FreshMail.pl

7 grzechów głównych spotkań

 

Spotkanie spotkaniu nie równe. Każde ma swój cel i powinno przynosić określone rezultaty (przekazanie informacji, decyzje, dalsze kroki).

Poniższe zasady obowiązują na każdym  spotkaniu. Oto czego powinniśmy unikać:

  1. Niepotrzebne spotkanie. Czy spotkanie, które planujesz odbyć jest niezbędne? Czy nie lepiej wysłać maila lub zadzwonić i chwilę porozmawiać z każdą z osób? Polecamy spotkania, ale uzasadnione. Po co się spotykać?

a) W celu przekazania informacji w taki sposób, aby mieć pewność, że dociera jednocześnie do wszystkich zainteresowanych. W przekazaniu informacji bardzo ważne jest otrzymanie informacji zwrotnej. Czy wszyscy obecni rozumieją konsekwencje przekazywanych wiadomości?

b) Podjęcie decyzji. Jeżeli zależy nam na szybkim podjęciu decyzji przez zespół, spotkanie prawdopodobnie będzie najefektywniejszym sposobem. Podjęcie decyzji skutkuje: zaprzestaniem działania (na przykład zamknięcie projektu), rozpoczęciem działania (np. uruchomienie nowej usługi, sprzedaż nowego produktu, poszukiwanie nowego magazynu, itd.), podjęciu dalszych kroków, czyli określeniu jakie działania należy podjąć.

Bardzo ważne jest by pamiętać, że spotkanie służy budowaniu relacji w zespole. Z tego wynika następny punkt.

2. Niewłaściwi uczestnicy. Czy treść spotkania dotyczy wszystkich zaproszonych osób? Być może zapraszamy kogoś, jako widza, którego informacja dotyczy w pośredni sposób i wystarczy go poinformować po spotkaniu. Jest też druga strona monety. Jeśli na spotkaniu potrzebujemy podjąć decyzję, to czy na pokładzie mamy wszystkie osoby, których głos jest ważny? Czy nikogo nie pomijamy?

3. Brak celu i kryteriów oceny spotkania. Czy organizując spotkanie wiemy, jakie rezultaty ma przynieść? Czy rezultaty znane są osobą zaproszonym?  Czy wiemy po czym poznamy, że spotkanie było efektywne? Jeśli chociaż jedna odpowiedź jest negatywna, to spotkanie może przynieść rozczarowanie i poczucie straty czasu.

4. Dygresje. Z naszych obserwacji wynika, że spotkania schodzą na manowce, przez różne dygresje. Niestety dość często nie są to merytorycznie istotne rzeczy, a celem jest udowodnienie kto ma racje. Najczęściej wygrywa ten kto jest sprawniejszy w dyskusji lub ma wyższe stanowisko. Według nas, jest to największy „grzech” popełniany na spotkaniach.

Dla tego punktu i dla kolejnego, bardzo ważna jest rola organizatora spotkania. To na nim głównie leży odpowiedzialność trzymania uczestników w ryzach.

5. My sobie, czas sobie. O ile spotkania w pracy zaczynają się w miarę punktualnie, o tyle kończą wtedy, kiedy prowadzący uzna to za stosowne. W praktyce oznacza to, że spotkania są przeciągane. Uwaga: jest to uwarunkowane kulturowo! Im bardziej na południe, tym większa swoboda w podejściu do czasu, im bardziej na północ tym większy reżim czasowy.

6. Brak rozmowy o jakości spotkań. Jeśli mielibyśmy dać tylko jedną wskazówkę, co należy zrobić aby jakość spotkań podnieść, to powiedziałbym porozmawiaj o tym z uczestnikami. Co podobało mi się w spotkaniu? Co należy zmienić, abym uznał/uznała spotkanie za bardziej efektywne? I tak na każdym spotkaniu, aż do chwili, kiedy uczestnicy uznają, że są zadowoleni i nic nie trzeba zmieniać. Zapewniamy, że o ile na początku uwag będzie dużo, o tyle po pewnym czasie ich liczba spadnie do 1-2 uwag.

7. Zatrzymanie informacji ze spotkania tylko dla siebie. Brak kaskadowania jest ostatnim elementem w zestawieniu. Kaskadowanie, czyli przekazywanie informacji zaczyna się na spotkaniu. Na spotkaniu określamy, jakie informacje i komu przekazujemy dalej. I nie chodzi wcale o to, by bronić dostępu do informacji w myśl zasady, kto ma informacje, ten ma władzę. Uważamy, że należy przekazać, jak najwięcej niezbędnych informacji. Z jednej strony należy pamiętać, że obecnie mamy do czynienia ze stresem informacyjnym (zalewem informacji). Z drugiej, jeżeli na spotkaniu były poruszane sprawy ważne dla organizacji, to należy je przekazać innym.

Przekazujemy kluczowe informacje, decyzje i wynikające z nich dalsze kroki.

Jak podoba Ci się nasze 7 grzechów głównych spotkań?

A może masz swoje, które warto by dodatkowo omówić?

Zostaw komentarz poniżej a napewno na niego odpowiemy.

Jak przeżyć telekonferencję ? Telekonferencja czyli ulubiona dyscyplina sportu spotkań online.

Telekonferencja czyli ulubiona dyscyplina sportu spotkań online.

Wyobraź sobie, że siedzisz wygodnie w fotelu. Przed sobą widzisz lekko kołyszące się gałęzie drzew z pobliskiego parku. Słoneczny dzień nastawił Cię pozytywnie i z radością otwierasz kalendarz na dzisiaj, spoglądasz w plan spotkań a tam…Cztery telekonferencje co godzinę a w każdej minimum 10 osób. Myślisz sobie: jak ja przeżyję te słuchowiska radiowe online ? Nastrój prysł…Brzmi znajomo?

Pierwszy dylemat, który się pojawia w głowie uczestnika bądź organizatora telekonferencji to jakie narzędzie technologiczne wybrać do takiej formy spotkania. Sam telefon może nie wystarczyć a mnogość opcji do wyboru od Skype, przez Slack czy Zoom (nie wspominamy o kilku dodatkowych jak choćby GoogleHangout) skończywszy może już na samym początku skutecznie przyprawić o świdrujący ból głowy. Zanim jednak przejdziemy do wyboru technologii (o tym w kolejnym artykule na naszym blogu, jeśli ciekawi Cię jakaś konkretna platforma to daj znać w komentarzach) skupmy się przez chwile na samej formie spotkania telekonferencyjnego/wideokonferencyjnego.

Wciąż rosnąca popularność telekonferencji wynika z dążenia firm/osób do zwiększenia wydajności pracy poprzez wyeliminowanie dodatkowych podróży służbowych, dojazdów na spotkania czy choćby stworzenie wirtualnych zespołów pracujących razem pomimo znacznych odległości ich dzielących.

Przewiduje się, że czas spędzony na telekonferencjach audio wzrośnie o 9,6% rocznie do 2019r. Jak podaje Wainhouse Research, firma zajmująca się badaniem rynku callcenter, około 65% wszystkich konferencji jest nadal wykonywanych przez połączenia audio.

Pomysł wydaje się być słuszny, ale jeśli nie podejmiemy odpowiednich kroków przed i w czasie telekonferencji, wzrost produktywności i oszczędności może być złudny albo też zupełnie odwrotny w skutkach. Od czego więc zacząć?

Przede wszystkim bądź obecny! Jeśli chcesz aby Twoja telekonferencja była naprawdę efektywna oraz produktywna to nie zajmuj się czymś ciekawszym podczas jej trwania. O czym mowa?

Wyobraź sobie, że czytasz ten artykuł, uczestnicząc jednocześnie w telekonferencji – być może nawet siedząc w toalecie..no to nie jesteś jedyny. Jak okazuje się z badań firmy Intercall (największa firma na świecie świadcząca usługi telekonferencyjne) wielu uczestników nie przywiązuje zbytniej uwagi do tego co mają do powiedzenia inni uczestnicy z jakiegoś odległego miejsca. Wyobraźcie sobie że lista rzeczy, jakimi ludzie zajmują się w trakcie telekonferencji, jest naprawdę, no cóż, oszałamiająca. Aby dowiedzieć się, jakie to są dokładnie czynności, InterCall poprosiło użytkowników, aby przytoczyli kilka przykładów (lista poniżej):

  • W środku lasu podczas pieszej wędrówki.
  • Na zewnątrz, grillując i opalając się.
  • W tunelu prowadzącym do płyty głównej stadionu.
  • W łazience…
  • Przystanku dla tirów.
  • Plac zabaw w McDonaldzie.
  • Za kościołem w trakcie próby do ceremonii ślubu.
  • Na torze wyścigowym.
  • W Disneylandzie.
  • Na basenie.
  • W przymierzalni, przymierzając ubrania.
  • Szafa w domu przyjaciół, podczas przyjęcia.
  • Na plaży… była to rozmowa wideo, więc trzymałam tablet na takiej wysokości, żeby nie było widać bikini.
  • W szpitalu na OIOM‑ie.
  • Goniąc ulicami za psem, który mi zwiał z domu.
  • Na zakupach online jednocześnie sprawdzając oceny dziecka w elektronicznym dzienniku

Brzmi znajomo? To wszystko jest możliwe, częściowo dlatego, że w telefonach istnieje magiczny przycisk MUTE. Z tego wynika, że sposób, w jaki prowadzimy rozmowy konferencyjne, nie najlepiej się sprawdza. Co zrobić zatem? Jak żyć? Podczas telekonferencji…

Podłącz obraz do dźwięku! Czyli video zamiast audio!

Korzystanie z technologii pobudzających wiele ośrodków naszej uwagi, jak np. internet czy format audio i wideo pobudza nasze zaangażowanie i podnosi chęć do uczestnictwa. Poza tym sama zapowiedź użycia wideo zmusza ludzi by byli bardziej skupieni. O tym więcej w następnym artykule poruszającym wątek savoir vivre podczas telekonferencji.

Jeżeli jednak jesteś tą osobą, która lubi  gadać tylko do słuchawki, jest kilka elementów, które można poprawić aby jakość spotkań, niezależnie czy się jest organizatorem, czy też uczestnikiem zwróciła się w kierunku realnej efektywności.  W przypadku organizatora, diabeł tkwi w szczegółach. Upewnij się, że wszystkie szczegóły zostały potwierdzone np. ustawienia mostka albo sprawdzenie, czy wszyscy uczestnicy mają właściwy numer. Jedną z podpowiedzi niech będzie też, aby organizatorzy zastosowali metodę pięciominutowego luzu na początku każdego spotkania, gdzie przez pierwsze pięć minut wszyscy na zmianę mówią o czymś, co się dzieje w ich życiu prywatnym lub zawodowym. Pomoże to przełamać pierwsze lody i nastroi ludzi do słuchania się nawzajem.

Innym elementem, który może pomóc w efektywnych spotkań biznesowych online jest przydzielanie różnych zadań uczestnikom – np. wyznaczenie protokolanta czy osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie sesji pytań i odpowiedzi – by wszyscy mieli jakiś powód do słuchania. Krytycznie ważne jest jedna aby każda telekonferencja miała swój plan i agendę jak normalne spotkanie face to face. Nie ma nic gorszego niż czytanie materiałów podczas telekonferencji prowadząc samochód. To po prostu błędne planowanie. Innym trikiem jest korzystanie z  zestawu słuchawkowego zamiast komórki czy nawet telefonu stacjonarnego w trybie głośnomówiącym. Jeżeli telefon jest gdzieś dalej, a komputer jest bliżej, łatwiej skupić się na tym drugim. Warto też dla czystej higieny spotkania telekonferencyjnego po 20‑25 minutach spotkania najlepiej zadać jakieś pytanie albo powiedzieć coś w komentarzu, by zaznaczyć, że wciąż uczestniczymy w rozmowie.

Bardzo ważne podczas telekonferencji jest  przekazywania emocji, co jest akurat trudniejsze do wykonania, rozmawiając przez telefon, Warto więc dokonywać świadomego doboru słów w naszych wypowiedziach, mówiąc np.: jestem bardzo zasmucony faktami, które usłyszałem, bo oznacza to, że jestem naprawdę rozczarowany tym, że wyniki z trzeciego kwartału nie uległy poprawie.  W trakcie spotkania musimy dodać do rozmowy te elementy, których pozbawia ją fakt, że toczy się ona przez telefon. Nawet jeżeli akurat jesteśmy na plaży (sic)…

Podobał Ci się ten artykuł ? Temat telekonferencji bądź innej formy spotkań online należy do zakresu bardzo intensywnych działań wielu firm w zakresie ich realnej efektywności. Zostaw proszę swój komentarz jakie elementy spotkań online chciałbyś abyśmy poruszyli na naszym blogu. A już niedługo (początek stycznia 2019) wypatruj artykuły “Savoir Vivre podczas spotkań online”, który podpowie Ci jak włączać MUTE podczas wideokonferencji tak aby nie czuć zażenowania…

Fakty i Mity o spotkaniach część I

W spotkaniach ważna jest powtarzalność.

Prawda czy fałsz?

Fałsz.

Wydawać by się mogło, że regularnie odbywane spotkania to dobra platforma wymiany informacji i podejmowania decyzji. Okazuje się, że powtarzalność, rutyna to zabójca spotkań. Ten sam poniedziałek (lub inny dzień tygodnia). Ciągle ta sama sala np. Londyn 🙂 . Ci sami uczestnicy siedzący na tych samych miejscach. Te same osoby zabierające głos, omawiające kolejną kolumnę z pliku Excela. Zmienia się tylko numer tygodnia. Szaleństwem jest, jeśli przychodzi nowy szef i proponuje inny układ danych. Przez trzy, cztery tygodnie pojawiają się komentarze, albo „no tak, dobrze że zmienił, też o tym myślałem”, albo „co mu to przeszkadzało? Tyle lat było dobrze”. Po chwili fermentu wszystko wraca do normy…

To właśnie z tych powodów spotkania są tak znienawidzone. Rutyna, powtarzalność, przewidywalność.

Co gorsza, pomimo różnych treści spotkań, próbuje się stosować tę samą formę. Albo nawet się nie próbuje. Po prostu to jedyna znana forma.

Rezultat spotkania zależy od jak uczestnicy przygotują się na spotkanie.

Prawda czy fałsz?

Co do zasady fałsz!

Dlaczego fałsz? Zacznijmy od tego co to w ogóle znaczy. Co mamy na myśli mówiąc o przygotowaniu do spotkania. Najczęściej chodzi o oczekiwanie, żeby uczestnicy przed spotkaniem przejrzeli dokumenty, dane, czy inne informacje, które będą omawiane na spotkaniu. W większości sytuacji – szczególnie biorąc pod uwagę liczbę spotkań jakie odbył średnio dziennie menedżer średniego szczebla jest to oczekiwanie nierealne i tworzy dodatkowo pewną fikcję, która zamiast poprawiać efektywność – osłabia ją.

Bardzo ważną rzeczą – oczywiście nie jedyną, która podnosi efektywność spotkania to nie jakieś ekstra przygotowywanie się przed spotkaniem, tylko zaproszenie właściwych osób oraz nie zapraszanie osób, których obecność jest „na tak zwany wszelki wypadek”.

Są oczywiście spotkania, kiedy jednak przygotowanie jest konieczne, to zależy od rodzaju spotkania i nie dotyczy spotkań standardowych. Na ten temat więcej powiemy przy okazji opisu rodzajów spotkań i koniecznych wtedy działań 😉

Spotkania różnią się charakterem zarówno co do treści jak i oczekiwanych rezultatów.

Jak więc powinny wyglądać?

Zostaw swój komentarz poniżej jakie inne “fakty i mity” chciałbyś abyśmy wzięli na tapetę odnośnie spotkań.

 

Konflikt! Najlepsze co przydarza się w zespole.

Karolina była objęta programem mentoringowym dla młodych menadżerów. Właśnie miała się spotkać ze swoim mentorem. Po ostatnim spotkaniu była bardzo zadowolona. Rozmawiali dużo o przekazywaniu uprawnień, delegowaniu zadań i sposobie rozliczania z wykonanej pracy. Po spotkaniu miała wrażenie, że oto kolejne elementy puzzli wskoczyły na swoim miejscu. Praca menadżera stawała się coraz bardziej prosta i przyjemna. Ale przez ostatni miesiąc sytuacja potoczyła się w nieoczekiwanym kierunku. Trochę próbowała uniknąć tego słowa, ale chyba ma konflikt w zespole. I co ona teraz powie swojemu mentorowi? Że zespół zamiast się rozwijać, utknął w miejscu? Ludzie zamiast skupić się na celu, kłócą się ze sobą? Jednemu za gorąco, drugiemu za zimno. Zamiast sobie pomagać, to Ci którzy mają dużo pracy zostają po godzinach, a inni po prostu wychodzą do domu. I ciągłe sprzeczki na spotkaniach. Nie, to nie tak miało być! I co gorsza, Karola nie wiedziała co z tym zrobić. Ingerować, czy pozwolić im się kłócić dalej. A jeśli tym się nie zajmie, to dokąd to doprowadzi?

– Cześć Karola. I jak samopoczucie? – zapytał Andrzej.

Andrzej był doświadczonym dyrektorem. Około 55 lat, włosy przyprószone siwizną. Wszystko było w nim spójne. I zawsze znajdował wyjście z sytuacji. Karolina żartowała czasem, że najlepiej by było, gdyby w postaci małego duszka siedział jej na ramieniu i podpowiadał przez cały czas co ma w danej chwili zrobić.

– Noo nie jest najlepiej. Chyba mam konflikt w zespole.

Andrzej uśmiechnął się szeroko

– No nareszcie! W końcu zespół ruszył do przodu?

– Do przodu? Chyba do tyłu? Chociaż prawdę mówiąc to mam wrażenie że stanął dęba! Jak osioł.

– Stanął dęba to bardzo dobre porównanie! Ale nie osioł, tylko narowisty koń, tuż przed tym jak rzuci się do galopu – uśmiechał się nadal Andrzej.

– Galopem to co najwyżej niektórzy opuszczą mury biura, zaraz po tym, jak położą mi papier na biurku. Atmosfera jest naprawdę zła.

– Ludzie tak szybko nie odchodzą – powiedział uspokajająco Andrzej. – Ale wiem, atmosfera potrafi być kwaśna. Konflikt to bardzo zdrowy objaw. Oznacza to, że zespół się rozwija.

– Ale jak to rozwija?

– Konflikt jest jak dłoń. Gdy ją zaciśniesz tworzysz pieść, którą można zranić. Gdy jest otwarta może tworzyć przedmioty, czule dotykać, podtrzymać upadającego czy wskazać drogę. Podobnie jest z konfliktem. Może być destrukcyjny, nieprzyjemny, raniący. Ale z drugiej strony może też być twórczy. I jest niezbędny, by zespól się dowiedział jaki jest. By wyklarowały się role. I każdy mógł spróbować swoich sił. Problemem jest, że rzeczy dobre i rzeczy złe w konflikcie się mieszają.

– Nie jestem pewna czy rozumiem. Jak oddzielić jedno od drugiego?

– Tak długo jak ludzie dyskutują na tematy merytoryczne, to bardzo dobrze. To znaczy, że mają do siebie zaufanie i odwagę by mówić. Problemem jest, jeśli gdy jest to konflikt personalny. Atakują siebie nawzajem. Wtedy potrzebna jest interwencja menadżerska…

____________________________________________________

Jeśli ciekawi Cię, co było dalej, zapraszamy za tydzień na kolejną część. Aby dostać powiadomienie, zapisz na nasz newsletter.

Narzędzia do zbierania informacji

Zbieranie informacji

Technika w zarysie

Jest to najprostsza metoda zbierania informacji. Dlatego, że najprostsza, to często ignorowana. Metoda pokazuje czym jest siła wiedzy zespołowej. Zbiera informacje z różnych perspektyw – z perspektyw pracowników. Na tym też polega siła techniki, bo kto wie więcej na temat spraw organizacji, niż sami pracownicy?

Na szkoleniach nazywamy tę technikę „myśloodsiewnią”. Pozwala zapisać swoje myśli, by stały się widoczne dla innych i… dla nas samych. To z kolei pozwala oczyścić umysł. Bo jak to niektórzy mawiają, ludzki umysł jest genialny by tworzyć, ale kiepski by zapamiętywać…

Przeznaczenie

Metodę najlepiej stosować, kiedy zbieramy informacje „z pola”, czyli od osób bezpośrednio zaangażowanych w problem, czy zagadnienie. Pozwala zebrać w jednym miejscu rozproszoną wiedzę.

Sposób użycia

Zapisujemy na flipcharcie definicję problemu, albo cel który chce się osiągnąć. Następnie każdy uczestnik zapisuje na karteczkach (typu post-it) swoje obserwacje. Następnie przykleja wszystkie w umówionym miejscu. W chwili gdy wszystkie karteczki znajdują się na ścianie, można je Grupować, czyli przykleić bliżej siebie karteczki o podobnej tematyce (technika Grupowania będzie opisana w następnym artykule). Jako ostatni element warto zapoznać się z zapisami innych, bo mogą być inspiracją do dodatkowych obserwacji.

Można wykorzystać różne kolory (dla różnych grup lub różnych tematów) i różne rozmiary kartek. Na przykład dla różnych wag problemów.

Przykład

Na jednym z warsztatów zapytaliśmy „Jakie są przeszkody by Służby Utrzymania Ruchu [dział w fabrykach odpowiedzialny za sprawność maszyn, produkujących wyroby] podejmowały działania prewencyjne?”

Uzyskane odpowiedzi:

– brak czasu z powodu gaszenia pożarów

– wąskie gardło [kluczowa maszyna w linii produkcyjnej]

– cztery brygady [praca bez przerwy]

– „nie dotykaj to jest dobre”

– brak komunikacji pomiędzy działami planowania, produkcji a UR

– mantra „produkcja jest najważniejsza”

– kompetencje pracowników UR

– opomiarowanie procesu -> jego brak lub brak wskaźników

– niemierzalność prewencji

Wyżej wymienione punkty diagnozy, są surowcem gotowym do dalszej obróbki:

„Niemierzalność prewencji”. Dalsza praca to odpowiedź na pytanie „Co zrobić, aby działania prewencyjny były mierzalne?”.

Patrick Lencioni

W poniższym opisie Patrick Lencioni autor książki “Efektywne Spotkania Biznesowe” opowiada między innymi o tym, że spotkania są jak papierek lakmusowy zdrowych organizacji. Przebieg spotkania powie więcej, niż dokumenty finansowe, specyfikacja produktu, czy informacje o udziale firmy w rynku. Wystarczy zaobserwować jak funkcjonują ludzie, jakie tematy są poruszane, czy są podejmowane decyzje, aby stwierdzić, czy mamy do czynienia ze zdrową organizacją.


Kyle, autor bloga the thedistilledman.com, przekazuje 8 pigułek, co zrobić by usprawnić spotkania. Punkt numer 8, mocno kojarzy mi się z amerykańskim stylem życia. Czy myślicie, że porada jest do zastosowania na polskim gruncie?


Spotkania powinny różnić się swoim charakterem. Inaczej powinny wyglądać spotkania tygodniowe, inaczej strategiczne. Na ogół spotkania tygodniowe oceniane są na 4 w 10 stopniowej skali, gdzie 10, oznacza klasa światowa. Poniżej przedstawiona jest struktura efektywnego spotkania, które w ocenie uczestników powinno dać co najmniej ocenę 8.

 


Strony

https://www.thebalancecareers.com/effective-meetings-produce-results-before-the-meeting-1918729§

https://www.businessinsider.com/amazon-jeff-bezos-two-pizza-rule-productive-meetings-2017-7?IR=T

https://www.themuse.com/advice/how-the-most-effective-leaders-get-what-they-want-out-of-meetings

Szczepionka przed nowym, nieznanym i trudnym…

Na stronie przedstawiamy narzędzia, techniki i metody, do których użycia namawiamy by urozmaicic codzienna pracę. Mamy świadomość, że początki bywają trudne, dlatego na zasadzie szczepionki piszemy o trudnościach…

Oto kłody leżące na naszej drodze by zacząć stosować nowe narzędzia:

 

A po co mi to ?

Czyli Niechęć przed nowym…

Najczęściej niechęć jest powodowana brakiem wiary w możliwą zmianę. Paradoks polega na tym, że jeżeli nie spróbujesz, to nie będziesz wiedzieć czy się uda. Druga przyczyna niechęci, to wysiłek, który należy ponieść, aby wdrożyć nowe rzeczy. Zaczyna się rozważanie, czy naprawdę jest aż tak źle, żeby coś zmieniać. Wewnętrzny magnes (czyli nasz mózg, a tym w następnym materiale)  trzymający nas w strefie komfortu, jest bardzo silny. Może nie wszystko do końca gra, ale przynajmniej jest znajomo. Niestety w przypadku większości osób, bilans zysków i strat musi być naprawdę negatywny, aby cokolwiek zmienić. Ile Ty sam znasz osób, które w czasie prosperity zastanawiają się co zrobią, jak przyjdzie kryzys?

Niechęć też może się przejawiać do braku zaufania do narzędzia. Sprowadza sie to jednak do tego  czy tak naprawdę my sami potrafimy z niego korzystać ? Co prawda słyszeliśmy nazwę, na przykład SWOT, narzędzie wielokrotnie było stosowane na szkoleniach i dzięki niemu braliśmy aktywny udział w ćwiczeniach. Być może podobało nam się i była to miła odmiana, dostarczająca sporą dawkę radości. Ale przecież to było na szkoleniu… to specjalne okoliczności. Zero realności 🙂

I przychodzi kolejna myśl: To nie może się udać w normalnych warunkach, w pracy… Poza tym pojawiają się wymówki: nie pamiętam od czego zacząć. I konkluzja: Może nie będę się wydurniał…bo deadline puka….

 

A co inni powiedzą ?

Czyli Lęk przed porażką…

W głowie odbywa się mniej więcej taki dialog: A jak mi nie wyjdzie? Dopiero co poznałem tę technikę. Nie do końca sam znam wszystkie niuanse, a jak mam ją wytłumaczyć innym? Trochę się wystawiam. Może lepiej nie ryzykować ośmieszenia się na forum i przed kolegami/koleżankami.

Co obniża lęk? Spróbowanie na sobie, jak narzędzie działa. Najlepiej pod okiem kogoś kto ma doświadczenie, albo testy przeprowadzone w małym, zaufanym gronie. I jeden, i drugi sposób pozwala na sprawdzeniu w praktyce rzeczywistej wartości nowego sposobu pracy. I zmierzeniu się z wątpliwościami. Jeżeli do czegoś jesteśmy przekonani, to naturalnie będziemy bardziej wiarygodni przed innymi.

Najprostsze pod słońcem czyli jak dobrze zrobić SWOTa

Zamien 4 pola na 6 i jesteś GOŚĆ !

6-polowy SWOT

 

SWOT Tradycyjny

Analiza SWOT znana jest jako 4-polówka i służy analizie Mocnych (S) i Słabych stron (W) w odniesieniu do zewnętrznych Okazji (O) i Zagrożeń (T).

 

PozytywyNegatywy
WewnętrzneMocne Strony (Strengths)

 

 

Słabe strony (Weaknesses)

 

 

ZewnętrzneOkazje (Opportunities)

 

 

Zagrożenia (Threats)

 

 

 

6 polowy SWOT – kiedy stosować?

Poniższa analiza SWOT pozwala zebrać informacje o zewnętrznych zmianach, określić Zagrożenia i Okazje oraz w odniesieniu do nich zbadać Słabe i Mocne strony wewnątrz organizacji. W efekcie zmaksymalizować Mocne strony i zminimalizować Słabości.

Jak to zrobić?

  1. Zaczynamy od przygotowania 6 flipchartów, by uzyskać następujący układ

Wewnętrzne

ZewnętrzneSłabe strony (W)Mocne Strony (S)
Zagrożenia (T)

(-)

(+)

Okazje (O)

(-)

(+)

 

  1. Poproś ludzi o wypisanie na karteczkach (post-it) wszystkich Zagrożeń i Okazji (plakaty 1 i 2), które w chwili obecnej widzą dla zmiany. Karteczki przyklejają do karty flipchartu. Praca może być zrealizowana w dwóch osobnych podgrupach. Jedna pracuje nad Zagrożeniami, druga nad Okazjami. Potem następuje zmiana zespołów i uzupełnieni wpisów.
  2. W kolejnym kroku zespoły grupują podobne do siebie wpisy (klastrowanie). Użycie karteczek post-it znacząco ułatwia pracę.
  3. W tym miejscu możemy określić, czy określamy priorytety dla poszczególnych Zagrożeń i Okazji.
  4. Poproś zespół do znalezienia Słabych i Mocnych stron organizacji, czyli wewnątrz firmy, w odniesieniu do Zagrożeń (plakaty 3 i 5) oraz Okazji (plakaty 4 i 6). Pozwala to dokonać remanentu potencjału, posiadanych kompetencji (umiejętności i wiedzy).
  5. Przedostatnim krokiem będzie ocena jak można zmaksymalizować Mocne strony i zminimalizować Słabe, aby zwiększyć powodzenie przeprowadzenia zmiany. To jest też dobry moment, aby zdecydować czy zajmujemy si e wszystkim, czy pookreślamy priorytety i działamy zgodnie z nimi.
  6. Po przyjrzeniu się zmianie z każdej strony, ostatnim krokiem jest decyzja o podejmowanych akcjach. Inaczej mówiąc odpowiedzi na pytanie „Co dla nas wynika z przeprowadzonej analizy? Jakie działania należy podjąć?”

Przykład

Dla ilustracji prezentujemy analizę SWOT dla „Sprzedaż z wykorzystaniem bloga”. W przykładzie ujęte jest tylko kilka punktów, by pokazać jak korzystać z narzędzia. W rzeczywistość zapiski są znacznie bogatsze.

Wewnętrzne

ZewnętrzneSłabe strony (W)Mocne Strony (S)
Zagrożenia (T)

Możliwość łatwego skopiowania przez innych pomysłu

Duża konkurencja

Duża ilość treści w sieci – jak się przebić?

③ (-)

Ograniczone zasoby

Duża ilość aktywności pobocznych

Słaba znajomość technicznej strony prowadzenia bloga

⑤ (+)

Możliwość podejścia projektowego (dedykowane osoby, określony czas)

Aktywowanie osób z potrzebnymi kompetencjami

Stymulowanie motywacji uczestników poprzez jasno określony cel

Świadomość słabych stron powinna działać, jak szczepionka

Okazje (O)

Efekt latarni morskiej – trafiają do nas osoby, które są zainteresowane tematem

Dotarcie do większej grupy osób

Koncentracja na jednym temacie

Nikt nie zajmuje się „naszym” tematem

④ (-)

Pierwszy projekt – brak wcześniejszych doświadczeń

Nie wiemy jak zachęcać do kontaktu

⑥ (+)

Osoby w zespole posiadają kompetencje oraz chęć do uczenia się

 

Narzędzie pozwala przyjrzeć się nadchodzącej zmianie z każdej perspektywy, na przykład zastanowić się na Słabymi stronami Okazji. To pozwala wyrazić nawet najmniejsze wątpliwości, a następnie znaleźć odpowiednie rozwiązanie, czyli działanie. W przykładzie: Słabe strony „Nie wiemy jak zachęcać do kontaktu”, Mocne Strony „Osoby w zespole posiadają kompetencje oraz chęć do uczenia się”. Mając tą wiedzę w działania można wpisać sprawdzenie czy osoby w zespole na pewno nie wiedzą jak zachęcać do kontaktu, a jeśli wiedza jest niewystarczająca to znaleźć zewnętrzne źródło wiedzy.

 

Mam lek co dalej ?

Złe reakcje pacjentów.

Czyli o tym jak naprawdę być lepszym cały czas...

Nie zawsze wszystko idzie tak jak sobie wymyślimy.  Pamiętam sytuację ze szkolenia z grupą którą bardzo dobrze znałem. Przeprowadziliśmy warsztat technikami wspólnej pracy i efekt został osiągnięty a produkt wypracowany. Ale na koniec dnia okazało się, że ludzie są zmęczeni, niektórzy wręcz niezadowoleni. Przeszła mi przez głowę myśl, że może to co zrobiłem jest kiepskie. Miałem ich zachęcić do pracy, a w sumie to zamęczyłem uczestników. Z drugiej strony narzędzia facylitacje bardzo mi się podobały. Szkoda by było tak po prostu z nich zrezygnować. Zrobiliśmy podsumowanie tego co się wydarzyło i wnioski były następujące:

- zbyt szybko zaczęliśmy pracę. Jestem czasami tak bardzo skupiony na zadaniu, że zapominam o tym, by zapytać innych jak się mają. Z grupą nie widzieliśmy się przez dwa miesiące. Wolniejsze wprowadzenie w pracę pozwoliłoby przyspieszyć później.

- duża grupa. Obnażyło to pierwsze zadanie, które było do wykonania. Okazało się złożone, zbyt złożone, by jakościowo dobrze monitorować pracę przy kilku stolikach. Jeśli zespół wie jak postępować, sam może pilnować struktury wykonywanego zadania. Przy grupach które się uczą należy poświecić więcej uwagi uczestnikom.

- niekorzystny format pracy grupowej. Format, czyli czy pracujemy indywidualnie, w małej grupie, czy wszyscy razem. Przy dużej grupie omawianie każdego wypracowanego punktu, doprowadza do znużenia. Korzystniejsze byłoby dzielenia zadania na mniejsze i praca w podgrupach.

Z tymi wnioskami zaczęliśmy dzień drugi. Był lepszy od pierwszego.

Pierwszym krokiem do przezwyciężenia trudności jest ich nazwanie. Jeżeli znamy przyczynę, to łatwiej znaleźć remedium.  Drugim decyzja co zrobić inaczej, po nie poddać się po pierwszej próbie. A potem niesutannie sprawdzać/testować czy rozwiązanie działa.

Cykl uczenia się trwa, aż do osiągnięcia  mistrzostwa w posługiwaniu się danym narzędziem.

Powodzenia !

Narzędzie: 6-polowy SWOT

SWOT Tradycyjny

Analiza SWOT znana jest jako 4-polówka i służy analizie Mocnych (S) i Słabych stron (W) w odniesieniu do zewnętrznych Okazji (O) i Zagrożeń (T).

 

 

Pozytywy

Negatywy

Wewnętrzne

Mocne Strony (Strengths)

Słabe strony (Weaknesses)

Zewnętrzne

Okazje (Opportunities)

Zagrożenia (Threats)

 

6 polowy SWOT – kiedy stosować?

Poniższa analiza SWOT pozwala zebrać informacje o zewnętrznych zmianach, określić Zagrożenia i Okazje oraz w odniesieniu do nich zbadać Słabe i Mocne strony wewnątrz organizacji. W efekcie zmaksymalizować Mocne strony i zminimalizować Słabości.

Jak to zrobić?

  1. Zaczynamy od przygotowania 6 flipchartów, by uzyskać następujący układ
  

Wewnętrzne

 

Zewnętrzne

Słabe strony (W)

Mocne Strony (S)

Zagrożenia (T)

(-)

(+)

Okazje (O)

(-)

(+)

 

  1. Poproś ludzi o wypisanie na karteczkach (post-it) wszystkich Zagrożeń i Okazji (plakaty 1 i 2), które w chwili obecnej widzą dla zmiany. Karteczki przyklejają do karty flipchartu. Praca może być zrealizowana w dwóch osobnych podgrupach. Jedna pracuje nad Zagrożeniami, druga nad Okazjami. Potem następuje zmiana zespołów i uzupełnieni wpisów.
  2. W kolejnym kroku zespoły grupują podobne do siebie wpisy (klastrowanie). Użycie karteczek post-it znacząco ułatwia pracę.
  3. W tym miejscu możemy określić, czy określamy priorytety dla poszczególnych Zagrożeń i Okazji.
  4. Poproś zespół do znalezienia Słabych i Mocnych stron organizacji, czyli wewnątrz firmy, w odniesieniu do Zagrożeń (plakaty 3 i 5) oraz Okazji (plakaty 4 i 6). Pozwala to dokonać remanentu potencjału, posiadanych kompetencji (umiejętności i wiedzy).
  5. Przedostatnim krokiem będzie ocena jak można zmaksymalizować Mocne strony i zminimalizować Słabe, aby zwiększyć powodzenie przeprowadzenia zmiany. To jest też dobry moment, aby zdecydować czy zajmujemy si e wszystkim, czy pookreślamy priorytety i działamy zgodnie z nimi.
  6. Po przyjrzeniu się zmianie z każdej strony, ostatnim krokiem jest decyzja o podejmowanych akcjach. Inaczej mówiąc odpowiedzi na pytanie „Co dla nas wynika z przeprowadzonej analizy? Jakie działania należy podjąć?”

Przykład

Dla ilustracji prezentujemy analizę SWOT dla „Sprzedaż z wykorzystaniem bloga”. W przykładzie ujęte jest tylko kilka punktów, by pokazać jak korzystać z narzędzia. W rzeczywistość zapiski są znacznie bogatsze.

  

Wewnętrzne

 

Zewnętrzne

Słabe strony (W)

Mocne Strony (S)

Zagrożenia (T)

Możliwość łatwego skopiowania przez innych pomysłu

Duża konkurencja

Duża ilość treści w sieci – jak się przebić?

③ (-)

Ograniczone zasoby

Duża ilość aktywności pobocznych

Słaba znajomość technicznej strony prowadzenia bloga

⑤ (+)

Możliwość podejścia projektowego (dedykowane osoby, określony czas)

Aktywowanie osób z potrzebnymi kompetencjami

Stymulowanie motywacji uczestników poprzez jasno określony cel

Świadomość słabych stron powinna działać, jak szczepionka

Okazje (O)

Efekt latarni morskiej – trafiają do nas osoby, które są zainteresowane tematem

Dotarcie do większej grupy osób

Koncentracja na jednym temacie

Nikt nie zajmuje się „naszym” tematem

④ (-)

Pierwszy projekt – brak wcześniejszych doświadczeń

Nie wiemy jak zachęcać do kontaktu

⑥ (+)

Osoby w zespole posiadają kompetencje oraz chęć do uczenia się

 

Narzędzie pozwala przyjrzeć się nadchodzącej zmianie z każdej perspektywy, na przykład zastanowić się na Słabymi stronami Okazji. To pozwala wyrazić nawet najmniejsze wątpliwości, a następnie znaleźć odpowiednie rozwiązanie, czyli działanie. W przykładzie: Słabe strony „Nie wiemy jak zachęcać do kontaktu”, Mocne Strony „Osoby w zespole posiadają kompetencje oraz chęć do uczenia się”. Mając tą wiedzę w działania można wpisać sprawdzenie czy osoby w zespole na pewno nie wiedzą jak zachęcać do kontaktu, a jeśli wiedza jest niewystarczająca to znaleźć zewnętrzne źródło wiedzy.

© 2018, efektywnespotkaniabiznesowe.pl

Realizacja: intype.pl

Ogarnij efektywnie własne spotkania! Zapisz się poniżej i odbierz narzędzie, którym realnie ocenisz silne i słabe strony Twoich spotkań!

Tylko konkrety o prowadzeniu efektywnych spotkań biznesowych!

Nowy materiał w każdy poniedziałek prosto do Twojej skrzynki. Zero spamu od nas!

Wyrażam zgodę na otrzymywanie drogą elektroniczną na wskazany przeze mnie adres email informacji handlowej w rozumieniu art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną od Teampartners Krzysztof Bobiński z siedzibą w Zamieniu (05-500), przy ul. Szafranowej 7

FreshMail.pl