FreshMail.pl

Kogo uważasz za swój zespół?

To był maj. Pachniała Saska Kępa…Drzewa za oknem okryte były soczystą zielenią. Przez otwarte okno wpadało ciepłe powietrze, a w sali siedziała grupa menedżerów. Warsztat dotyczył budowania zespołów. Tradycyjnie zadaliśmy pytanie „Kto jest Waszym najbliższym zespołem?”. Menedżerowie popatrzyli po sobie, uznając pytanie za zbyt oczywiste i odpowiadają, że podległy zespół. Tylko jedna osoba wskazuje na ludzi zgromadzonych na warsztacie: „To jest mój zespół….”

Tą osobą był prezes firmy.

Z pozoru to niewinne pytanie, ale odpowiedź na tak zadane pytanie  odsłania wiele problemów. Skoro menedżerowie nie postrzegają innych menedżerów, jako swojego zespołu, to tylko krok do zbudowania silosów, do budowania komunikacja MY – ONI, do rozgrywania wewnętrznych bitew. W ten sposób natychmiast gubi się z pola widzenia wspólny cel firmy a co za tym idzie efektywność spotkań biznesowych.

Co zrobić, aby menedżerowie tworzyli zespół?

Jednym ze sposobów są systematycznie planowane i realizowane spotkania kwartalne. Celem spotkania kwartalnego jest oderwanie się od bieżączki i wspólne spędzenie czasu, aby przyjrzeć się firmie i ludziom z szerszej perspektywy.

Spotkanie powinno być najlepiej wyjazdowe i to co najmniej  2-dniowe. Niezbyt daleko od biura, ale na tyle daleko, by nikt nie miał pokusy powrotu do firmy.

Spotkanie powinno być poświęcone głównemu zagadnieniu zdefiniowanemu jako realizacja strategii firmy. Tydzień temu w artykule o spotkaniach miesięcznych, wskazaliśmy, że powinny być dedykowane operacyjnym tematom. Efektywne spotkanie biznesowe w ujęciu kwartalnym to natomiast spojrzenie z lotu ptaka, na wszystko co dzieje się w firmie i w jej otoczeniu. Powinno być poświęcone szczerej, konstruktywnej rozmowie, jaki obraz powstaje patrząc na poruszane zagadnienia w codziennej pracy, na spotkaniach tygodniowych i miesięcznych.

Typowe zagadnienia poruszane podczas kwartalnego spotkania biznesowego w firmie to np.: Jak wygląda otoczenie rynkowe? Co robi nasza konkurencja?  Czego możemy się spodziewać w po naszych działaniach?

Drugim ważnym obszarem są odniesienia w czasie spotkania do ludzi, którzy realizują tą strategię. Przede wszystkim, należy wygospodarować czas, aby przekazać sobie wzajemnie informacje zwrotne. Może być rozmowa jeden na jeden lub proponowana przez nas na warsztatach rundka VIP-owska. Polega ona na tym, że każda osoba ma szansę usłyszeć od pozostałych, za co ja cenią, a czego by oczekiwali, potrzebowali (więcej, inaczej, mniej). VIP-owska, bo każdy po kolei siada na środku i słucha… Przed rundą każdy się trochę stresuje, ale po zakończeniu prawie każdy ocenia to jako bardzo cenne doświadczenie. Ogólnie chodzi o stworzeniu warunków by otwarcie porozmawiać, jak nam się ze sobą pracuje.

Biznesowe spotkanie kwartalne oprócz rozmowy na temat wzajemnej współpracy, jest też okazją, aby porozmawiać o swoich zespołach, ludziach z firmy. Na spotkaniu można spojrzeć na załogę pod kątem potencjału do wykorzystania lub ambicji do rozwoju, zmiany kierunku kariery itp.

Mielizny kwartalnego spotkania wyjazdowego

Kilka zasad, których warto przestrzegać, aby spotkanie kwartalne było efektywne biznesowo:

  • Warto unikać prezentacji przeładowanych danymi. Jeśli już trzeba będzie przygotować dane, to niech będzie to minimalna ich ilość.
  • Warto zadbać o przyjemne otoczenie, ale nich nie będzie to główny cel wyjazdu. Otoczenie powinno dawać możliwość oderwania się od codzienności, ale zbyt atrakcyjne może rozpraszać.
  • Sugerujemy zrezygnować z wieczornej wystawnej kolacji, a na pewno z nocnego posiedzenia. Oczywiście wszystko jest dla ludzi, ale drugiego dnia lepiej być wypoczętym i skoncentrowanym na pracy.

Osobiście bardzo cenimy spotkania kwartalne. Dla nas są jak spoiwo, które trzyma nas w codziennej pracy. Uważamy, że jest bardzo rzadko wykorzystywane i dlatego bardzo zachęcamy do wprowadzenia efektywnego  spotkania kwartalnego do firmowej rutyny spotkań.

Jakiego rodzaju inne spotkania warto mieć w swoim repertuarze? Zostaw nam swój komentarz. Daj znać, jakie rodzaje spotkań są dla Ciebie szczególnie interesujące a rozwiniemy ten wątek w ramach naszego bloga. Napisz do nas na LinkedIn co jeśli masz dodatkowe pytania a obiecujemy się tym rzeczowo zająć.

Skąd się bierze chaos w spotkaniach firmowych?

Tydzień temu pisaliśmy o spotkaniach cotygodniowych. Dzisiaj pora na kolejny rodzaj spotkań. Spotkania miesięczne. O ile w przypadku spotkań odbywających się co tydzień ważna była dynamika spotkania, a na spotkanie nie należało się specjalnie przygotowywać, o tyle w przypadku spotkań comiesięcznych najważniejsze jest wyczerpanie tematu.

Ważne rzeczy tylko na spotkaniach miesięcznych.

Spotkania  strategiczne dotyczą najważniejszych rzeczy toczących w się w firmie. Mogą wynikać z decyzji,  podjętej na spotkaniu taktycznym, abym danej sprawie przyjrzeć się dokładniej. Mogą wynikać również z sytuacji kryzysowych. Ale mogą to być również spotkania planowane, mające na celu rozwój firmy. Tematy spotkań to sprawy ważne, ale niekoniecznie pilne.

Martwić należy się po kolei.

Na spotkaniu należy zajmować się tylko jednym lub dwoma tematami. Na każdy temat należy zarezerwować co najmniej 2 godziny. Inaczej mówiąc należy zapewnić wystarczająco dużo czasu, aby każdy mógł się wypowiedzieć, aby był czas na prezentację danych i dyskusje. W jednej chwili zajmujemy się tylko jednym tematem. Dopiero po jego wyczerpaniu, jeśli jednocześnie nie doszło do wyczerpania siły uczestników 🙂 możemy się zająć kolejną sprawą. Na spotkaniach strategicznych, bardzo korzystne będzie stymulowanie konfliktu. Oczywiście mamy na myśli konstruktywny konflikt, dotyczący meritum danej sprawy. A nie destrukcyjny w szczególności personalny konflikt. Konfrontowanie odmiennych punktów widzenia ma umożliwić wypowiedzenie się każdej osoby i wypracowanie rozwiązania z uwzględnieniem wszystkich głosów.  

Bądź przygotowany.

Odmienienie niż w przypadku spotkań tygodniowych to do spotkań miesięcznych należy przygotować się bardzo dobrze. Po to właśnie rezerwujemy wystarczającą ilość czasu, aby w trakcie spotkania, wypracować jakościowo dobre rozwiązanie. Truizmem jest stwierdzenie, że żeby było jakościowo dobre, potrzebujemy dobrych danych wejściowych. W przeciwnym razie, może się ziścić powiedzenie „Garbage in. Garbage out.” (Śmieci na wejściu, śmieci na wyjściu). Uwaga jednak na pułapkę. W niektórych organizacjach istnieje poważne ryzyko co odwlekania decyzji poprzez zasłanianie się potrzebą kolejnych danych. Wynika to dość często z obawą przed podejmowaniem rzeczywistych decyzji lub z kultury organizacji nauczonej bezkarności skutków co do podejmowanych decyzji. Aby uniknąć tej pułapki, warto skonsultować przed spotkaniem, jakie dane powinny być przygotowane.

Zamiast podsumowania.

Spotkania miesięczne dają uczestnikom poczucie uczestniczenia w czymś ważnym. Z tego powodu są przyjemne. Tym bardziej, że każdy ma szansę się wypowiedzieć. Inaczej mówiąc zarówno temat jest ważny, jak i uczestnik może poczuć się doceniony.  Dość często spotkania w których uczestniczyliśmy było pomieszaniem spraw ważnych z błahymi. Strategicznych z taktycznymi. To dawało poczucie chaosu. Rozdział na spotkania tygodniowe i miesięczne, pozwala nadać ład i sens spotkaniom bez utraty ich jakości jak i zaangażowania uczestników.

Jakiego rodzaju inne spotkania warto mieć w swoim repertuarze? Zostaw nam swój komentarz. Daj znać, jakie rodzaje spotkań są dla Ciebie szczególnie interesujące a rozwiniemy ten wątek w ramach naszego bloga. Napisz do nas na LinkedIn co jeśli masz dodatkowe pytania a obiecujemy się tym rzeczowo zająć.

© 2018, efektywnespotkaniabiznesowe.pl

Realizacja: intype.pl