FreshMail.pl

Godzina lekcyjna a tygodniowe spotkania

Na wielu kursach i zajęciach słyszeliśmy, że człowiek dobrze się koncentruje przez 45 minut. Potem uwaga spada…

Dlatego nie wiedzieć czemu wykłady trwają 1,5 godziny, także na Wydziale Psychologii, na którym o długości czasu koncentracji słyszeliśmy pierwszy raz 😊

Dzisiaj zaczynamy cykl 4 artykułów, które podpowiedzą jak efektywnie przeprowadzać różne rodzaje spotkań. Zaczynamy od spotkania tygodniowego, które jest najpowszechniejsze. Spotkanie powinno być poświęcone sprawom bieżącym. Aby spotkanie było efektywne przydatne jest stosowanie kilku zasad.

Po co spotykać się co tydzień

Celem spotkania jest regularna wymiana informacji pomiędzy całym zespołem. Dlatego, jeśli ma mieć to sens, to powinno odbywać się regularnie (raz na tydzień lub co dwa tygodnie) i powinni na nim być wszystkie kluczowe osoby. Spotkanie powinno trwać krótko, najlepiej 45 minut. Na pewno nie może być dłuższe, niż 90 minut (jeśli się odbywa co dwa tygodnie). Narzucona rama czasowa, podnosi dynamikę spotkania. I tu ważna sprawa. Kulturowo udaje nam się dość często zacząć o czasie, ale mamy kłopot z kończeniem o czasie. Dlatego tak ważne jest, by przestrzegać terminowego zakończenia. Utrzymanie dyscypliny czasowej to rola prowadzącego.

Co powinno składać się na to spotkanie? Na początku spotkania, każdy w ciągu 60 sekund powinien zaanonsować o czym chciałby dzisiaj powiedzieć. Powinny to być 2-3 priorytety na nadchodzący tydzień.

Bardzo ważne jest w trakcie rundki, aby nie wchodzić w szczegóły. Dobrą praktyką jest nie przerywanie i nie komentowanie wypowiedzi uczestników.

Sprawy bieżące zgłoszone z każdego obszaru to pierwszy element spotkania tygodniowego. Drugim elementem powinny być 4-5 kluczowych wskaźników, które mówią o kondycji firmy. Co to za wskaźniki, zależy od specyfiki firmy. Należy jednak zwrócić uwagę, aby rozmowa, na przykład, na temat sprzedaży, nie zajęła całego spotkania.  Sprzedaż w firmach handlowych jest lokomotywą, oczywiście. Jeżeli mamy sytuację krytyczną, to lepiej poświęcić temu spotkanie tematyczne (miesięczne), które opiszemy w kolejnym artykule.

Przychodź nie przygotowany

Brzmi jak absurd, ale to jest jedyne spotkanie, na które nie musisz się przygotowywać. W końcu sprawy bieżące to te które zaprzątają Ci głowę. Tworzenie agendy spotkania na spotkaniu zapewnia większą otwartość. Idąc na spotkanie z gotowa agendą, spodziewamy się tylko tych tematów, poruszenie innych spraw, wywołuje zdziwienie, a czasami poczucie nieadekwatności i zajmowanie się tematami pobocznymi. W efekcie na sprawy które są bieżące, nie ma miejsca.

Patrick Lencioni, spotkania tygodniowe nazywa spotkaniami taktycznymi i zaznacza, że celem spotkania jest rozwiązywanie problemów i wyjaśnienie niejasności.

Jeśli na spotkaniu pojawia się temat złożony, dotyczący celów długoterminowych, czyli strategiczny, to warto przenieść termin na spotkanie miesięczne.

Jakiego rodzaju inne spotkania warto mieć w swoim repertuarze? Zostaw nam swój komentarz. Daj znać, jakie rodzaje spotkań są dla Ciebie szczególnie interesujące a rozwiniemy ten wątek w ramach naszego bloga. Napisz do nas na LinkedIn co jeśli masz dodatkowe pytania a obiecujemy się tym rzeczowo zająć.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

© 2018, efektywnespotkaniabiznesowe.pl

Realizacja: intype.pl

Ogarnij efektywnie własne spotkania! Zapisz się poniżej i odbierz narzędzie, którym realnie ocenisz silne i słabe strony Twoich spotkań!

Tylko konkrety o prowadzeniu efektywnych spotkań biznesowych!

Nowy materiał w każdy poniedziałek prosto do Twojej skrzynki. Zero spamu od nas!

Wyrażam zgodę na otrzymywanie drogą elektroniczną na wskazany przeze mnie adres email informacji handlowej w rozumieniu art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną od Teampartners Krzysztof Bobiński z siedzibą w Zamieniu (05-500), przy ul. Szafranowej 7

FreshMail.pl