FreshMail.pl

Kogo uważasz za swój zespół?

To był maj. Pachniała Saska Kępa…Drzewa za oknem okryte były soczystą zielenią. Przez otwarte okno wpadało ciepłe powietrze, a w sali siedziała grupa menedżerów. Warsztat dotyczył budowania zespołów. Tradycyjnie zadaliśmy pytanie „Kto jest Waszym najbliższym zespołem?”. Menedżerowie popatrzyli po sobie, uznając pytanie za zbyt oczywiste i odpowiadają, że podległy zespół. Tylko jedna osoba wskazuje na ludzi zgromadzonych na warsztacie: „To jest mój zespół….”

Tą osobą był prezes firmy.

Z pozoru to niewinne pytanie, ale odpowiedź na tak zadane pytanie  odsłania wiele problemów. Skoro menedżerowie nie postrzegają innych menedżerów, jako swojego zespołu, to tylko krok do zbudowania silosów, do budowania komunikacja MY – ONI, do rozgrywania wewnętrznych bitew. W ten sposób natychmiast gubi się z pola widzenia wspólny cel firmy a co za tym idzie efektywność spotkań biznesowych.

Co zrobić, aby menedżerowie tworzyli zespół?

Jednym ze sposobów są systematycznie planowane i realizowane spotkania kwartalne. Celem spotkania kwartalnego jest oderwanie się od bieżączki i wspólne spędzenie czasu, aby przyjrzeć się firmie i ludziom z szerszej perspektywy.

Spotkanie powinno być najlepiej wyjazdowe i to co najmniej  2-dniowe. Niezbyt daleko od biura, ale na tyle daleko, by nikt nie miał pokusy powrotu do firmy.

Spotkanie powinno być poświęcone głównemu zagadnieniu zdefiniowanemu jako realizacja strategii firmy. Tydzień temu w artykule o spotkaniach miesięcznych, wskazaliśmy, że powinny być dedykowane operacyjnym tematom. Efektywne spotkanie biznesowe w ujęciu kwartalnym to natomiast spojrzenie z lotu ptaka, na wszystko co dzieje się w firmie i w jej otoczeniu. Powinno być poświęcone szczerej, konstruktywnej rozmowie, jaki obraz powstaje patrząc na poruszane zagadnienia w codziennej pracy, na spotkaniach tygodniowych i miesięcznych.

Typowe zagadnienia poruszane podczas kwartalnego spotkania biznesowego w firmie to np.: Jak wygląda otoczenie rynkowe? Co robi nasza konkurencja?  Czego możemy się spodziewać w po naszych działaniach?

Drugim ważnym obszarem są odniesienia w czasie spotkania do ludzi, którzy realizują tą strategię. Przede wszystkim, należy wygospodarować czas, aby przekazać sobie wzajemnie informacje zwrotne. Może być rozmowa jeden na jeden lub proponowana przez nas na warsztatach rundka VIP-owska. Polega ona na tym, że każda osoba ma szansę usłyszeć od pozostałych, za co ja cenią, a czego by oczekiwali, potrzebowali (więcej, inaczej, mniej). VIP-owska, bo każdy po kolei siada na środku i słucha… Przed rundą każdy się trochę stresuje, ale po zakończeniu prawie każdy ocenia to jako bardzo cenne doświadczenie. Ogólnie chodzi o stworzeniu warunków by otwarcie porozmawiać, jak nam się ze sobą pracuje.

Biznesowe spotkanie kwartalne oprócz rozmowy na temat wzajemnej współpracy, jest też okazją, aby porozmawiać o swoich zespołach, ludziach z firmy. Na spotkaniu można spojrzeć na załogę pod kątem potencjału do wykorzystania lub ambicji do rozwoju, zmiany kierunku kariery itp.

Mielizny kwartalnego spotkania wyjazdowego

Kilka zasad, których warto przestrzegać, aby spotkanie kwartalne było efektywne biznesowo:

  • Warto unikać prezentacji przeładowanych danymi. Jeśli już trzeba będzie przygotować dane, to niech będzie to minimalna ich ilość.
  • Warto zadbać o przyjemne otoczenie, ale nich nie będzie to główny cel wyjazdu. Otoczenie powinno dawać możliwość oderwania się od codzienności, ale zbyt atrakcyjne może rozpraszać.
  • Sugerujemy zrezygnować z wieczornej wystawnej kolacji, a na pewno z nocnego posiedzenia. Oczywiście wszystko jest dla ludzi, ale drugiego dnia lepiej być wypoczętym i skoncentrowanym na pracy.

Osobiście bardzo cenimy spotkania kwartalne. Dla nas są jak spoiwo, które trzyma nas w codziennej pracy. Uważamy, że jest bardzo rzadko wykorzystywane i dlatego bardzo zachęcamy do wprowadzenia efektywnego  spotkania kwartalnego do firmowej rutyny spotkań.

Jakiego rodzaju inne spotkania warto mieć w swoim repertuarze? Zostaw nam swój komentarz. Daj znać, jakie rodzaje spotkań są dla Ciebie szczególnie interesujące a rozwiniemy ten wątek w ramach naszego bloga. Napisz do nas na LinkedIn co jeśli masz dodatkowe pytania a obiecujemy się tym rzeczowo zająć.

Skąd się bierze chaos w spotkaniach firmowych?

Tydzień temu pisaliśmy o spotkaniach cotygodniowych. Dzisiaj pora na kolejny rodzaj spotkań. Spotkania miesięczne. O ile w przypadku spotkań odbywających się co tydzień ważna była dynamika spotkania, a na spotkanie nie należało się specjalnie przygotowywać, o tyle w przypadku spotkań comiesięcznych najważniejsze jest wyczerpanie tematu.

Ważne rzeczy tylko na spotkaniach miesięcznych.

Spotkania  strategiczne dotyczą najważniejszych rzeczy toczących w się w firmie. Mogą wynikać z decyzji,  podjętej na spotkaniu taktycznym, abym danej sprawie przyjrzeć się dokładniej. Mogą wynikać również z sytuacji kryzysowych. Ale mogą to być również spotkania planowane, mające na celu rozwój firmy. Tematy spotkań to sprawy ważne, ale niekoniecznie pilne.

Martwić należy się po kolei.

Na spotkaniu należy zajmować się tylko jednym lub dwoma tematami. Na każdy temat należy zarezerwować co najmniej 2 godziny. Inaczej mówiąc należy zapewnić wystarczająco dużo czasu, aby każdy mógł się wypowiedzieć, aby był czas na prezentację danych i dyskusje. W jednej chwili zajmujemy się tylko jednym tematem. Dopiero po jego wyczerpaniu, jeśli jednocześnie nie doszło do wyczerpania siły uczestników 🙂 możemy się zająć kolejną sprawą. Na spotkaniach strategicznych, bardzo korzystne będzie stymulowanie konfliktu. Oczywiście mamy na myśli konstruktywny konflikt, dotyczący meritum danej sprawy. A nie destrukcyjny w szczególności personalny konflikt. Konfrontowanie odmiennych punktów widzenia ma umożliwić wypowiedzenie się każdej osoby i wypracowanie rozwiązania z uwzględnieniem wszystkich głosów.  

Bądź przygotowany.

Odmienienie niż w przypadku spotkań tygodniowych to do spotkań miesięcznych należy przygotować się bardzo dobrze. Po to właśnie rezerwujemy wystarczającą ilość czasu, aby w trakcie spotkania, wypracować jakościowo dobre rozwiązanie. Truizmem jest stwierdzenie, że żeby było jakościowo dobre, potrzebujemy dobrych danych wejściowych. W przeciwnym razie, może się ziścić powiedzenie „Garbage in. Garbage out.” (Śmieci na wejściu, śmieci na wyjściu). Uwaga jednak na pułapkę. W niektórych organizacjach istnieje poważne ryzyko co odwlekania decyzji poprzez zasłanianie się potrzebą kolejnych danych. Wynika to dość często z obawą przed podejmowaniem rzeczywistych decyzji lub z kultury organizacji nauczonej bezkarności skutków co do podejmowanych decyzji. Aby uniknąć tej pułapki, warto skonsultować przed spotkaniem, jakie dane powinny być przygotowane.

Zamiast podsumowania.

Spotkania miesięczne dają uczestnikom poczucie uczestniczenia w czymś ważnym. Z tego powodu są przyjemne. Tym bardziej, że każdy ma szansę się wypowiedzieć. Inaczej mówiąc zarówno temat jest ważny, jak i uczestnik może poczuć się doceniony.  Dość często spotkania w których uczestniczyliśmy było pomieszaniem spraw ważnych z błahymi. Strategicznych z taktycznymi. To dawało poczucie chaosu. Rozdział na spotkania tygodniowe i miesięczne, pozwala nadać ład i sens spotkaniom bez utraty ich jakości jak i zaangażowania uczestników.

Jakiego rodzaju inne spotkania warto mieć w swoim repertuarze? Zostaw nam swój komentarz. Daj znać, jakie rodzaje spotkań są dla Ciebie szczególnie interesujące a rozwiniemy ten wątek w ramach naszego bloga. Napisz do nas na LinkedIn co jeśli masz dodatkowe pytania a obiecujemy się tym rzeczowo zająć.

Godzina lekcyjna a tygodniowe spotkania

Na wielu kursach i zajęciach słyszeliśmy, że człowiek dobrze się koncentruje przez 45 minut. Potem uwaga spada…

Dlatego nie wiedzieć czemu wykłady trwają 1,5 godziny, także na Wydziale Psychologii, na którym o długości czasu koncentracji słyszeliśmy pierwszy raz 😊

Dzisiaj zaczynamy cykl 4 artykułów, które podpowiedzą jak efektywnie przeprowadzać różne rodzaje spotkań. Zaczynamy od spotkania tygodniowego, które jest najpowszechniejsze. Spotkanie powinno być poświęcone sprawom bieżącym. Aby spotkanie było efektywne przydatne jest stosowanie kilku zasad.

Po co spotykać się co tydzień

Celem spotkania jest regularna wymiana informacji pomiędzy całym zespołem. Dlatego, jeśli ma mieć to sens, to powinno odbywać się regularnie (raz na tydzień lub co dwa tygodnie) i powinni na nim być wszystkie kluczowe osoby. Spotkanie powinno trwać krótko, najlepiej 45 minut. Na pewno nie może być dłuższe, niż 90 minut (jeśli się odbywa co dwa tygodnie). Narzucona rama czasowa, podnosi dynamikę spotkania. I tu ważna sprawa. Kulturowo udaje nam się dość często zacząć o czasie, ale mamy kłopot z kończeniem o czasie. Dlatego tak ważne jest, by przestrzegać terminowego zakończenia. Utrzymanie dyscypliny czasowej to rola prowadzącego.

Co powinno składać się na to spotkanie? Na początku spotkania, każdy w ciągu 60 sekund powinien zaanonsować o czym chciałby dzisiaj powiedzieć. Powinny to być 2-3 priorytety na nadchodzący tydzień.

Bardzo ważne jest w trakcie rundki, aby nie wchodzić w szczegóły. Dobrą praktyką jest nie przerywanie i nie komentowanie wypowiedzi uczestników.

Sprawy bieżące zgłoszone z każdego obszaru to pierwszy element spotkania tygodniowego. Drugim elementem powinny być 4-5 kluczowych wskaźników, które mówią o kondycji firmy. Co to za wskaźniki, zależy od specyfiki firmy. Należy jednak zwrócić uwagę, aby rozmowa, na przykład, na temat sprzedaży, nie zajęła całego spotkania.  Sprzedaż w firmach handlowych jest lokomotywą, oczywiście. Jeżeli mamy sytuację krytyczną, to lepiej poświęcić temu spotkanie tematyczne (miesięczne), które opiszemy w kolejnym artykule.

Przychodź nie przygotowany

Brzmi jak absurd, ale to jest jedyne spotkanie, na które nie musisz się przygotowywać. W końcu sprawy bieżące to te które zaprzątają Ci głowę. Tworzenie agendy spotkania na spotkaniu zapewnia większą otwartość. Idąc na spotkanie z gotowa agendą, spodziewamy się tylko tych tematów, poruszenie innych spraw, wywołuje zdziwienie, a czasami poczucie nieadekwatności i zajmowanie się tematami pobocznymi. W efekcie na sprawy które są bieżące, nie ma miejsca.

Patrick Lencioni, spotkania tygodniowe nazywa spotkaniami taktycznymi i zaznacza, że celem spotkania jest rozwiązywanie problemów i wyjaśnienie niejasności.

Jeśli na spotkaniu pojawia się temat złożony, dotyczący celów długoterminowych, czyli strategiczny, to warto przenieść termin na spotkanie miesięczne.

Jakiego rodzaju inne spotkania warto mieć w swoim repertuarze? Zostaw nam swój komentarz. Daj znać, jakie rodzaje spotkań są dla Ciebie szczególnie interesujące a rozwiniemy ten wątek w ramach naszego bloga. Napisz do nas na LinkedIn co jeśli masz dodatkowe pytania a obiecujemy się tym rzeczowo zająć.

Aktywne słuchanie to nie wszystko…! Katastrofa, której można było uniknąć.

Warunkiem efektywnego spotkania jest dobra komunikacja. Dobra czyli  skuteczna. Można powiedzieć, że człowiek opanował tę umiejętność. Jest to nasza gatunkowa przewaga! Dzięki komunikacji sięgamy gwiazd, budujemy statki kosmiczne, ale…

Ale z powodu złej komunikacji dochodzi do problemów, czasem nawet do tragedii. Jakiś przykład? Bardzo proszę: 28 stycznia 1986 roku o 17:38 ze stanowiska LC-39B na Przylądku Canaveral wystartował prom kosmiczny “Challenger” i 73 sekundy po starcie, na wysokości 14,5 kilometra doszło do eksplozji, która zniszczyła prom i doprowadziła do śmierci załogi. „ALE moment, z powodu jakiej komunikacji? To chyba jakieś nieporozumienie, przecież prom rozpadł się na skutek uszkodzenia pierścienia uszczelniającego w silniku prawej rakiety!”

Drobiazgowe śledztwo wykazało jednak, że faktycznie przyczyną bezpośrednią była uszczelka, ale źródłową okazała się zła komunikacja problemu.

Przyczyna źródłowa i bezpośrednia. To bardzo ciekawe rozróżnienie. W tym wypadku oznacza, że inżynier Roger Boisjoly, informował swoich przełożonych o wykrytym mankamencie. Boisjoly wskazywał, że zbyt niska temperatura na otoczenia sprawia, że zmienia właściwości gumy, a ta staje się krucha i przestaje spełniać swoje zadanie.

W jakim sensie komunikacja zawiodła? Ponieważ bardzo często mamy swoje filtry – tak do słuchania, ale również do mówienia. W tej sytuacji filtrem było myślenie – już tak dużo zrobiliśmy, trzeba wreszcie zakończyć ten projekt (wydaje się znajome?)!

Własnych tego typu filtrów możemy mieć bardzo wiele, a to tylko jeden z przykładów. Kłopot polega na tym, że część z nich działa nieświadomie i czasem sami nie wiemy, że właśnie jesteśmy pod jego wpływem, a umiejętność ich identyfikowania jest jedną z kluczowych dla dobrej komunikacji na spotkaniu i nie tylko… Ale o tym w innym odcinku 😉…analizy rejsu Challengera w kontekście spotkań biznesowych.

Jakie znaczenie ma dla Ciebie komunikacja podczas spotkania biznesowego? Zostaw nam swój komentarz. Daj znać, które z aspektów komunikacji podczas spotkań są dla Ciebie szczególnie interesujące a rozwiniemy ten wątek w ramach naszego bloga. Skontaktuj się z nami na LinkedIn i daj znać co Cię szczególnie interesuje a obiecujemy się tym rzeczowo zająć.

Po co nam spotkania?

Można sobie zadać pytanie, czy spotkania są nam w ogóle potrzebne? Być może moglibyśmy bez nich się obyć?

W ostatnim czasie bliska nam jest idea odnoszenia się tego jak obecnie funkcjonujemy przez pryzmat ewolucji. A dokładniej filogeneza, czyli jak człowiek rozwijał się na przestrzeni dziejów, by stać się człowiekiem współczesnym. Początek kultury spotkań sięga okresu, gdy biegaliśmy za mamutami lub uciekaliśmy przed tygrysami szablozębymi. Wtedy to grupy myśliwych spotykały się razem, by ustalić co robić, by nakarmić siebie i swoich bliskich. Spotykali się też by ustalić czy zmienić miejsce swojego koczowania, czy pozostać. Tradycja spotkań ma zatem długa historię. Ale jakie funkcję pełnią obecnie spotkania biznesowe?

  1. Przypomnienie celu. Wspólne zebranie się, powinno być okazją do przypomnienia lub rewizji kierunku działania. Do sprawdzenia, czy wszyscy idziemy w tym samy kierunku. Czy jest to dla nas tak samo ważne. A może pora zakręcić kołem sterowym i wyznaczyć nowy cel podróży?
  2. Aktualizacja wspólnej wiedzy. Jeśli istnieje coś takiego jak umysł zbiorowy, czy umysł społeczny, to spotkania mają funkcję aktualizowania danych w tym umyśle. Z jednej strony członkowie przekazują to co sami wiedzą, dostarczają wiadomości, z drugiej inni przyswajają nowe fakty i opinie.

Patrick Lencioni podał przykład dobrze ilustrujący podsumowanie dwóch powyższych punktów. Gdyby porównać spotkania do meczu piłkarskiego, to w sytuacji, kiedy dwadzieścia procent załogi wie, jaki jest cel biznesowy, to jakby 2 zawodników na boisku, wiedziało gdzie jest bramka, do której należy strzelać. Kilku nie wiedziałoby co w ogóle robi na boisku, a jeden lub dwóch, było zagrożeniem dla własnej bramki. Mamy podejrzenia, że na ostatnich Mistrzostwach Świata z taką sytuacją, mieliśmy do czynienia. 😉Kto oglądał ten wie 😉  

Wracając do głównego wątku to widzimy kilka dodatkowych funkcji spotkań biznesowych dla całych organizacji firmowych.

  1. Integrowanie zespołu. Już sama obecność na spotkaniu określa kto do zespołu należy, a kto nie. Brak zaproszenia na kluczowe spotkania, zwiększa lęk przed wykluczeniem z grupy, ostracyzmem. Dlatego ważne jest by zapraszać, jak najmniej osób z jednej strony, ale nie pominąć nikogo istotnego z drugiej. Poza tym, możliwość rozmowy, zwiększa szanse lepszego poznania się, a przez to integracji zespołu.
  2. Przypomnienie o regułach gry. Istotne jest też przypominanie, bądź ustalanie na co się umówiliśmy, jakie są reguły gry. Na jakie normy współpracy w grupie nas obowiązują.
  3. Arena lidera. Nie można też pominąć innego ważnego aspektu spotkań. Dość często dla lidera zespołu jest to możliwość pokazania jakim jest liderem. Z jednej strony jest to koncentracja na wyniku, z drugiej, o wiele ważniejszej, okazanie, jak traktuje ludzi. Czy potrafi słuchać, angażować, docenić, traktować, jak partnerów? Poza spotkaniami, na ogół zajmuje się swoją pracą lub rozmowami jeden na jeden. Spotkania są dla niego areną.

Czy Ty widzisz inne elementy dla których warto się spotykać? Zostaw nam swój komentarz. Daj znać, które z powyższych funkcji spotkań są dla Ciebie szczególnie interesujące a rozwiniemy ten wątek w ramach naszego bloga. Napisz do nas na LinkedIn co Cię szczególnie interesuje a obiecujemy się tym rzeczowo zająć.

Oddychaj, proszę oddychaj! Czyli co robić gdy nadchodzi trudne spotkanie.

Budzisz się o poranku. Nie spałeś dobrze. Niby długo bo aż 7 godzin (sic!) ale niespokojnie. Pierwsza myśl o poranku…OMG to dzisiaj mam to trudne spotkanie dotyczące…Twoje całe ciało się powoli spina na samą myśl o możliwej jatce podczas tego spotkania. Wstajesz powoli, ociężale ruszasz w kierunku łazienki jak skazaniec za ciężkie przestępstwo. Wiesz, że przez to spotkanie ten dzień będzie ciężki, pozbawiony radości a nawet może przygnębiający. Im bardziej myślisz o tym spotkaniu tym bardziej “odcina” Ci tlen i tracisz poczucie pewności. I co ja mam z tym zrobić myślisz sobie… A może by jednak spróbować zmienić ten dzień w lepszy, Tylko jak?

Trudne spotkania, niezależnie czy dotyczą informowania klienta o podwyżce cen czy przewodniczenia dalekiemu od entuzjazmu spotkaniu na temat słabych wyników – są nieodłączną częścią każdej pracy. Wszyscy się kiedyś na to natknęliśmy, Być może twój szef zrugał cię kiedyś podczas burzliwej dyskusji w zespole, twój najlepsza  sprzedawca wyszedł ze spotkanie podczas rozmowy o wynikach pracy, a może i twój klient odwiesił słuchawkę, kiedy byłeś w pół zdania, że musicie w tym roku podnieść ceny. Z powodu takich spotkań i rozmów staramy się ich unikać. Ale to nie jest właściwa reakcja. Wszak trudne rozmowy nie są niczym nadzwyczajnym tylko naturalnym elementem każdej ścieżki zawodowej. Najważniejsze to nauczyć się, jak takie spotkanie prowadzić, by uzyskać lepszy wynik. Poniżej kilka wskazówek jak prowadzić trudne spotkania i rozmowy tak aby osiągnąć to, czego się chce, a jednocześnie nie zburzyć relacji z uczestnikami w trakcie takiej rozmowy.

Nie będzie tak źle

Jeżeli wychodzisz z nastawieniem, że czeka cię trudne spotkanie, tym większe jest prawdopodobieństwo, że jeszcze przed jego rozpoczęciem spotkania będziesz zdenerwowany czy wręcz wkurzony. Wysil się więc i zacznij myśleć bardziej pozytywnie. Wiesz, że będzie trudno więc po co jeszcze się dobijać w środku dodatkową demotywacją.  Na przykład nie ganisz każdego za złe wyniki, ale wspólnie z uczestnikami szukasz konstruktywnego sposobu wyjścia z tej sytuacji. Nie odmawiasz przełożonemu, tylko oferujesz inne rozwiązania. Trudne spotkania przebiegają dużo lepiej jeśli w swojej głowie dołożysz starań aby traktować je jak zwyczajne rozmowy.

Oddychaj oddychaj oddychaj

Pamiętaj, że fizyki swojego mózgu nie oszukasz. Im bardziej jesteś opanowany, spokojny i świadomy, tym łatwiej przychodzi ci prowadzenie trudnych spotkań. Co bardzo pomaga w uzyskaniu powyższego stanu. ODDYCHAJ! Zacznij praktykować robienie regularnych przerw w ciągu dnia na rzecz świadomego oddychania. Bardzo pomaga to w stymulowaniu koncentracji oraz uodparnia twój mózg na wszelkie ciosy z zewnątrz. Zachowanie takie bardzo dobrze się sprawdza także, kiedy jesteśmy w środku trudnej rozmowy podczas spotkania. Jeśli czujesz, że eksplozja negatywnych emocji nadciąga to np. unieś filiżankę kawy po to aby zrobić głęboki oddech albo wyjdź z pokoju, przejdź się po biurze – oddychając głęboko. To naprawdę pomaga tylko musisz sam spróbować! Jeśli wyrobisz  w sobie taki nawyk będziesz niezniszczalny.

Empatia czyni cuda

Nie podejmuj trudnego spotkania z nastawieniem albo będzie po mojemu, albo zapomnij. Przed podjęciem trudnego tematu odpowiedz sobie szczerze: co jest problem dla Ciebie? co może być problemem dla uczestników podczas spotkania? Może się okazać, że nie znasz opinii innych i wtedy przyznaj się do tego i ich zapytaj. Pokaż, że Ci zależy na opinii innych, jeśli chcesz rzeczywiście rozwiązać problem podczas spotkania. Weź też pod uwagę słowa i ton wypowiedzi rozmówców. Kiedy już masz potrzebne informacje, zwróć uwagę, w których punktach wasze stanowiska się pokrywają. Doświadczenie podpowiada nam, że tego typu rozmowy często prowadzą do napięć w relacjach, co może być dość dolegliwe. Pamiętaj o uczuciach drugiej strony, wczuj się w sytuację rozmówcy. To może wcale nie być przyjemne, ale pozwoli Ci zakomunikować trudne wieści z podniesioną przyłbicą, szczerze i uczciwie. Pamiętaj jednak, że najgorszą rzeczą, jaką możesz zrobić, jest proszenie rozmówcy o wyrozumiałość. Nie pozwalaj sobie na stwierdzenia w stylu: tak mi niezręcznie, że muszę to powiedzieć albo to dla mnie bardzo trudne. Nie wchodź w rolę ofiary. Twoje trudne spotkanie ma się zakończyć konstruktywnym wnioskiem co robimy dalej a nie wzajemnym biczowaniem się w oparach własnych krzywd.

Zwolnij, słuchaj i myśl

Aby możliwe podczas trudnego spotkania napięcie nie przerodziło się w otwarte starcie, zwalniaj celowo tempo rozmowy. Wolne, rozmyślne wypowiadanie własnych słów oraz odczekanie przed udzieleniem odpowiedzi daje Ci szansę na znalezienie właściwych wyrażeń, ale przede wszystkim pomaga rozproszyć negatywne emocje po stronie rozmówcy. Jeżeli dodatkowo demonstrujemy uważne słuchanie tego, co ma nam do powiedzenia druga osoba, łatwiej nam odnieść się do właściwych problemów i rozmowa zawsze staje się bardziej owocna. Częsty obrazek podczas spotkań z mówieniem „rozumiem, co mówisz”, kiedy bawimy się smartfonem albo stukamy w klawisze laptopa, jest wręcz obraźliwe i tylko zaognia na nowo wyciszone chwilo emocje rozmówcy.

Jeżeli uczestniczysz w spotkaniu podczas którego twoje stanowisko sprawi kłopot drugiej stronie bądź innym uczestnikom to zaoferuj im coś w zamian. Ekonomia wzajemności działa również w takim przypadku. Jeśli np. musisz powiedzieć przełożonemu, że nie możesz podjąć się określonego zadania, podsuń mu jakąś praktyczną alternatywę. Bądź konstruktywny bo nikt nie lubi i nie chce problemów. Przedstawienie różnych opcji rozwiązań pomaga drugiej stronie wyjść z problemu, a przy okazji jest oznaką szacunku.

Po odbyciu trudnej rozmowy, warto przemyśleć to, co zostało powiedziane, podsumowując, co poszło dobrze, a co nie. Poświęć trochę czasu i przeanalizuj, dlaczego zareagowałeś tak a nie inaczej a co mogłeś zrobić inaczej. Zalecamy również by zwrócić uwagę na reakcję innych uczestników spotkania i przypomnieć sobie bardzo konkretne sytuacje, które wyzwoliły negatywne emocje. Naucz się, jak można by je rozbroić, bo prowadzenie trudnych rozmów to tylko i aż cenna umiejętność.

Podobał Ci się ten artykuł? Zostaw nam swój komentarz. Daj znać, które aspekty trudnych rozmów albo ich praktyczne sytuacje warto by wziąć na warsztat w ramach naszego bloga. Napisz do nas na LinkedIn co Cię szczególnie interesuje a obiecujemy się tym rzeczowo zająć.

Przewodnik wycieczki

Lubię polskie Parki Narodowe, a szczególnie w Białowieży. Wybraliśmy się kiedyś na wycieczkę z działem, w którym pracowałem. To był ostatni weekend października. W puszczy białowieskiej jest trasa, która się nazywa Carska Tropina. Ponoć za czasów carskich była to ulubiona trasa carskich myśliwych. Wybraliśmy się w tę trasę późno, bo o 15ej. Pod koniec października słońce zachodzi po 16ej. Już będąc na miejscu, stwierdziłem, że musimy się pospieszyć, bo jeśli noc nas zastanie w lesie, to możemy się zgubić, bo trudno znaleźć oznaczenie szlaku na drzewach.  

Wiedziałem, że trasa wiedzie tak, że w końcu dojdziemy do linii kolejki wąskotorowej. Puszcza jest poprzecina duktami leśnymi, które gęsto są utkane w puszczy. Idąc torami wrócimy na parking…

Prowadzący spotkanie to taki przewodnik wycieczki i powinien zwracać uwagę na dwie rzeczy: na tematy, które mają być poruszane spotkaniu (agenda) oraz na uczestników (jak się zachowują). Podobnie przewodnik, musi znać kierunek oraz dbać o towarzyszy.

Na początku zebrania, osoba prowadząca spotkanie powinna wyjaśnić jaki ma być rezultat spotkania (poszczególnych punktów agendy). Czy chodzi o przekazanie informacji, czy podjęcie decyzji, czy może zgłębienie problemu i znalezienie rozwiązania. Być może na spotkaniu nie uda się zaleźć rozwiązania, wtedy można powołać grupę roboczą, która przygotuje rekomendacje na następne spotkanie.

W takcie omawiania prowadzący powinien się upewnić, czy każdy wie o czym mówimy i dlaczego o tym mówimy. Następnie być wyczulonym, czy osoby nie roztrząsają spraw, które są już zamknięte lub nie zajmują się rzeczami, które nie znajdują się na agendzie.

Jeśli chodzi o uczestników to o doborze pisaliśmy w artykule 7 grzechów głównych. Dziś parę słów o sposobie w jaki można wykorzystać miejsca przy stole, by wpłynąć na dyskusje. Od razu zaznaczam, że nie jesteśmy fanami „posiedzeń”. Odradzamy wręcz, aby spotkania odbywały się na siedząco, a uczestnicy byli przyspawani do swoich siedzeń. Wręcz przeciwnie. Zachęcamy do częstej zmiany miejsc, do wykorzystania całej przestrzeni miejsca narady. By część pracy odbywała się na stojąco, to powoduje, że spotkania są atrakcyjniejsze. Jeśli jednak, trzeba usiąść, to zajmowane miejsce będzie miała wpływ na przebieg spotkania.

Siedzenie naprzeciwko siebie to pozycja konfrontacyjna. Sprzyja wystąpieniu opozycji, podkręceniu dyskusji, tworzeniu konfliktu. Lider spotkania, powinien zastanowić się, kto powinien usiąść vis a vis niego. Z kolei siedzenie obok zdecydowanie utrudnia konfrontacje. Może warto aby na miejscu obok usiadł ktoś, z kim przydałoby się zbudować sojusz?

Jeśli prowadzący spotkanie siedzi wzdłuż stołu, a nie na jego szczycie, to warto pamiętać, że po jego prawej ręce jest „strefa ciszy”. Te osoby najrzadziej zabierają głos. A skoro już mowa o miejscu przy stole samego lidera, to w przypadku jeśli lider usiądzie na szczycie długiego, wąskiego stołu, to im bliżej lidera, tym bardziej honorowe miejsce. W tym przypadku osoby najbardziej oddalone od prowadzącego spotkanie, będą się odzywać najrzadziej. Wielu prowadzących spotkanie mając tego świadomość i nie chcąc eksponować swojej roli siada na środku stołu.

O tym w jaki sposób opanowywać „gaduły” i angażować „milczących”, w kolejnych odcinkach

I  na koniec pytanie? Po co efektywnie prowadzić spotkania? Dla mnie odpowiedzią jest, aby na przykład mieć czas pojechać do Białowieży 😉

“Protokół dyplomatyczny” spotkań online

– Halo? Słychać mnie?… Dlaczego nikt nie odpowiada na pytanie?…Halo?

– Yyyhm…Sorki naprawdę, ale miałem włączony mute. Co mówiłeś?

Podczas spotkania online w takiej sytuacji sam nie wiesz, czy to Ty jesteś z innej planety (tych sumiennych) czy też współuczestnik spotkania robi się po prostu w balona. Tak czy inaczej sytuacja nie należy do przyjemnych, ale niestety częstych i przeczy efektywności spotkań a już szczególnie tych online. Co zrobić aby przeprowadzić spotkanie online takie jak telekonferencję czy też sesję typu Webex albo Teams, aby unikać sytuacji jak zilustrowana powyżej?

Punktualność. Szanuj czas uczestników oraz własny. Zacznij więc spotkanie online punktualnie i bez zwłoki (najczęstsza wymówka to “sorry, ale nie mogłem sie wdzwonic”) bo inaczej spóźnianie się na spotkania online szybko stanie się normą. Złudna jest efektywność dołączania do spotkań online 15 sekund przed ich rozpoczęciem “bo przecież nie muszę szukać wolnego krzesła” albo “witać się z wszystkimi w sali”. Dodatkowo będąc prowadzącym pilnuj czasu trwania poszczególnych części spotkania – wg agendy – oraz terminowego zakończenia całego spotkania.

Zasady komunikacji. W bardzo interesującej książce Power Cues, która opowiada o sposobach prowadzenia działań grupowych na poziomie zachowań mózgu autor radzi, by planując spotkania online, dzielić je na dziesięciominutowe segmenty. Wynika to z faktu, iż taka forma spotkań powoduje, iż po tym czasie nasze skupienie zaczyna maleć. Dodatkowo wspomina o konieczności żelaznego trzymania się poniższych czynności, aby nieustannie stymulować skupienie uczestników:

  • sprawdzenie listy obecności połączonej z krótkim przedstawieniem się uczestników.
  • powitanie – bardzo ważny element gdyż, nastrój prowadzącego udziela się uczestnikom.
  • raz jeszcze cel i agenda spotkania – nawet jeśli było to w zaproszeniu to trzeba przypomnieć po co się spotykacie i co po kolei będziecie omawiać.
  • określenie stylu pracy na spotkaniu online: krótkie wypowiedzi, przedstawianie się przed każdą wypowiedzią, krótkie przerwy na komentarze od pozostałych rozmówców, mówienie wyraźnie i bez pośpiechu, nie przerywanie innym uczestnikom, jasne wskazywanie osób do których kierowane jest pytanie,
  • jasne wskazanie osoby, która robi notatki ze spotkania o ile  całe nie jest nagrywane.

W trakcie przebiegu spotkania online praktycznie niezależnie od jego platformy (telekonferencja, sesja typu Skype czy Zoom etc) funkcja MUTE ma kolosalne znaczenie. Dlaczego? Bo nie wiadomo kiedy trzeba będzie ją wyłączyć!

O tym co można robić podczas telekonferencji z włączoną funkcją MUTE można przeczytać na tym blogu w tym artykule. Dlatego warto zatroszczyć się o to, aby na czas spotkania online usunąć szczekające psy, ściszyć jingle z Netflixa na naszym tablecie, wyłączyć dzwonek VII symfonii Beethovena w naszym telefonie etc. Jeśli to Ty prowadzisz spotkanie online nie wahaj się wyciszać autorytatywnie tych uczestników spotkania, którzy nie respektują wyciszenia swojego otoczenia jak wyłączają MUTE. Nie ma nic bardziej destrukcyjnego dla efektywności spotkania jak odgłos wody z sedesu albo głos Pana Kanapki, który właśnie poleca zestaw śniadaniowy uczestnikowi spotkania online :-). Z naszego doświadczenie wynika, że uczestnicy bardziej cenią wartościowo wykorzystany czas niż delikatność prowadzącego spotkanie.

Przebieg spotkania. Nie da się ukryć, że rozmowy telekonferencyjne są często trudniejsze od zwyczajnych spotkań. Rozmawiając przez telefon, nie mamy możliwości odbioru języka ciała, nie wiemy, jakie gesty wykonują rozmówcy ani w jakim są humorze. Ton głosu prowadzącego jest kluczem do podtrzymania dynamiki spotkania. W trakcie spotkania musimy stymulować uczestników spotkania aby dodali do rozmowy te elementy i opisy swojej wypowiedzi, który wyrazi ich emocje np. cieszę się, że rozwiązałeś ten problem. Zwracaj uwagę na zbyt długo milczących uczestników i zachęcaj ich do udziału pytaniami np. jeśli ktoś popadł w tzw. “Twórczą zadumę” (może nawet z Panem Kanapką :-), nawet zwykłe „czy myślisz, że to dobry pomysł Zenon?” wyrwie go z błogiego “rozmarzenia” i zmotywuje do większej aktywności. Podobnie powinno to wyglądać ze strony uczestnika spotkania online. Należy innym uczestnikom przypominać o swojej obecności. Po 20‑25 minutach spotkania najlepiej zadać jakieś pytanie albo powiedzieć coś w komentarzu, by zaznaczyć, że wciąż uczestniczymy w rozmowie.

Nasze doświadczenie wskazuje też jednoznacznie na stosowanie zestawu słuchawkowego zamiast komórki czy nawet telefonu stacjonarnego w trybie głośnomówiącym dla uczestników spotkań na odległość. Jeżeli telefon jest gdzieś dalej, a komputer jest bliżej, łatwiej skupić się na tym drugim. Co więcej miej pełną świadomość, iż zestaw słuchawkowy z redukcja szumów lepiej przekazuje to co mówisz a nie tak jak tryb głośnomówiący w telefonie zbiera głównie dźwięki z otoczenia. Znamy ten efekt, gdy zamiast głosu słychać nawet szelest kartek, stukot palców w klawiaturę albo robotników zza ściany u sąsiada. Każdy z tych problemów sprawia, że twoje spotkanie jest mniej efektywne, uczestnikom trudno się skoncentrować na meritum a poziom twojego stresu błyskawicznie osiąga zenit.

Podobał Ci się ten artykuł? Temat spotkań online bądź innej formy współpracy grupowej na odległość  należy do zakresu bardzo intensywnych działań wielu firm w zakresie ich realnej efektywności. Zostaw proszę swój komentarz jakie elementy spotkań online chciałbyś abyśmy poruszali dalej na naszym blogu. A już niedługo wypatruj artykułu “Przegląd platform technologicznych do spotkań online”, który podpowie Ci jak wybrać narzędzie do Twoich spotkań online, abyś nie miał wrażenia, że siedzisz w kokpicie myśliwca bojowego…..

Zakłócenia mają pierwszeństwo – inna perspektywa.

Jak zarządzać “trudnym” spotkaniem biznesowym?

Kłopoty z dyscypliną, z niewłaściwym zachowaniem, z brakiem zaangażowania, albo agresywnym nastawieniem uczestników?  Co to właściwie znaczy, kiedy mówimy o braku dyscypliny, zaangażowania, czy o niestosownym zachowaniu? Na potrzeby tego tekstu nazwijmy te zachowania określeniem „trudne sytuacje”. Może kilka przykładów?

Rozpoczynasz spotkanie, ledwo udało Ci się  zrobić krótkie wprowadzenie, a już z kilku miejsc na sali dociera do Ciebie komentarz „znowu wracamy do tego tematu?”, albo „ale po co właściwie  my to mamy robić?”. Dalej, kiedy próbujesz zachować spokój i przedstawić cele i rozpocząć – Twój wzrok, zamiast zasłuchanych twarzy, znajduje osoby zatopione w ekrany swoich laptopów, albo telefonów… znasz te sytuacje? Co wtedy myślisz i czujesz?

Problem pierwszy – samokontrola i emocje

Prowadzenie spotkań i w ogóle wszelkie wystąpienia publiczne należą same z siebie do kategorii „stresujące”. Jest to sytuacja sprzyjająca uruchomieniu w głowie katastroficznych myśli, a każde zachowanie innych ludzi, które odbieramy jako krytyczne, albo nieprzychylne dodatkowo podnosi poziom emocji i stresu. Np. tak jak wspomniana wyżej sytuacja z komentarzami, albo  twarzami w laptopach.

Jak postrzegamy tę sytuację? Co mamy w głowie?

Nie słuchają mnie, mają to gdzieś. To niegrzeczne, przeglądać pocztę, albo facebooka, kiedy ktoś mówi.

Co czuję? Lęk? Złość? Pojawia się pytanie: Co robić?

Zestresowany mózg podpowiada, że należy wyżej wymienionych przywołać do porządku, zdyscyplinować. Jak to robimy? Zwracamy uwagę:

Jeśli ktoś jeszcze nie raczył zauważyć, spotkanie się już rozpoczęło, proszę zamknąć w końcu te laptopy”.

Problem drugi – percepcja

Zostańmy w tej sytuacji, dalej zamiast zasłuchanych twarzy widzisz oczy zatopione w ekrany laptopów, ale zmieńmy percepcję.

Zamiast myśli o braku uwagi, albo kultury pojawia się myśl: Słuchają mnie i z pewnością przeglądają prezentacje, które przygotowali specjalnie na nasze spotkanie…

Która wersja jest prawdziwa? Może uda mi się Was zaskoczyć… Kompletnie nie ma znaczenia, która wersja jest prawdziwa. Znaczenie ma to, że obie to wyłącznie percepcja, a nie fakty.

Problem trzeci – interwencja

Zakłócenia mają pierwszeństwo. Są zachowania, których – z perspektywy efektywnego spotkania – nie możemy zignorować. Do takich należy poziom zaangażowania uczestników, więc jakaś interwencja jest potrzebna. Wyjdźmy od przykładu interwencji opisanej w przykładzie wyżej  („Jeśli ktoś jeszcze nie raczył zauważyć, spotkanie się już rozpoczęło, proszę zamknąć w końcu te laptopy”), jak ocenimy jej skuteczność?

Z perspektywy logiki procesu i percepcji, interwencja ta wydaje się zrozumiała – była przecież reakcją na niestosowne zachowanie. Czy na pewno?

Co miała na celu –  z perspektywy osoby, która jej dokonała? Przywołać do porządku, zdyscyplinować? Czyli zwiększyć zaangażowanie? Być może udało się spowodować, że laptopy zostały zamknięte, a co z zaangażowaniem? Wzrosło? Raczej nie.

Intuicyjnie wiemy, że coś z taką interwencją jest nie tak, ale na czym dokładnie polega błąd? Jak powinna wyglądać interwencja, która usuwa problem, ale nie niszczy zaangażowania?

Jakie są Wasze pomysły i diagnoza sytuacji? Dajcie znać w jaką stronę rozwinąć ten przykład 😊

#eskalacja, #intencja, #zwracanie_uwagi, #dyscyplina, #porządek, #konflikt, #percepcja, #zakłócenia,

A właśnie, że się nie zgadzam!

…czyli jak angażować uczestników na spotkaniu.

 

Wyobraź sobie, że masz poprowadzić spotkanie, na którym musisz uzgodnić bardzo ważną rzecz, zdecydować wspólnie o czymś albo zebrać wymagania od pewnej grupy osób. W każdym razie – coś czego nie jesteś w stanie wymyślić sam, więc potrzebujesz dużej interakcji z pozostałymi uczestnikami.

 

W jaki sposób mogę zwiększyć zaangażowanie współuczestników na spotkaniach i doprowadzić do pogodzenia celów w sytuacji rozbieżności interesów? – pytanie, które otrzymałem od znajomego.

 

Wbrew pozorom to nie są dwa pytania, tylko pytanie i odpowiedź.

Najprostszy sposób na zaangażowanie uczestników to poszukiwanie odmiennych punktów widzenia.

 

Uczestniczyłem w spotkaniu, na którym jednym z punktów agendy, było pobudzenie innowacji w firmie. Jeden z menedżerów odpowiedzialny za program, świeżo po spotkaniu, stwierdził, że ponieważ firma stawia na innowacje, to on prosi, aby każdy menedżer co tydzień przynosił po jednym innowacyjnym pomyśle do niego. On będzie zbierał, oceniał i te które pozytywnie przejdą weryfikację, będą wdrażane. Pomyślałem „Hmm… innowacja produkowana w interwałach na polecenie. To ma szanse się nie udać”. Moją dezaprobatę w mowie ciała odczytał prawidłowo prezes firmy, zauważając „Chyba się nie zgadzasz? Masz inny pomysł?”. To pytanie pozwoliło mi na wyrażenie swojej opinii i propozycję uruchomienia programu, który zawierał trening kreatywności  i spotkania grup roboczych, których celem było wypracowanie rozwiązań, które były odpowiedzią na potrzeby firmy.

 

Kluczem do angażowania jest poszukiwanie odmiennych pomysłów. Mamy skłonność do odhaczania punktów z listy. To pozornie posuwa sprawy do przodu. Pozornie, bo w trakcie realizacji napotykamy na mur innych osób. Dlaczego? Bo nie są przekonane do pomysłu.  Jeśli na spotkaniu zapytamy innych o zdanie to zyskujemy:

  1. Lepsze jakościowo rozwiązanie. Być może pierwszy pomysł wcale nie jest najlepszy.

  2. Odmienne punkty widzenia powodują uruchomienie emocji, czyli wzrost zaangażowania. Emocje = zaangażowanie.

Bardzo ważne jest jednak, by każdy mógł się wypowiedzieć do końca, tak by czuł się zrozumiany. To bardzo ważne: by to mówiący czuł się zrozumiany, a nie słuchający miał wrażenie, że rozumie. Możliwość wypowiedzenia „do końca” powoduje, że mamy wszystkie rozwiązania na stole i wybieramy najlepsze. Osoby, których pomysł nie został wybrany, będą miały poczucie wpływu na decyzję, a dzięki temu będą bardziej zaangażowane w jego realizację, staną się też „ambasadorami” rozwiązania.

 

Jak to wdrożyć?

Na spotkaniu dopytuj, naciskaj, inspiruj aby wydobyć z uczestników czy ktoś ma inny pomysł. Polaryzacja opinii jest wskazana. Osoby nieśmiałe zapytaj o ich zdanie. Wniosą albo nowe rozwiązanie, albo podpiszą się pod którymś, już wypowiedzianym.

 

A może masz jeszcze inne sprawdzone metody na zwiększenie zaangażowania uczestników spotkania?Zostaw swój komentarz. Chętnie na niego odpowiemy.

© 2018, efektywnespotkaniabiznesowe.pl

Realizacja: intype.pl

Ogarnij efektywnie własne spotkania! Zapisz się poniżej i odbierz narzędzie, którym realnie ocenisz silne i słabe strony Twoich spotkań!

Tylko konkrety o prowadzeniu efektywnych spotkań biznesowych!

Nowy materiał w każdy poniedziałek prosto do Twojej skrzynki. Zero spamu od nas!

Wyrażam zgodę na otrzymywanie drogą elektroniczną na wskazany przeze mnie adres email informacji handlowej w rozumieniu art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną od Teampartners Krzysztof Bobiński z siedzibą w Zamieniu (05-500), przy ul. Szafranowej 7

FreshMail.pl