FreshMail.pl

Narzędzia do zbierania informacji

Zbieranie informacji

Technika w zarysie

Jest to najprostsza metoda zbierania informacji. Dlatego, że najprostsza, to często ignorowana. Metoda pokazuje czym jest siła wiedzy zespołowej. Zbiera informacje z różnych perspektyw – z perspektyw pracowników. Na tym też polega siła techniki, bo kto wie więcej na temat spraw organizacji, niż sami pracownicy?

Na szkoleniach nazywamy tę technikę „myśloodsiewnią”. Pozwala zapisać swoje myśli, by stały się widoczne dla innych i… dla nas samych. To z kolei pozwala oczyścić umysł. Bo jak to niektórzy mawiają, ludzki umysł jest genialny by tworzyć, ale kiepski by zapamiętywać…

Przeznaczenie

Metodę najlepiej stosować, kiedy zbieramy informacje „z pola”, czyli od osób bezpośrednio zaangażowanych w problem, czy zagadnienie. Pozwala zebrać w jednym miejscu rozproszoną wiedzę.

Sposób użycia

Zapisujemy na flipcharcie definicję problemu, albo cel który chce się osiągnąć. Następnie każdy uczestnik zapisuje na karteczkach (typu post-it) swoje obserwacje. Następnie przykleja wszystkie w umówionym miejscu. W chwili gdy wszystkie karteczki znajdują się na ścianie, można je Grupować, czyli przykleić bliżej siebie karteczki o podobnej tematyce (technika Grupowania będzie opisana w następnym artykule). Jako ostatni element warto zapoznać się z zapisami innych, bo mogą być inspiracją do dodatkowych obserwacji.

Można wykorzystać różne kolory (dla różnych grup lub różnych tematów) i różne rozmiary kartek. Na przykład dla różnych wag problemów.

Przykład

Na jednym z warsztatów zapytaliśmy „Jakie są przeszkody by Służby Utrzymania Ruchu [dział w fabrykach odpowiedzialny za sprawność maszyn, produkujących wyroby] podejmowały działania prewencyjne?”

Uzyskane odpowiedzi:

– brak czasu z powodu gaszenia pożarów

– wąskie gardło [kluczowa maszyna w linii produkcyjnej]

– cztery brygady [praca bez przerwy]

– „nie dotykaj to jest dobre”

– brak komunikacji pomiędzy działami planowania, produkcji a UR

– mantra „produkcja jest najważniejsza”

– kompetencje pracowników UR

– opomiarowanie procesu -> jego brak lub brak wskaźników

– niemierzalność prewencji

Wyżej wymienione punkty diagnozy, są surowcem gotowym do dalszej obróbki:

„Niemierzalność prewencji”. Dalsza praca to odpowiedź na pytanie „Co zrobić, aby działania prewencyjny były mierzalne?”.

Szczepionka przed nowym, nieznanym i trudnym…

Na stronie przedstawiamy narzędzia, techniki i metody, do których użycia namawiamy by urozmaicic codzienna pracę. Mamy świadomość, że początki bywają trudne, dlatego na zasadzie szczepionki piszemy o trudnościach…

Oto kłody leżące na naszej drodze by zacząć stosować nowe narzędzia:

 

A po co mi to ?

Czyli Niechęć przed nowym…

Najczęściej niechęć jest powodowana brakiem wiary w możliwą zmianę. Paradoks polega na tym, że jeżeli nie spróbujesz, to nie będziesz wiedzieć czy się uda. Druga przyczyna niechęci, to wysiłek, który należy ponieść, aby wdrożyć nowe rzeczy. Zaczyna się rozważanie, czy naprawdę jest aż tak źle, żeby coś zmieniać. Wewnętrzny magnes (czyli nasz mózg, a tym w następnym materiale)  trzymający nas w strefie komfortu, jest bardzo silny. Może nie wszystko do końca gra, ale przynajmniej jest znajomo. Niestety w przypadku większości osób, bilans zysków i strat musi być naprawdę negatywny, aby cokolwiek zmienić. Ile Ty sam znasz osób, które w czasie prosperity zastanawiają się co zrobią, jak przyjdzie kryzys?

Niechęć też może się przejawiać do braku zaufania do narzędzia. Sprowadza sie to jednak do tego  czy tak naprawdę my sami potrafimy z niego korzystać ? Co prawda słyszeliśmy nazwę, na przykład SWOT, narzędzie wielokrotnie było stosowane na szkoleniach i dzięki niemu braliśmy aktywny udział w ćwiczeniach. Być może podobało nam się i była to miła odmiana, dostarczająca sporą dawkę radości. Ale przecież to było na szkoleniu… to specjalne okoliczności. Zero realności 🙂

I przychodzi kolejna myśl: To nie może się udać w normalnych warunkach, w pracy… Poza tym pojawiają się wymówki: nie pamiętam od czego zacząć. I konkluzja: Może nie będę się wydurniał…bo deadline puka….

 

A co inni powiedzą ?

Czyli Lęk przed porażką…

W głowie odbywa się mniej więcej taki dialog: A jak mi nie wyjdzie? Dopiero co poznałem tę technikę. Nie do końca sam znam wszystkie niuanse, a jak mam ją wytłumaczyć innym? Trochę się wystawiam. Może lepiej nie ryzykować ośmieszenia się na forum i przed kolegami/koleżankami.

Co obniża lęk? Spróbowanie na sobie, jak narzędzie działa. Najlepiej pod okiem kogoś kto ma doświadczenie, albo testy przeprowadzone w małym, zaufanym gronie. I jeden, i drugi sposób pozwala na sprawdzeniu w praktyce rzeczywistej wartości nowego sposobu pracy. I zmierzeniu się z wątpliwościami. Jeżeli do czegoś jesteśmy przekonani, to naturalnie będziemy bardziej wiarygodni przed innymi.

Najprostsze pod słońcem czyli jak dobrze zrobić SWOTa

Zamien 4 pola na 6 i jesteś GOŚĆ !

6-polowy SWOT

 

SWOT Tradycyjny

Analiza SWOT znana jest jako 4-polówka i służy analizie Mocnych (S) i Słabych stron (W) w odniesieniu do zewnętrznych Okazji (O) i Zagrożeń (T).

 

PozytywyNegatywy
WewnętrzneMocne Strony (Strengths)

 

 

Słabe strony (Weaknesses)

 

 

ZewnętrzneOkazje (Opportunities)

 

 

Zagrożenia (Threats)

 

 

 

6 polowy SWOT – kiedy stosować?

Poniższa analiza SWOT pozwala zebrać informacje o zewnętrznych zmianach, określić Zagrożenia i Okazje oraz w odniesieniu do nich zbadać Słabe i Mocne strony wewnątrz organizacji. W efekcie zmaksymalizować Mocne strony i zminimalizować Słabości.

Jak to zrobić?

  1. Zaczynamy od przygotowania 6 flipchartów, by uzyskać następujący układ

Wewnętrzne

ZewnętrzneSłabe strony (W)Mocne Strony (S)
Zagrożenia (T)

(-)

(+)

Okazje (O)

(-)

(+)

 

  1. Poproś ludzi o wypisanie na karteczkach (post-it) wszystkich Zagrożeń i Okazji (plakaty 1 i 2), które w chwili obecnej widzą dla zmiany. Karteczki przyklejają do karty flipchartu. Praca może być zrealizowana w dwóch osobnych podgrupach. Jedna pracuje nad Zagrożeniami, druga nad Okazjami. Potem następuje zmiana zespołów i uzupełnieni wpisów.
  2. W kolejnym kroku zespoły grupują podobne do siebie wpisy (klastrowanie). Użycie karteczek post-it znacząco ułatwia pracę.
  3. W tym miejscu możemy określić, czy określamy priorytety dla poszczególnych Zagrożeń i Okazji.
  4. Poproś zespół do znalezienia Słabych i Mocnych stron organizacji, czyli wewnątrz firmy, w odniesieniu do Zagrożeń (plakaty 3 i 5) oraz Okazji (plakaty 4 i 6). Pozwala to dokonać remanentu potencjału, posiadanych kompetencji (umiejętności i wiedzy).
  5. Przedostatnim krokiem będzie ocena jak można zmaksymalizować Mocne strony i zminimalizować Słabe, aby zwiększyć powodzenie przeprowadzenia zmiany. To jest też dobry moment, aby zdecydować czy zajmujemy si e wszystkim, czy pookreślamy priorytety i działamy zgodnie z nimi.
  6. Po przyjrzeniu się zmianie z każdej strony, ostatnim krokiem jest decyzja o podejmowanych akcjach. Inaczej mówiąc odpowiedzi na pytanie „Co dla nas wynika z przeprowadzonej analizy? Jakie działania należy podjąć?”

Przykład

Dla ilustracji prezentujemy analizę SWOT dla „Sprzedaż z wykorzystaniem bloga”. W przykładzie ujęte jest tylko kilka punktów, by pokazać jak korzystać z narzędzia. W rzeczywistość zapiski są znacznie bogatsze.

Wewnętrzne

ZewnętrzneSłabe strony (W)Mocne Strony (S)
Zagrożenia (T)

Możliwość łatwego skopiowania przez innych pomysłu

Duża konkurencja

Duża ilość treści w sieci – jak się przebić?

③ (-)

Ograniczone zasoby

Duża ilość aktywności pobocznych

Słaba znajomość technicznej strony prowadzenia bloga

⑤ (+)

Możliwość podejścia projektowego (dedykowane osoby, określony czas)

Aktywowanie osób z potrzebnymi kompetencjami

Stymulowanie motywacji uczestników poprzez jasno określony cel

Świadomość słabych stron powinna działać, jak szczepionka

Okazje (O)

Efekt latarni morskiej – trafiają do nas osoby, które są zainteresowane tematem

Dotarcie do większej grupy osób

Koncentracja na jednym temacie

Nikt nie zajmuje się „naszym” tematem

④ (-)

Pierwszy projekt – brak wcześniejszych doświadczeń

Nie wiemy jak zachęcać do kontaktu

⑥ (+)

Osoby w zespole posiadają kompetencje oraz chęć do uczenia się

 

Narzędzie pozwala przyjrzeć się nadchodzącej zmianie z każdej perspektywy, na przykład zastanowić się na Słabymi stronami Okazji. To pozwala wyrazić nawet najmniejsze wątpliwości, a następnie znaleźć odpowiednie rozwiązanie, czyli działanie. W przykładzie: Słabe strony „Nie wiemy jak zachęcać do kontaktu”, Mocne Strony „Osoby w zespole posiadają kompetencje oraz chęć do uczenia się”. Mając tą wiedzę w działania można wpisać sprawdzenie czy osoby w zespole na pewno nie wiedzą jak zachęcać do kontaktu, a jeśli wiedza jest niewystarczająca to znaleźć zewnętrzne źródło wiedzy.

 

Mam lek co dalej ?

Złe reakcje pacjentów.

Czyli o tym jak naprawdę być lepszym cały czas...

Nie zawsze wszystko idzie tak jak sobie wymyślimy.  Pamiętam sytuację ze szkolenia z grupą którą bardzo dobrze znałem. Przeprowadziliśmy warsztat technikami wspólnej pracy i efekt został osiągnięty a produkt wypracowany. Ale na koniec dnia okazało się, że ludzie są zmęczeni, niektórzy wręcz niezadowoleni. Przeszła mi przez głowę myśl, że może to co zrobiłem jest kiepskie. Miałem ich zachęcić do pracy, a w sumie to zamęczyłem uczestników. Z drugiej strony narzędzia facylitacje bardzo mi się podobały. Szkoda by było tak po prostu z nich zrezygnować. Zrobiliśmy podsumowanie tego co się wydarzyło i wnioski były następujące:

- zbyt szybko zaczęliśmy pracę. Jestem czasami tak bardzo skupiony na zadaniu, że zapominam o tym, by zapytać innych jak się mają. Z grupą nie widzieliśmy się przez dwa miesiące. Wolniejsze wprowadzenie w pracę pozwoliłoby przyspieszyć później.

- duża grupa. Obnażyło to pierwsze zadanie, które było do wykonania. Okazało się złożone, zbyt złożone, by jakościowo dobrze monitorować pracę przy kilku stolikach. Jeśli zespół wie jak postępować, sam może pilnować struktury wykonywanego zadania. Przy grupach które się uczą należy poświecić więcej uwagi uczestnikom.

- niekorzystny format pracy grupowej. Format, czyli czy pracujemy indywidualnie, w małej grupie, czy wszyscy razem. Przy dużej grupie omawianie każdego wypracowanego punktu, doprowadza do znużenia. Korzystniejsze byłoby dzielenia zadania na mniejsze i praca w podgrupach.

Z tymi wnioskami zaczęliśmy dzień drugi. Był lepszy od pierwszego.

Pierwszym krokiem do przezwyciężenia trudności jest ich nazwanie. Jeżeli znamy przyczynę, to łatwiej znaleźć remedium.  Drugim decyzja co zrobić inaczej, po nie poddać się po pierwszej próbie. A potem niesutannie sprawdzać/testować czy rozwiązanie działa.

Cykl uczenia się trwa, aż do osiągnięcia  mistrzostwa w posługiwaniu się danym narzędziem.

Powodzenia !

Narzędzie: 6-polowy SWOT

SWOT Tradycyjny

Analiza SWOT znana jest jako 4-polówka i służy analizie Mocnych (S) i Słabych stron (W) w odniesieniu do zewnętrznych Okazji (O) i Zagrożeń (T).

 

 

Pozytywy

Negatywy

Wewnętrzne

Mocne Strony (Strengths)

Słabe strony (Weaknesses)

Zewnętrzne

Okazje (Opportunities)

Zagrożenia (Threats)

 

6 polowy SWOT – kiedy stosować?

Poniższa analiza SWOT pozwala zebrać informacje o zewnętrznych zmianach, określić Zagrożenia i Okazje oraz w odniesieniu do nich zbadać Słabe i Mocne strony wewnątrz organizacji. W efekcie zmaksymalizować Mocne strony i zminimalizować Słabości.

Jak to zrobić?

  1. Zaczynamy od przygotowania 6 flipchartów, by uzyskać następujący układ
  

Wewnętrzne

 

Zewnętrzne

Słabe strony (W)

Mocne Strony (S)

Zagrożenia (T)

(-)

(+)

Okazje (O)

(-)

(+)

 

  1. Poproś ludzi o wypisanie na karteczkach (post-it) wszystkich Zagrożeń i Okazji (plakaty 1 i 2), które w chwili obecnej widzą dla zmiany. Karteczki przyklejają do karty flipchartu. Praca może być zrealizowana w dwóch osobnych podgrupach. Jedna pracuje nad Zagrożeniami, druga nad Okazjami. Potem następuje zmiana zespołów i uzupełnieni wpisów.
  2. W kolejnym kroku zespoły grupują podobne do siebie wpisy (klastrowanie). Użycie karteczek post-it znacząco ułatwia pracę.
  3. W tym miejscu możemy określić, czy określamy priorytety dla poszczególnych Zagrożeń i Okazji.
  4. Poproś zespół do znalezienia Słabych i Mocnych stron organizacji, czyli wewnątrz firmy, w odniesieniu do Zagrożeń (plakaty 3 i 5) oraz Okazji (plakaty 4 i 6). Pozwala to dokonać remanentu potencjału, posiadanych kompetencji (umiejętności i wiedzy).
  5. Przedostatnim krokiem będzie ocena jak można zmaksymalizować Mocne strony i zminimalizować Słabe, aby zwiększyć powodzenie przeprowadzenia zmiany. To jest też dobry moment, aby zdecydować czy zajmujemy si e wszystkim, czy pookreślamy priorytety i działamy zgodnie z nimi.
  6. Po przyjrzeniu się zmianie z każdej strony, ostatnim krokiem jest decyzja o podejmowanych akcjach. Inaczej mówiąc odpowiedzi na pytanie „Co dla nas wynika z przeprowadzonej analizy? Jakie działania należy podjąć?”

Przykład

Dla ilustracji prezentujemy analizę SWOT dla „Sprzedaż z wykorzystaniem bloga”. W przykładzie ujęte jest tylko kilka punktów, by pokazać jak korzystać z narzędzia. W rzeczywistość zapiski są znacznie bogatsze.

  

Wewnętrzne

 

Zewnętrzne

Słabe strony (W)

Mocne Strony (S)

Zagrożenia (T)

Możliwość łatwego skopiowania przez innych pomysłu

Duża konkurencja

Duża ilość treści w sieci – jak się przebić?

③ (-)

Ograniczone zasoby

Duża ilość aktywności pobocznych

Słaba znajomość technicznej strony prowadzenia bloga

⑤ (+)

Możliwość podejścia projektowego (dedykowane osoby, określony czas)

Aktywowanie osób z potrzebnymi kompetencjami

Stymulowanie motywacji uczestników poprzez jasno określony cel

Świadomość słabych stron powinna działać, jak szczepionka

Okazje (O)

Efekt latarni morskiej – trafiają do nas osoby, które są zainteresowane tematem

Dotarcie do większej grupy osób

Koncentracja na jednym temacie

Nikt nie zajmuje się „naszym” tematem

④ (-)

Pierwszy projekt – brak wcześniejszych doświadczeń

Nie wiemy jak zachęcać do kontaktu

⑥ (+)

Osoby w zespole posiadają kompetencje oraz chęć do uczenia się

 

Narzędzie pozwala przyjrzeć się nadchodzącej zmianie z każdej perspektywy, na przykład zastanowić się na Słabymi stronami Okazji. To pozwala wyrazić nawet najmniejsze wątpliwości, a następnie znaleźć odpowiednie rozwiązanie, czyli działanie. W przykładzie: Słabe strony „Nie wiemy jak zachęcać do kontaktu”, Mocne Strony „Osoby w zespole posiadają kompetencje oraz chęć do uczenia się”. Mając tą wiedzę w działania można wpisać sprawdzenie czy osoby w zespole na pewno nie wiedzą jak zachęcać do kontaktu, a jeśli wiedza jest niewystarczająca to znaleźć zewnętrzne źródło wiedzy.

© 2018, efektywnespotkaniabiznesowe.pl

Realizacja: intype.pl

Ogarnij efektywnie własne spotkania! Zapisz się poniżej i odbierz narzędzie, którym realnie ocenisz silne i słabe strony Twoich spotkań!

Tylko konkrety o prowadzeniu efektywnych spotkań biznesowych!

Nowy materiał w każdy poniedziałek prosto do Twojej skrzynki. Zero spamu od nas!

Wyrażam zgodę na otrzymywanie drogą elektroniczną na wskazany przeze mnie adres email informacji handlowej w rozumieniu art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną od Teampartners Krzysztof Bobiński z siedzibą w Zamieniu (05-500), przy ul. Szafranowej 7

FreshMail.pl