FreshMail.pl

Godzina lekcyjna a tygodniowe spotkania

Na wielu kursach i zajęciach słyszeliśmy, że człowiek dobrze się koncentruje przez 45 minut. Potem uwaga spada…

Dlatego nie wiedzieć czemu wykłady trwają 1,5 godziny, także na Wydziale Psychologii, na którym o długości czasu koncentracji słyszeliśmy pierwszy raz 😊

Dzisiaj zaczynamy cykl 4 artykułów, które podpowiedzą jak efektywnie przeprowadzać różne rodzaje spotkań. Zaczynamy od spotkania tygodniowego, które jest najpowszechniejsze. Spotkanie powinno być poświęcone sprawom bieżącym. Aby spotkanie było efektywne przydatne jest stosowanie kilku zasad.

Po co spotykać się co tydzień

Celem spotkania jest regularna wymiana informacji pomiędzy całym zespołem. Dlatego, jeśli ma mieć to sens, to powinno odbywać się regularnie (raz na tydzień lub co dwa tygodnie) i powinni na nim być wszystkie kluczowe osoby. Spotkanie powinno trwać krótko, najlepiej 45 minut. Na pewno nie może być dłuższe, niż 90 minut (jeśli się odbywa co dwa tygodnie). Narzucona rama czasowa, podnosi dynamikę spotkania. I tu ważna sprawa. Kulturowo udaje nam się dość często zacząć o czasie, ale mamy kłopot z kończeniem o czasie. Dlatego tak ważne jest, by przestrzegać terminowego zakończenia. Utrzymanie dyscypliny czasowej to rola prowadzącego.

Co powinno składać się na to spotkanie? Na początku spotkania, każdy w ciągu 60 sekund powinien zaanonsować o czym chciałby dzisiaj powiedzieć. Powinny to być 2-3 priorytety na nadchodzący tydzień.

Bardzo ważne jest w trakcie rundki, aby nie wchodzić w szczegóły. Dobrą praktyką jest nie przerywanie i nie komentowanie wypowiedzi uczestników.

Sprawy bieżące zgłoszone z każdego obszaru to pierwszy element spotkania tygodniowego. Drugim elementem powinny być 4-5 kluczowych wskaźników, które mówią o kondycji firmy. Co to za wskaźniki, zależy od specyfiki firmy. Należy jednak zwrócić uwagę, aby rozmowa, na przykład, na temat sprzedaży, nie zajęła całego spotkania.  Sprzedaż w firmach handlowych jest lokomotywą, oczywiście. Jeżeli mamy sytuację krytyczną, to lepiej poświęcić temu spotkanie tematyczne (miesięczne), które opiszemy w kolejnym artykule.

Przychodź nie przygotowany

Brzmi jak absurd, ale to jest jedyne spotkanie, na które nie musisz się przygotowywać. W końcu sprawy bieżące to te które zaprzątają Ci głowę. Tworzenie agendy spotkania na spotkaniu zapewnia większą otwartość. Idąc na spotkanie z gotowa agendą, spodziewamy się tylko tych tematów, poruszenie innych spraw, wywołuje zdziwienie, a czasami poczucie nieadekwatności i zajmowanie się tematami pobocznymi. W efekcie na sprawy które są bieżące, nie ma miejsca.

Patrick Lencioni, spotkania tygodniowe nazywa spotkaniami taktycznymi i zaznacza, że celem spotkania jest rozwiązywanie problemów i wyjaśnienie niejasności.

Jeśli na spotkaniu pojawia się temat złożony, dotyczący celów długoterminowych, czyli strategiczny, to warto przenieść termin na spotkanie miesięczne.

Jakiego rodzaju inne spotkania warto mieć w swoim repertuarze? Zostaw nam swój komentarz. Daj znać, jakie rodzaje spotkań są dla Ciebie szczególnie interesujące a rozwiniemy ten wątek w ramach naszego bloga. Napisz do nas na LinkedIn co jeśli masz dodatkowe pytania a obiecujemy się tym rzeczowo zająć.

Aktywne słuchanie to nie wszystko…! Katastrofa, której można było uniknąć.

Warunkiem efektywnego spotkania jest dobra komunikacja. Dobra czyli  skuteczna. Można powiedzieć, że człowiek opanował tę umiejętność. Jest to nasza gatunkowa przewaga! Dzięki komunikacji sięgamy gwiazd, budujemy statki kosmiczne, ale…

Ale z powodu złej komunikacji dochodzi do problemów, czasem nawet do tragedii. Jakiś przykład? Bardzo proszę: 28 stycznia 1986 roku o 17:38 ze stanowiska LC-39B na Przylądku Canaveral wystartował prom kosmiczny “Challenger” i 73 sekundy po starcie, na wysokości 14,5 kilometra doszło do eksplozji, która zniszczyła prom i doprowadziła do śmierci załogi. „ALE moment, z powodu jakiej komunikacji? To chyba jakieś nieporozumienie, przecież prom rozpadł się na skutek uszkodzenia pierścienia uszczelniającego w silniku prawej rakiety!”

Drobiazgowe śledztwo wykazało jednak, że faktycznie przyczyną bezpośrednią była uszczelka, ale źródłową okazała się zła komunikacja problemu.

Przyczyna źródłowa i bezpośrednia. To bardzo ciekawe rozróżnienie. W tym wypadku oznacza, że inżynier Roger Boisjoly, informował swoich przełożonych o wykrytym mankamencie. Boisjoly wskazywał, że zbyt niska temperatura na otoczenia sprawia, że zmienia właściwości gumy, a ta staje się krucha i przestaje spełniać swoje zadanie.

W jakim sensie komunikacja zawiodła? Ponieważ bardzo często mamy swoje filtry – tak do słuchania, ale również do mówienia. W tej sytuacji filtrem było myślenie – już tak dużo zrobiliśmy, trzeba wreszcie zakończyć ten projekt (wydaje się znajome?)!

Własnych tego typu filtrów możemy mieć bardzo wiele, a to tylko jeden z przykładów. Kłopot polega na tym, że część z nich działa nieświadomie i czasem sami nie wiemy, że właśnie jesteśmy pod jego wpływem, a umiejętność ich identyfikowania jest jedną z kluczowych dla dobrej komunikacji na spotkaniu i nie tylko… Ale o tym w innym odcinku 😉…analizy rejsu Challengera w kontekście spotkań biznesowych.

Jakie znaczenie ma dla Ciebie komunikacja podczas spotkania biznesowego? Zostaw nam swój komentarz. Daj znać, które z aspektów komunikacji podczas spotkań są dla Ciebie szczególnie interesujące a rozwiniemy ten wątek w ramach naszego bloga. Skontaktuj się z nami na LinkedIn i daj znać co Cię szczególnie interesuje a obiecujemy się tym rzeczowo zająć.

Po co nam spotkania?

Można sobie zadać pytanie, czy spotkania są nam w ogóle potrzebne? Być może moglibyśmy bez nich się obyć?

W ostatnim czasie bliska nam jest idea odnoszenia się tego jak obecnie funkcjonujemy przez pryzmat ewolucji. A dokładniej filogeneza, czyli jak człowiek rozwijał się na przestrzeni dziejów, by stać się człowiekiem współczesnym. Początek kultury spotkań sięga okresu, gdy biegaliśmy za mamutami lub uciekaliśmy przed tygrysami szablozębymi. Wtedy to grupy myśliwych spotykały się razem, by ustalić co robić, by nakarmić siebie i swoich bliskich. Spotykali się też by ustalić czy zmienić miejsce swojego koczowania, czy pozostać. Tradycja spotkań ma zatem długa historię. Ale jakie funkcję pełnią obecnie spotkania biznesowe?

  1. Przypomnienie celu. Wspólne zebranie się, powinno być okazją do przypomnienia lub rewizji kierunku działania. Do sprawdzenia, czy wszyscy idziemy w tym samy kierunku. Czy jest to dla nas tak samo ważne. A może pora zakręcić kołem sterowym i wyznaczyć nowy cel podróży?
  2. Aktualizacja wspólnej wiedzy. Jeśli istnieje coś takiego jak umysł zbiorowy, czy umysł społeczny, to spotkania mają funkcję aktualizowania danych w tym umyśle. Z jednej strony członkowie przekazują to co sami wiedzą, dostarczają wiadomości, z drugiej inni przyswajają nowe fakty i opinie.

Patrick Lencioni podał przykład dobrze ilustrujący podsumowanie dwóch powyższych punktów. Gdyby porównać spotkania do meczu piłkarskiego, to w sytuacji, kiedy dwadzieścia procent załogi wie, jaki jest cel biznesowy, to jakby 2 zawodników na boisku, wiedziało gdzie jest bramka, do której należy strzelać. Kilku nie wiedziałoby co w ogóle robi na boisku, a jeden lub dwóch, było zagrożeniem dla własnej bramki. Mamy podejrzenia, że na ostatnich Mistrzostwach Świata z taką sytuacją, mieliśmy do czynienia. 😉Kto oglądał ten wie 😉  

Wracając do głównego wątku to widzimy kilka dodatkowych funkcji spotkań biznesowych dla całych organizacji firmowych.

  1. Integrowanie zespołu. Już sama obecność na spotkaniu określa kto do zespołu należy, a kto nie. Brak zaproszenia na kluczowe spotkania, zwiększa lęk przed wykluczeniem z grupy, ostracyzmem. Dlatego ważne jest by zapraszać, jak najmniej osób z jednej strony, ale nie pominąć nikogo istotnego z drugiej. Poza tym, możliwość rozmowy, zwiększa szanse lepszego poznania się, a przez to integracji zespołu.
  2. Przypomnienie o regułach gry. Istotne jest też przypominanie, bądź ustalanie na co się umówiliśmy, jakie są reguły gry. Na jakie normy współpracy w grupie nas obowiązują.
  3. Arena lidera. Nie można też pominąć innego ważnego aspektu spotkań. Dość często dla lidera zespołu jest to możliwość pokazania jakim jest liderem. Z jednej strony jest to koncentracja na wyniku, z drugiej, o wiele ważniejszej, okazanie, jak traktuje ludzi. Czy potrafi słuchać, angażować, docenić, traktować, jak partnerów? Poza spotkaniami, na ogół zajmuje się swoją pracą lub rozmowami jeden na jeden. Spotkania są dla niego areną.

Czy Ty widzisz inne elementy dla których warto się spotykać? Zostaw nam swój komentarz. Daj znać, które z powyższych funkcji spotkań są dla Ciebie szczególnie interesujące a rozwiniemy ten wątek w ramach naszego bloga. Napisz do nas na LinkedIn co Cię szczególnie interesuje a obiecujemy się tym rzeczowo zająć.

© 2018, efektywnespotkaniabiznesowe.pl

Realizacja: intype.pl

Ogarnij efektywnie własne spotkania! Zapisz się poniżej i odbierz narzędzie, którym realnie ocenisz silne i słabe strony Twoich spotkań!

Tylko konkrety o prowadzeniu efektywnych spotkań biznesowych!

Nowy materiał w każdy poniedziałek prosto do Twojej skrzynki. Zero spamu od nas!

Wyrażam zgodę na otrzymywanie drogą elektroniczną na wskazany przeze mnie adres email informacji handlowej w rozumieniu art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną od Teampartners Krzysztof Bobiński z siedzibą w Zamieniu (05-500), przy ul. Szafranowej 7

FreshMail.pl