FreshMail.pl

Skąd się bierze chaos w spotkaniach firmowych?

Tydzień temu pisaliśmy o spotkaniach cotygodniowych. Dzisiaj pora na kolejny rodzaj spotkań. Spotkania miesięczne. O ile w przypadku spotkań odbywających się co tydzień ważna była dynamika spotkania, a na spotkanie nie należało się specjalnie przygotowywać, o tyle w przypadku spotkań comiesięcznych najważniejsze jest wyczerpanie tematu.

Ważne rzeczy tylko na spotkaniach miesięcznych.

Spotkania  strategiczne dotyczą najważniejszych rzeczy toczących w się w firmie. Mogą wynikać z decyzji,  podjętej na spotkaniu taktycznym, abym danej sprawie przyjrzeć się dokładniej. Mogą wynikać również z sytuacji kryzysowych. Ale mogą to być również spotkania planowane, mające na celu rozwój firmy. Tematy spotkań to sprawy ważne, ale niekoniecznie pilne.

Martwić należy się po kolei.

Na spotkaniu należy zajmować się tylko jednym lub dwoma tematami. Na każdy temat należy zarezerwować co najmniej 2 godziny. Inaczej mówiąc należy zapewnić wystarczająco dużo czasu, aby każdy mógł się wypowiedzieć, aby był czas na prezentację danych i dyskusje. W jednej chwili zajmujemy się tylko jednym tematem. Dopiero po jego wyczerpaniu, jeśli jednocześnie nie doszło do wyczerpania siły uczestników 🙂 możemy się zająć kolejną sprawą. Na spotkaniach strategicznych, bardzo korzystne będzie stymulowanie konfliktu. Oczywiście mamy na myśli konstruktywny konflikt, dotyczący meritum danej sprawy. A nie destrukcyjny w szczególności personalny konflikt. Konfrontowanie odmiennych punktów widzenia ma umożliwić wypowiedzenie się każdej osoby i wypracowanie rozwiązania z uwzględnieniem wszystkich głosów.  

Bądź przygotowany.

Odmienienie niż w przypadku spotkań tygodniowych to do spotkań miesięcznych należy przygotować się bardzo dobrze. Po to właśnie rezerwujemy wystarczającą ilość czasu, aby w trakcie spotkania, wypracować jakościowo dobre rozwiązanie. Truizmem jest stwierdzenie, że żeby było jakościowo dobre, potrzebujemy dobrych danych wejściowych. W przeciwnym razie, może się ziścić powiedzenie „Garbage in. Garbage out.” (Śmieci na wejściu, śmieci na wyjściu). Uwaga jednak na pułapkę. W niektórych organizacjach istnieje poważne ryzyko co odwlekania decyzji poprzez zasłanianie się potrzebą kolejnych danych. Wynika to dość często z obawą przed podejmowaniem rzeczywistych decyzji lub z kultury organizacji nauczonej bezkarności skutków co do podejmowanych decyzji. Aby uniknąć tej pułapki, warto skonsultować przed spotkaniem, jakie dane powinny być przygotowane.

Zamiast podsumowania.

Spotkania miesięczne dają uczestnikom poczucie uczestniczenia w czymś ważnym. Z tego powodu są przyjemne. Tym bardziej, że każdy ma szansę się wypowiedzieć. Inaczej mówiąc zarówno temat jest ważny, jak i uczestnik może poczuć się doceniony.  Dość często spotkania w których uczestniczyliśmy było pomieszaniem spraw ważnych z błahymi. Strategicznych z taktycznymi. To dawało poczucie chaosu. Rozdział na spotkania tygodniowe i miesięczne, pozwala nadać ład i sens spotkaniom bez utraty ich jakości jak i zaangażowania uczestników.

Jakiego rodzaju inne spotkania warto mieć w swoim repertuarze? Zostaw nam swój komentarz. Daj znać, jakie rodzaje spotkań są dla Ciebie szczególnie interesujące a rozwiniemy ten wątek w ramach naszego bloga. Napisz do nas na LinkedIn co jeśli masz dodatkowe pytania a obiecujemy się tym rzeczowo zająć.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

© 2018, efektywnespotkaniabiznesowe.pl

Realizacja: intype.pl

Ogarnij efektywnie własne spotkania! Zapisz się poniżej i odbierz narzędzie, którym realnie ocenisz silne i słabe strony Twoich spotkań!

Tylko konkrety o prowadzeniu efektywnych spotkań biznesowych!

Nowy materiał w każdy poniedziałek prosto do Twojej skrzynki. Zero spamu od nas!

Wyrażam zgodę na otrzymywanie drogą elektroniczną na wskazany przeze mnie adres email informacji handlowej w rozumieniu art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną od Teampartners Krzysztof Bobiński z siedzibą w Zamieniu (05-500), przy ul. Szafranowej 7

FreshMail.pl