkanie prowadzić, by uzyskać lepszy wynik. Poniżej kilka wskazówek jak prowadzić trudne spotkania i rozmowy tak aby osiągnąć to, czego się chce, a jednocześnie nie zburzyć relacji z uczestnikami w trakcie takiej rozmowy.

Nie będzie tak źle

Jeżeli wychodzisz z nastawieniem, że czeka cię trudne spotkanie, tym większe jest prawdopodobieństwo, że jeszcze przed jego rozpoczęciem spotkania będziesz zdenerwowany czy wręcz wkurzony. Wysil się więc i zacznij myśleć bardziej pozytywnie. Wiesz, że będzie trudno więc po co jeszcze się dobijać w środku dodatkową demotywacją.  Na przykład nie ganisz każdego za złe wyniki, ale wspólnie z uczestnikami szukasz konstruktywnego sposobu wyjścia z tej sytuacji. Nie odmawiasz przełożonemu, tylko oferujesz inne rozwiązania. Trudne spotkania przebiegają dużo lepiej jeśli w swojej głowie dołożysz starań aby traktować je jak zwyczajne rozmowy.

Oddychaj oddychaj oddychaj

Pamiętaj, że fizyki swojego mózgu nie oszukasz. Im bardziej jesteś opanowany, spokojny i świadomy, tym łatwiej przychodzi ci prowadzenie trudnych spotkań. Co bardzo pomaga w uzyskaniu powyższego stanu. ODDYCHAJ! Zacznij praktykować robienie regularnych przerw w ciągu dnia na rzecz świadomego oddychania. Bardzo pomaga to w stymulowaniu koncentracji oraz uodparnia twój mózg na wszelkie ciosy z zewnątrz. Zachowanie takie bardzo dobrze się sprawdza także, kiedy jesteśmy w środku trudnej rozmowy podczas spotkania. Jeśli czujesz, że eksplozja negatywnych emocji nadciąga to np. unieś filiżankę kawy po to aby zrobić głęboki oddech albo wyjdź z pokoju, przejdź się po biurze – oddychając głęboko. To naprawdę pomaga tylko musisz sam spróbować! Jeśli wyrobisz  w sobie taki nawyk będziesz niezniszczalny.

Empatia czyni cuda

Nie podejmuj trudnego spotkania z nastawieniem albo będzie po mojemu, albo zapomnij. Przed podjęciem trudnego tematu odpowiedz sobie szczerze: co jest problem dla Ciebie? co może być problemem dla uczestników podczas spotkania? Może się okazać, że nie znasz opinii innych i wtedy przyznaj się do tego i ich zapytaj. Pokaż, że Ci zależy na opinii innych, jeśli chcesz rzeczywiście rozwiązać problem podczas spotkania. Weź też pod uwagę słowa i ton wypowiedzi rozmówców. Kiedy już masz potrzebne informacje, zwróć uwagę, w których punktach wasze stanowiska się pokrywają. Doświadczenie podpowiada nam, że tego typu rozmowy często prowadzą do napięć w relacjach, co może być dość dolegliwe. Pamiętaj o uczuciach drugiej strony, wczuj się w sytuację rozmówcy. To może wcale nie być przyjemne, ale pozwoli Ci zakomunikować trudne wieści z podniesioną przyłbicą, szczerze i uczciwie. Pamiętaj jednak, że najgorszą rzeczą, jaką możesz zrobić, jest proszenie rozmówcy o wyrozumiałość. Nie pozwalaj sobie na stwierdzenia w stylu: tak mi niezręcznie, że muszę to powiedzieć albo to dla mnie bardzo trudne. Nie wchodź w rolę ofiary. Twoje trudne spotkanie ma się zakończyć konstruktywnym wnioskiem co robimy dalej a nie wzajemnym biczowaniem się w oparach własnych krzywd.

Zwolnij, słuchaj i myśl

Aby możliwe podczas trudnego spotkania napięcie nie przerodziło się w otwarte starcie, zwalniaj celowo tempo rozmowy. Wolne, rozmyślne wypowiadanie własnych słów oraz odczekanie przed udzieleniem odpowiedzi daje Ci szansę na znalezienie właściwych wyrażeń, ale przede wszystkim pomaga rozproszyć negatywne emocje po stronie rozmówcy. Jeżeli dodatkowo demonstrujemy uważne słuchanie tego, co ma nam do powiedzenia druga osoba, łatwiej nam odnieść się do właściwych problemów i rozmowa zawsze staje się bardziej owocna. Częsty obrazek podczas spotkań z mówieniem „rozumiem, co mówisz”, kiedy bawimy się smartfonem albo stukamy w klawisze laptopa, jest wręcz obraźliwe i tylko zaognia na nowo wyciszone chwilo emocje rozmówcy.

Jeżeli uczestniczysz w spotkaniu podczas którego twoje stanowisko sprawi kłopot drugiej stronie bądź innym uczestnikom to zaoferuj im coś w zamian. Ekonomia wzajemności działa również w takim przypadku. Jeśli np. musisz powiedzieć przełożonemu, że nie możesz podjąć się określonego zadania, podsuń mu jakąś praktyczną alternatywę. Bądź konstruktywny bo nikt nie lubi i nie chce problemów. Przedstawienie różnych opcji rozwiązań pomaga drugiej stronie wyjść z problemu, a przy okazji jest oznaką szacunku.

Po odbyciu trudnej rozmowy, warto przemyśleć to, co zostało powiedziane, podsumowując, co poszło dobrze, a co nie. Poświęć trochę czasu i przeanalizuj, dlaczego zareagowałeś tak a nie inaczej a co mogłeś zrobić inaczej. Zalecamy również by zwrócić uwagę na reakcję innych uczestników spotkania i przypomnieć sobie bardzo konkretne sytuacje, które wyzwoliły negatywne emocje. Naucz się, jak można by je rozbroić, bo prowadzenie trudnych rozmów to tylko i aż cenna umiejętność.

Podobał Ci się ten artykuł? Zostaw nam swój komentarz. Daj znać, które aspekty trudnych rozmów albo ich praktyczne sytuacje warto by wziąć na warsztat w ramach naszego bloga. Napisz do nas na LinkedIn co Cię szczególnie interesuje a obiecujemy się tym rzeczowo zająć.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

© 2018, efektywnespotkaniabiznesowe.pl

Realizacja: intype.pl

Ogarnij efektywnie własne spotkania! Zapisz się poniżej i odbierz narzędzie, którym realnie ocenisz silne i słabe strony Twoich spotkań!

Tylko konkrety o prowadzeniu efektywnych spotkań biznesowych!

Nowy materiał w każdy poniedziałek prosto do Twojej skrzynki. Zero spamu od nas!

Wyrażam zgodę na otrzymywanie drogą elektroniczną na wskazany przeze mnie adres email informacji handlowej w rozumieniu art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną od Teampartners Krzysztof Bobiński z siedzibą w Zamieniu (05-500), przy ul. Szafranowej 7

FreshMail.pl